信息化時(shí)代的到來(lái)，使信息資源管理系統已成為眾多企業(yè)管理的重要手段。人力資源管理系統的特點(diǎn)是從人力資源管理的角度出發(fā)，用集中的數據庫將幾乎所有與人力資源相關(guān)的數據統一管理起來(lái)，形成了集成的信息源，友好的用戶(hù)界面，強有力的報表生成工具、分析工具和信息的共享，使得人力資源管理人員得以擺脫繁重的日常工作，集中精力從戰略的角度來(lái)考慮企業(yè)人力資源規劃和政策。

　　一、人力資源管理系統的功能

　　(一)人力資源管理模塊。

　　人力資源管理系統從科學(xué)的人力資源管理角度出發(fā)，從企業(yè)的人力資源規劃開(kāi)始，記錄招聘、崗位描述、培訓、技能、績(jì)效評估、個(gè)人信息、薪資和福利、各種假期、到離職等與員工個(gè)人相關(guān)的信息，并以易訪(fǎng)問(wèn)和可檢取的方式儲存到集中的數據庫中，將企業(yè)內員工的信息統一地管理起來(lái)。該模塊可管理較全面的人力資源和薪資數據，具有靈活的報表生成功能和分析功能，使得人力資源管理人員可以從繁瑣的日常工作中解脫出來(lái)。

　　(二)整合的、集中的信息源。

　　人力資源管理系統，可以用集中的數據庫將與人力資源管理相關(guān)的信息全面、有機地聯(lián)系起來(lái)，有效地減少了信息更新和查找中的重復勞動(dòng)，保證了信息的相容性，從而大大地提高了工作效率，還能使原來(lái)不可能提供的分析報告成了可能。

　　(三)易訪(fǎng)問(wèn)、易查詢(xún)的信息庫。

　　在沒(méi)有采用和實(shí)施人力資源管理系統之前，當企業(yè)管理人員要統計數字時(shí)，往往依賴(lài)于某個(gè)人或某些人來(lái)獲取。這種依賴(lài)于人的過(guò)程往往會(huì )因為花費的時(shí)間較長(cháng)或某個(gè)人不在辦公室而不能及時(shí)完成。在采用和實(shí)施人力資源管理系統之后，就會(huì )將依賴(lài)于人的過(guò)程改為依賴(lài)于計算機系統的過(guò)程。企業(yè)管理人員只要獲取了相應的權限，就可以隨時(shí)進(jìn)入系統，直接查閱相關(guān)信息。

　　二、人力資源管理系統的實(shí)施

　　企業(yè)在實(shí)施人力資源管理系統之前，首先要對自身作一個(gè)客觀(guān)而充分的評估，然后確定將要實(shí)施的人力資源管理系統的范圍與邊界，從自身實(shí)際情況出發(fā)，盡可能做到量體裁衣。項目的實(shí)施過(guò)程將分為三個(gè)階段：

　　(一)實(shí)施前與供應商配合進(jìn)行需求分析與流程設計階段。

　　這個(gè)階段往往會(huì )占據整個(gè)項目實(shí)施周期一半以上的時(shí)間，對HR管理者來(lái)講，是一個(gè)難得的整理與完善HR管理運作體系的過(guò)程，有利于將以往離散的工作規范化、系統化。對供應商來(lái)講，事先將客戶(hù)的需求理順，對整個(gè)項目的順利實(shí)施也起著(zhù)決定性作用。因此，用戶(hù)與供應商都應認真對待這一階段的工作，而不應急于馬上就要看到系統運行的效果。

　　(二)系統實(shí)施與客戶(hù)化改造階段。

　　需求分析與設計階段完成后，供應商將會(huì )根據用戶(hù)的特殊需求對系統進(jìn)行定制化改造，這期間，用戶(hù)應與供應商之間保持頻繁的溝通，避免用戶(hù)需求在定制化過(guò)程中走樣。供應商在完成所有功能的開(kāi)發(fā)后，提交給用戶(hù)的，還只是一個(gè)系統框架，并不能馬上運行，用戶(hù)還需要在供應商的幫助下進(jìn)行系統初始化與數據轉換工作，使企業(yè)基礎數據與員工基礎數據在盡可能短的時(shí)間內遷移到系統中來(lái)。

　　(三)系統應用培訓階段。

　　實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)應根據自己業(yè)務(wù)的具體特點(diǎn)，向軟件供應商提出改進(jìn)及增設相應模塊的要求，軟件供應商應積極進(jìn)行跟進(jìn)作二次開(kāi)發(fā)的工作，確保能滿(mǎn)足企業(yè)不斷變化的管理要求。

　　三、人力資源管理系統在企業(yè)中的具體應用

　　山西移動(dòng)通信公司于1999年8月成立，在2002年度通過(guò)改制順利上市，現為外商獨資企業(yè)，有員工2000多人，公司使用移動(dòng)集團公司統一發(fā)放的人力資源管理系統，但由于是單機版，只是一個(gè)數據庫，只能記錄及保存數據，不能定義業(yè)務(wù)流程及進(jìn)行數據處理等工作，因此公司將建立新的人力資源管理系統。

　　(一)需求分析。

　　在需求分析階段重點(diǎn)關(guān)注核心業(yè)務(wù)流程。所謂核心業(yè)務(wù)流程，在人力資源管理系統中指對企業(yè)戰略實(shí)施影響較大的專(zhuān)業(yè)流程，這些流程產(chǎn)生的業(yè)務(wù)管理數據使用頻率較高，是企業(yè)人力資源決策的重要依據。核心業(yè)務(wù)流程包括：組織機構和職位變動(dòng)流程、薪酬發(fā)放流程、績(jì)效考核流程、招聘流程和培訓業(yè)務(wù)流程。對每個(gè)核心業(yè)務(wù)流程從基本流程、備選流程、特殊處理、前置條件、后置條件和關(guān)鍵業(yè)務(wù)節點(diǎn)六個(gè)方面進(jìn)行定性及定量的分析，在清晰描述現有全部關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程后，對其進(jìn)行全面系統的分析，準確定義各流程結合點(diǎn)，從企業(yè)戰略出發(fā)對流程進(jìn)行優(yōu)化。

　　(二)系統建設。定義數據字典。

　　建立概念清晰明確，具有合理結構的數據字典是系統設計的出發(fā)點(diǎn);對規劃系統建設周期和各階段中心任務(wù)，制作詳細、完整的項目規劃書(shū);確定系統平臺和運行環(huán)境;成立項目團隊;確定實(shí)施項目。