一、人員招聘系統設計的出發(fā)點(diǎn)
首先，招聘系統應該具有較強的準確性。目前大部分企業(yè)并沒(méi)有建立相應的招聘系統，招聘人員主要根據經(jīng)驗確定候選人是否能滿(mǎn)足職位的要求。這種判斷往往容易受到招聘人員能力水平、經(jīng)驗和情緒等因素的影響，具有很強的主觀(guān)性，并極有可能做出錯誤的決策。招聘系統的開(kāi)發(fā)就是為了降低決策的錯誤率，因此在設計招聘系統時(shí)一定要嚴格把關(guān)，確保招聘系統的準確性，以提高決策的正確率。
其次，開(kāi)發(fā)出來(lái)的招聘系統必須能夠高效運作。在設計招聘系統時(shí)，一定要考慮組織的運作流程，人員的分工，各項現實(shí)條件，把招聘系統的各項工作有機地整合起來(lái)，使得企業(yè)的整個(gè)招聘工作能夠做到無(wú)縫連接，以提高招聘的有效性。這一點(diǎn)往往是國有企業(yè)和民營(yíng)企業(yè)最容易忽視的，一般外企如果某個(gè)職位出現空缺的話(huà)，很快能找著(zhù)合適的人來(lái)填補職位空缺，而國有企業(yè)或者民營(yíng)則極有可能職位空缺出現了很長(cháng)時(shí)間卻還沒(méi)有找著(zhù)合適的人選。
第三、要注意招聘系統的經(jīng)濟性。在開(kāi)展招聘工作時(shí)，要達到同樣的效果，可能會(huì )有幾種不同的選擇。比如，要招聘一名文秘人員，企業(yè)可以選擇不同的招募渠道，包括通過(guò)獵頭，通過(guò)熟人推薦，或者internet都有可能找到合適的人選。但是，不同的選擇可能會(huì )有不同的經(jīng)濟成本，也可能會(huì )有不同的效率。企業(yè)必須在綜合考慮準確性、效率的前提下，盡可能降低招聘的成本。
此外，在設計招聘系統時(shí)還必須考慮一些其他的因素。比如，保護和樹(shù)立公司的形象。招聘其實(shí)也是公司與外部人員溝通宣傳的一種方式，外部人員會(huì )通過(guò)這一過(guò)程來(lái)形成對公司的看法。而如果招聘人員在招聘過(guò)程中沒(méi)有注意這一點(diǎn)的話(huà)，可能會(huì )給應聘的人員留下不好的印象，損害公司的形象。
二、人員招聘過(guò)程的基本環(huán)節
一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)的人員招聘過(guò)程包括如下幾個(gè)主要環(huán)節：
人員招聘系統的開(kāi)發(fā)就是要圍繞以上環(huán)節，進(jìn)行全面系統的規劃，以建立科學(xué)規范的人員招聘系統。
三、人員招聘系統的設計
1、職位空缺的確定
在確定職位空缺的時(shí)候，對于戰略性的職位空缺，企業(yè)可以參照行業(yè)經(jīng)驗，并根據各項業(yè)務(wù)指標與人員供求情況之間關(guān)系的歷史記錄，建立相應的統計預測模型。這就要求企業(yè)整理各項業(yè)務(wù)指標以及人才需求情況的歷史數據，并整合管理人員的經(jīng)驗，借助各種統計分析技術(shù)，包括回歸分析技術(shù)，結構方程技術(shù)等來(lái)建立預測模型。這樣，當企業(yè)制定了戰略發(fā)展計劃之后，就可以根據預測模型預測企業(yè)的人才需求情況。而對于臨時(shí)性的職位空缺，可以制定一套流程來(lái)對人才需求的申請和審批程序和手續進(jìn)行規定。
在確定職位空缺數量要求的同時(shí)，企業(yè)還應該重視職位空缺的質(zhì)量要求，即企業(yè)究竟需要什么樣的人員，這一點(diǎn)也是人員招聘系統的基石。如果對職位空缺的質(zhì)量要求不明確或者不正確，不管招聘系統的后續環(huán)節有多完美，最后招聘來(lái)的人員都有可能不理想。在傳統的人力資源管理過(guò)程中，一般借助職位分析(job analysis)來(lái)確定對職位空缺的質(zhì)量要求，即知識、技能、能力等方面的要求。但是越來(lái)越多的研究和實(shí)踐證明，采用職位分析所確定的指標來(lái)進(jìn)行人員招聘，所得到的結果并不一定準確。目前，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始建立competency model，把competency作為人才評價(jià)的主要指標，這種方法的優(yōu)越性已經(jīng)在眾多跨國公司的實(shí)踐中得到了證明。國內企業(yè)在建立招聘系統時(shí)，很有必要引進(jìn)competency作為確定職位空缺質(zhì)量要求的主要指標。
