前言：
計算機技術(shù)的發(fā)展對各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域都產(chǎn)生了重大的影響，尤其在制造與設計領(lǐng)域，讓許多不可能的事情變成了可能，從全自動(dòng)的流水線(xiàn)到智能領(lǐng)域，從動(dòng)畫(huà)設計到3D電影，無(wú)不體現著(zhù)計算機技術(shù)的威力。然而在人力資源管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的運用遠沒(méi)有到達它本可以達到的高度。這一方面與每個(gè)企業(yè)的管理方式有關(guān)，另一方面就是人力資源的信息系統從范圍到內容被過(guò)多地限定在人力資源部門(mén)本身。事實(shí)上，從數據到信息再到知識，這個(gè)全過(guò)程的管理范疇只有通過(guò)信息系統才能完成，而人力資源管理信息系統在這三個(gè)層面都是可以大有作為的。
從數據層面，人力資源信息系統可以提供一個(gè)共享的數據庫，從而可以很好地消除一個(gè)個(gè)獨立的數據源的問(wèn)題。在數據庫里，同一數據源可以保證數據的統一與一致，不至于一個(gè)大一點(diǎn)的公司連人頭都點(diǎn)不清楚。各個(gè)數據之間可以有效地銜接，數據的更改有據可查，數據的有效性與完整性可以得到有效的管理，將單個(gè)的數據放入數據庫可以避免個(gè)別人為管理的失誤，從而更好地管理其安全性。
從信息層面，最大的好處是可以消除信息孤島。數據進(jìn)一步被開(kāi)發(fā)利用就會(huì )變成信息，信息即是有序的數據疊加在一起，能夠反映某些趨勢或有意義的結果的內容，信息可以提供給管理者作為管理決策的參考意見(jiàn)，數據分析的原因即在此。業(yè)務(wù)部門(mén)之所以重要，很多時(shí)候是因為他們善于利用數據為他們說(shuō)話(huà)，數據本身就能說(shuō)明很多問(wèn)題。而當人力資源管理者可以提供一些基于數據分析而得出的信息，業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì )對此另眼相看的。
從知識層面來(lái)看，信息系統本身可以作為知識管理的一部分而存在。人力資源有很多的知識，一般來(lái)說(shuō)掌握在熟練的員工手中。如果善于利用信息系統，可以起到將這些隱性知識保留并傳承下去的效果。對于經(jīng)常被員工問(wèn)起的問(wèn)題，可以通過(guò)系統來(lái)保存，讓員工通過(guò)自助服務(wù)的方式而得到解答。大家都知道人是最寶貴的資產(chǎn)，可是如何讓更多的知識留在公司，卻不是每家公司都有正確答案的。
一般來(lái)說(shuō)，很多公司都能意識到信息系統的好處，但是，在如何實(shí)施一個(gè)信息系統的問(wèn)題上，由于本身并不具備相關(guān)知識，因而常常過(guò)多地依賴(lài)信息系統供應商的意見(jiàn)，甚至在實(shí)施的具體步驟上也經(jīng)常會(huì )有一些不當之處。
實(shí)施信息系統要避免的第一個(gè)誤區是希望“借助系統來(lái)提升管理水平”。事實(shí)上，系統只能做到幫助實(shí)現好的管理理念，而系統本身無(wú)法帶來(lái)良好的管理理念。系統本質(zhì)上是將流程做到無(wú)紙化，但流程本身如何卻是要依靠企業(yè)自身的理念和所有員工以及經(jīng)理人的工作習慣來(lái)決定的。但凡一個(gè)系統不成功，技術(shù)上的因素最多只能占到30%，另外有70%是由管理上的因素來(lái)決定的。本身管理流程不合理而寄希望于系統來(lái)改變是一種本末倒置的行為。
需要避免的第二個(gè)誤區是希望“一開(kāi)始就上一個(gè)大而全的系統”。如同任何一個(gè)成功都是要從一個(gè)個(gè)跬步開(kāi)始一樣，一開(kāi)始就定位大而全將會(huì )把系統帶入一個(gè)極為復雜的環(huán)境，這樣失敗的概率更高。從另外一個(gè)方面來(lái)看，讓使用者徹底改變行為遠比逐漸改變行為要難得多，而且從一個(gè)相對容易的地方著(zhù)手可以更好地幫助實(shí)施改變。讓使用者獲得信心是實(shí)施改變必要的前提。
第三個(gè)誤區是認為“所有的人都會(huì )支持先進(jìn)的東西”。事實(shí)上，不習慣的可能首先就是最高管理層，他們是否愿意將本來(lái)手簽的方式改為網(wǎng)上審批?他們是否會(huì )愿意自己到系統中去看報表，而不是等別人打印出來(lái)放到他的桌子上?這里有一個(gè)必要的前提就是一定要將這個(gè)系統打造成“一號工程”，并且不能是口頭上的，必須是實(shí)質(zhì)性的，如何讓最高管理者擁抱這個(gè)工程?讓他切切實(shí)實(shí)地認識和意識到它的價(jià)值是不二法門(mén)，哪怕從小的地方做起。筆者當年在一家外企就是從電腦自動(dòng)發(fā)送生日祝賀給員工而開(kāi)始信息系統建設的。
