離職訪(fǎng)談最好以面對面的形式進(jìn)行，這有利于雙方的溝通和理解，也有利于更好地發(fā)現和從根本上消除敏感及抵觸的情緒。然而，如果無(wú)法進(jìn)行面對面的離職訪(fǎng)談，也可以通過(guò)郵寄離職調查問(wèn)卷紙件或者電子件進(jìn)行。
在離職面談的過(guò)程中，代表企業(yè)與離職者進(jìn)行面談的人員應多聽(tīng)少說(shuō)。應給予離職人員合適的空間和足夠 的時(shí)間。適當的時(shí)候，應對離職人員進(jìn)行善意引導或打消他的疑慮，而不是施加壓力。對有些事情，HR應進(jìn)行必要的解釋?zhuān)⑺伎己屠斫怆x職人員說(shuō)的話(huà)。
此外，HR要記住，你的目的是探出離職人員的想法、意見(jiàn)和對一些問(wèn)題的答案，而不是進(jìn)行說(shuō)教或訓 誡。多問(wèn)一些類(lèi)似“什么”、“如何”和“為什么”等開(kāi)放式的問(wèn)題，而不是用“是”或“否”就可以回答的封閉式的問(wèn)題，除非你需要對某個(gè)觀(guān)點(diǎn)加以確認。
離職面談不是為“譴責”某 個(gè)人而設的。除非是針對一些非常嚴重的抱怨或指控，指名道姓地進(jìn)行攻擊是毫無(wú)建設性的，應盡量避免。準備好面談的問(wèn)題和主題，尤其是離職人員擁有良好的工作經(jīng)驗、鑒賞能力和理解能力時(shí)。記錄面談的內容，且根據離職面談問(wèn)卷發(fā)問(wèn)。
在我們企業(yè)里，目前常見(jiàn)的離職面談就是，直接上級與其進(jìn)行面談，或者主管領(lǐng)導與其面談，但是往往 達不到面談的真正目的。雖然，對于離職員工來(lái)說(shuō)，雙方的地位是平等的，但是礙于往日的上下級關(guān)系，員工還是不太愿意講真話(huà)、實(shí)話(huà)。
直接上級與主管領(lǐng)導面談固然重要，但是，如果在離職面談中，人事部門(mén)的 參與會(huì )更有效，因為對于離職員工來(lái)說(shuō)，人事管理部門(mén)，即非直接上級，又非主管領(lǐng)導，對于他們來(lái)說(shuō)，更 愿意把真話(huà)、實(shí)話(huà)告訴第三方，這樣，他們更愿意表達對企業(yè)的真實(shí)想法及看法，提出一些對企業(yè)有益的意見(jiàn)及建議。
離職人員有權自行決定是否參加離職面談，公司不要強迫他們參加。如果有人拒絕參加離職面談，可以提 供離職調查問(wèn)卷，但對方同樣有權自行決定是否接受。除了雇主可以正當要求離職人員歸還的文件和材料之外，你不能強迫他轉移自己掌握的知識。
其實(shí)，也可由直線(xiàn)經(jīng)理甚至主管組織離職面談。代表企業(yè)與離職者面談的人員需要接受過(guò)一般的工作面談培訓。任何面談都具有其敏感和情緒性的一面，這就要求代表公司的一方能夠成熟地管理面談， 尤其是當被約談?wù)呷菀捉箲]或激動(dòng)時(shí)。
在麥肯錫公司有個(gè)舊雇員關(guān)系管理，把舊雇員當作畢業(yè)生，并建立舊雇員數據庫。這是一個(gè)人性化的管 理。因為它是基于把離職員工當作自己的朋友看待，對于朋友，我們不是要經(jīng)常聯(lián)系一下，了解一下他的現狀 嗎。當然在商品社會(huì )，沒(méi)有利益的事情，大多數人不會(huì )干，人力資源部門(mén)提出這樣的方案，老板也不會(huì )接受。實(shí)際上這也是一個(gè)潛在合作伙伴、客戶(hù)、人才的管理問(wèn)題。起碼，在職的員工會(huì )看到自己的“下場(chǎng)”。所以要善待每位離職的員工。