2、招聘渠道的確定和招聘信息的發(fā)布
公司的人才來(lái)源不外乎內部選拔和外部招聘兩個(gè)途徑。內部選拔在強化現有的企業(yè)文化，激勵員工等方面有著(zhù)明顯的優(yōu)勢，而外部招聘則有更大的選擇面，在新觀(guān)念、新方法和新思路的引入方面，以及激發(fā)現有人員的斗志和潛能方面有著(zhù)更為積極的作用。企業(yè)可以根據以往的經(jīng)驗來(lái)確定一些基本的準則，規定哪些人員主要從內部選拔，哪些人員主要從外部招聘，并制定清晰的流程來(lái)指導企業(yè)開(kāi)展招聘工作。
即使選擇了外部招聘，企業(yè)還必須從不同的招聘渠道中進(jìn)行選擇，包括獵頭、熟人推薦、校園招聘、網(wǎng)絡(luò )招聘、報紙雜志招聘、人才交流會(huì )、直接給各公司打電話(huà)挖人等。每一種招聘渠道都有其優(yōu)勢，也有其不足。比如，獵頭比較適合用來(lái)招聘高級管理人員和高級技術(shù)人員，但是成本也比較高;網(wǎng)絡(luò )招聘的優(yōu)點(diǎn)是速度比較快，覆蓋面廣，但是也可能會(huì )因為不符合要求的候選人太多，加大公司的負擔。即使是同一種招聘渠道，企業(yè)也會(huì )面臨多種選擇。比如，現在開(kāi)展招聘業(yè)務(wù)的網(wǎng)站就特別多，包括51job, chinahr, zhaopin, cjol和地方性的網(wǎng)站。不同的招聘網(wǎng)站提供的服務(wù)不同，招聘的成本、效率和效果也會(huì )不一樣。企業(yè)應該在實(shí)踐過(guò)程中總結經(jīng)驗，對各種不同渠道的招聘效果與效率進(jìn)行比較，并形成有自己特色的招聘渠道分析系統，包括公司可以使用的有哪些渠道，各種不同招聘渠道最適合的職位，從招聘信息發(fā)布到獲得候選人信息所需要的時(shí)間，公司獲得的候選人的數量及與公司職位匹配的程度，公司所投入的成本等等。
確定了招聘渠道以后，企業(yè)還必須決定如何通過(guò)這些渠道來(lái)向潛在的候選人傳遞信息，傳遞哪些信息。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)應該傳遞的信息至少應該包括公司的簡(jiǎn)單介紹，招聘職位的基本情況(包括職位基本職位以及職位的任職者基本素質(zhì)要求)等信息。在傳遞招聘信息時(shí)，信息越準確，吸引的候選人就更有可能符合公司的要求，最后招聘合適人員的可能性越大。此外，企業(yè)在傳遞招聘信息，其實(shí)同時(shí)還在傳遞公司的形象，尤其是在現場(chǎng)招聘時(shí)更是如此。因此，企業(yè)在設計招聘系統時(shí)，必須清晰地規劃每次招聘應該傳遞哪些信息，應該如何來(lái)傳播這些信息，如何樹(shù)立和保護公司的形象，特別是在現場(chǎng)招聘時(shí)更應該考慮由哪些人來(lái)傳播這些信息，應該以何種方式來(lái)傳播這些信息，以做到即能準確傳播信息，又能樹(shù)立和保護公司的形象。
3、獲取候選人的信息和對候選人的評價(jià)
企業(yè)通過(guò)各種招聘渠道傳遞招聘信息，目的就是獲取優(yōu)秀候選人的信息，而候選人求職申請表和候選人簡(jiǎn)歷是企業(yè)獲取信息的重要環(huán)節。但是在實(shí)際操作過(guò)程中，很多企業(yè)對于求職申請表中要求候選人填寫(xiě)的信息并沒(méi)有給予足夠的重視，最后搜集的信息對于企業(yè)的錄用決策并沒(méi)有什么幫助。在這一方面，國外有些公司的做法和經(jīng)驗值得我們學(xué)習。比如，有些公司的求職申請表不僅要求候選人填寫(xiě)基本信息，還要求對自己的competency進(jìn)行評價(jià)并給出具體的實(shí)例，這樣公司拿到求職申請表之后就可以對候選人進(jìn)行初步評價(jià)。國內的企業(yè)在設計招聘系統時(shí)，也應該考慮如何來(lái)設計求職申請表，在求職申請表中應該包括哪些方面的信息，以提高公司招聘錄用的效率和準確性。