第四個(gè)誤區是以為“越貴的系統功能越強大”。甚至迷信國外的如PeopleSoft或SAP等大型的系統。不能否認越貴的系統功能越強大，可是對于任何系統來(lái)說(shuō)，其實(shí)沒(méi)有最好的，只有最適合自己的，為了一些不必要的功能而付費是眾多信息系統集成的一大誤區。
企業(yè)人力資源運作的重點(diǎn)將從行政事務(wù)管理向企業(yè)戰略伙伴方向發(fā)展。過(guò)去HR部門(mén)將大量的時(shí)間和精力用在重復的行政性事務(wù)上，習慣坐等業(yè)務(wù)部門(mén)提出服務(wù)需求，而在增值服務(wù)上花的心思不夠。事實(shí)上，對HR部門(mén)而言，企業(yè)管理者與員工就是他們的客戶(hù)，而如何為這些客戶(hù)提供增值服務(wù)、能否提供增值服務(wù)是事關(guān)HR部門(mén)未來(lái)的發(fā)展戰略問(wèn)題。
比如，如何根據企業(yè)戰略制定人力資源戰略;如何通過(guò)合理的招聘技術(shù)與測評技術(shù)為企業(yè)選擇合適的人才;如何通過(guò)工作分析技術(shù)以及相應的績(jì)效管理體系來(lái)提升組織與個(gè)人績(jì)效;企業(yè)領(lǐng)導如何能方便地了解企業(yè)人力資源的各種狀況;直線(xiàn)經(jīng)理如何參與自己部門(mén)的人力資源管理;員工如何從規范的人力資源管理中受益等等問(wèn)題，都是需要HR部門(mén)花心思去考慮的。因此，在這個(gè)層面上，eHR系統如果能提供人力資源規劃、總經(jīng)理自助服務(wù)、直線(xiàn)經(jīng)理自助服務(wù)、員工自助服務(wù)等功能，并能集成招聘技術(shù)、人才測評技術(shù)、職務(wù)分析技術(shù)以及績(jì)效管理體系等HR管理技術(shù)特征比較明顯的功能，勢必將幫助HR管理者更好地為企業(yè)與員工提供增值服務(wù)。
人力資源管理信息化建設不是一朝一夕的事，也不是一次開(kāi)發(fā)就能完成的事，需要企業(yè)結合行業(yè)發(fā)展戰略，統籌規劃、分步實(shí)施、逐步完善、不斷提升。對人力資源管理信息系統工程的建設難度有足夠的估計，對建設過(guò)程和模式的認識要統一。不僅要從整體上考察人力資源管理信息化的重要作用和實(shí)施步驟，同時(shí)系統科學(xué)的細分到人力資源管理信息化實(shí)現過(guò)程中的每一步，對各項實(shí)施工作加以規劃，也對各項任務(wù)的責任人有明確的規劃。
e-HR系統解決方案實(shí)施過(guò)程必須同時(shí)考察系統運行的內外部環(huán)境。實(shí)施一套新的程序系統需要考慮內外部環(huán)境的諸多因素，諸如企業(yè)內部原有的管理制度、企業(yè)員工的素質(zhì)、企業(yè)文化等內部因素和外部環(huán)境的很多因素都可能影響到人力資源管理系統的運行。持續不斷的修正管理制度和管理流程，使得系統本身和運行的內外部環(huán)境相匹配，這樣才能使新型的管理模式得以無(wú)障礙的推行。
企業(yè)應當充分利用內外部資源。一方面企業(yè)應當向人力資源管理信息化水平高的企業(yè)學(xué)習，借鑒他人成熟的經(jīng)驗，有效的實(shí)現信息共享。另一方面，需要加強對員工的培訓，培養員工的學(xué)習意識和學(xué)習能力，特別是主動(dòng)獲取知識的能力，形成學(xué)習型組織模式。
在人力資源管理信息系統的實(shí)施過(guò)程和系統使用的過(guò)程中要前瞻性地考慮未來(lái)可能發(fā)生的各種情況，做到未雨綢繆，避免不利因素對未來(lái)工作造成干擾。人力資源管理信息化的過(guò)程中會(huì )遇到這樣那樣的困難，企業(yè)在實(shí)施過(guò)程中應當充分收集相關(guān)信息，預測可能出現的問(wèn)題，做好應急方案。以免問(wèn)題出現時(shí)倉皇應對，耽誤人力資源管理信息化的進(jìn)程。
任何管理活動(dòng)都需要及時(shí)的進(jìn)行控制，在人力資源管理信息系統實(shí)施完成后需要及時(shí)進(jìn)行效果評價(jià)，科學(xué)評估項目實(shí)施存在的問(wèn)題，發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)糾正偏差，保證實(shí)施的效果和計劃一致，使人力資源管理信息系統發(fā)揮最佳作用。
目前很多企業(yè)都在實(shí)施信息化的過(guò)程中，我國的企業(yè)在硬件和軟件方面都存在很大的不足，所以實(shí)施人力資源管理信息化時(shí)會(huì )遇到很多問(wèn)題。需要肯定的是人力資源管理信息化是企業(yè)人力資源管理活動(dòng)的必然趨勢，因此企業(yè)需要堅定決心，多動(dòng)腦筋，克服遇到的困難，實(shí)現人力資源管理的信息化
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