對候選人進(jìn)行評價(jià)直接關(guān)系到招聘的效果，也是整個(gè)招聘過(guò)程中最關(guān)鍵的一環(huán)。在設計招聘系統時(shí)，企業(yè)首先必須考慮的是，對于候選人應該采用什么樣的評價(jià)流程?對于不同職位候選人是采用同樣的評價(jià)流程，還是采用不同的評價(jià)流程? 在整個(gè)招聘過(guò)程中，如何來(lái)介紹公司的基本情況，如何來(lái)回答候選人的提問(wèn)?如果需要多名人員來(lái)對候選人進(jìn)行評價(jià)，如何協(xié)調這些人員的時(shí)間?如何保證面試的連貫性和一致性，做到不對候選人進(jìn)行重復性的提問(wèn)和介紹等等?諸如此類(lèi)的問(wèn)題都是在設計招聘系統時(shí)需要考慮的問(wèn)題。
更為重要的時(shí)，企業(yè)在設計招聘系統時(shí)，一定要根據需要評價(jià)的competency，引進(jìn)一套科學(xué)的評價(jià)工具和手段，來(lái)對這些competency進(jìn)行評價(jià)。國內企業(yè)大部分都是在需要對候選人進(jìn)行評價(jià)時(shí)，才考慮評價(jià)工具的問(wèn)題，這種做法具有很強的主觀(guān)性，同時(shí)也不利用測評工具的完善。其實(shí)，在設計招聘系統之前，企業(yè)應該對對所有職位所需要具備的competency進(jìn)行調查，并形成整個(gè)企業(yè)的評價(jià)指標體系。然后，針對每一個(gè)評價(jià)指標，開(kāi)發(fā)出一種或者多種測評工具和手段，并形成一個(gè)“評價(jià)指標-測評工具”的雙向細目表。這樣，當需要對某一職位的候選人進(jìn)行評價(jià)時(shí)，企業(yè)可以先從評價(jià)指標體系中挑選出需要評價(jià)的指標，然后根據“評價(jià)指標-測評工具”細目表，選擇合適的評價(jià)工具和手段。
4、錄用決策與招聘效果評估
有了評價(jià)結果之后，企業(yè)就可以著(zhù)手制定錄用決策了。在制定決策時(shí)，一般現在通行的有兩個(gè)主要模型：一種是選擇最優(yōu)秀的;一種是選擇最合適的。選擇最優(yōu)秀的指希望候選人在評價(jià)的指標上得分越高越好;而選擇合適的則對候選人在每一個(gè)評價(jià)指標上的得分有明確的要求，并最后選擇和這一要求最接近的候選人。目前，越來(lái)越多的企業(yè)接受“最合適的”這一模型，并根據這一模型的思想來(lái)做出決策。
一般的公司在把人員招聘進(jìn)來(lái)以后，就以為完成了整個(gè)招聘過(guò)程。其實(shí)，就整個(gè)招聘過(guò)程而言還有重要一環(huán)——對招聘效果的評估。在招聘完成以后，應該對所招聘的人進(jìn)行一段之間的跟蹤，來(lái)看看他們在測評過(guò)程的結果與實(shí)際的業(yè)績(jì)是否具有較高的一致性。具體到各種測評方法來(lái)看，究竟哪些方法具有更強的預測作用，哪些方法的預測作用較弱?通過(guò)這種評估，可以發(fā)現我們所定的評價(jià)指標是不是合適的，現存的評價(jià)方法是不是可靠和準確。進(jìn)而根據所發(fā)現的問(wèn)題，來(lái)重新確定評價(jià)指標，或者對已有的評價(jià)方法進(jìn)行改正和完善。此外，企業(yè)還需要檢查各項招聘流程是否暢通高效，考慮企業(yè)在招聘方面的投入是否物有所值，通過(guò)多項指標來(lái)對企業(yè)所建立的招聘系統進(jìn)行考察和檢驗，并不斷去對原有的招聘系統進(jìn)行完善和改進(jìn)。
人力資源已經(jīng)成為企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的最重要資源的之一，如何獲取和管理受到了越來(lái)越多企業(yè)的重視。招聘作為人力資源管理的一部分，在整個(gè)企業(yè)的人力資源管理中發(fā)揮了重大作用。然而，很多實(shí)踐工作者卻還沒(méi)有認識到招聘工作的重要性，沒(méi)有把招聘工作擺上重要的議程，這就使得整個(gè)企業(yè)的人力資源管理出現了“瓶頸”問(wèn)題，而招聘系統的開(kāi)發(fā)則能有效幫助企業(yè)解決這一“瓶頸”問(wèn)題。