醫院人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對策論文
摘要：醫院人事檔案能夠反映每位在職員工的成長(cháng)經(jīng)歷、個(gè)人學(xué)歷、職稱(chēng)評定、道德面貌以及工作任職期間內獎懲情況，屬于重要信息資料，能夠幫助醫院更高效的管理各類(lèi)人才。隨著(zhù)市場(chǎng)競爭的激烈化以及社會(huì )經(jīng)濟的發(fā)展，醫院在人才需求方面不斷提升，人事檔案管理必須向著(zhù)科學(xué)化、高效化方向發(fā)展。根據目前醫院在人事檔案方面的管理效率及準確性狀態(tài)而言，仍存在不少問(wèn)題。本文首先分析了問(wèn)題所在，并在此基礎上提出了幾點(diǎn)針對性?xún)?yōu)化策略。
關(guān)鍵詞：醫院；人事檔案；檔案管理；新醫改
隨著(zhù)我國醫療衛生體質(zhì)的改革，醫院各部門(mén)、各科室均有顯著(zhù)變革，在發(fā)展運營(yíng)期間對每位員工的人事檔案管理直接關(guān)系到醫院的時(shí)代適應性以及人才需求保障[1]。醫院人事檔案管理會(huì )受到內在環(huán)境及外界因素的影響，在新醫改背景下存在著(zhù)明顯不足之處。本文以醫院人事檔案管理為切入點(diǎn)，研究了現階段管理中顯露的問(wèn)題及改進(jìn)策略。
1、醫院人事檔案管理的問(wèn)題所在
1.1信息利用率偏低
受到硬件設施及重視程度的影響，目前仍有不少醫院在檔案管理上延續著(zhù)傳統管理模式，即人工整理、記錄每位員工相關(guān)信息，在紙質(zhì)檔案資料狀態(tài)下實(shí)施人事管理工作[2]。該方式很容易由于紙質(zhì)檔文件破損或丟失而導致檔案信息不全面，在檔案的查詢(xún)與歸類(lèi)整理上也無(wú)法提升效率。從整體上來(lái)看，人事檔案管理匯集了醫院的諸多信息，若無(wú)法提供真實(shí)、有效、全面的信息，則檔案的最高價(jià)值無(wú)法發(fā)揮。在傳統管理模式下，人事檔案還停留于員工的基本信息層面，例如姓名、年齡、畢業(yè)院校、任職科室、工作經(jīng)驗等，缺乏對員工在入職后各階段的個(gè)人表現以及突出才干，導致無(wú)法通過(guò)檔案挖掘每位員工的最高價(jià)值。
1.2管理手段落后
21世紀以來(lái)，信息資源的利用率呈現出質(zhì)的飛躍。信息技術(shù)的使用是檔案管理的必然趨勢，也是不容小覷的管理手段，對于醫院檔案而言，由于涉及的信息資源類(lèi)別較多，傳統管理模式下無(wú)法對每一條信息實(shí)現科學(xué)化管理，無(wú)法利用數據庫實(shí)現快速搜索[3]。部分醫院由于信息化程度不足，導致在檔案管理軟件方面無(wú)法充分應用，只能夠通過(guò)計算機檢索目錄并存儲信息，仍停留于初級信息化管理模式。這一現象在縣級以下醫院較為常見(jiàn)，部分醫院利用人工完成檔案的編輯與分類(lèi)，不僅延長(cháng)了工作時(shí)間，還可能由于歸檔不及時(shí)出現檔案遺失和分類(lèi)錯誤情況，無(wú)法提升管理效率。
1.3重視程度不足
隨著(zhù)醫院業(yè)務(wù)項目的拓展以及辦院規模的擴大，醫院在市場(chǎng)競爭下更重視醫療衛生條件的提升以及服務(wù)質(zhì)量的提升，在一定程度上忽視了人事檔案管理的重要性，導致檔案管理制度仍延續著(zhù)傳統模式[4]。管理人員的工作積極性不強，不愿投入精力及時(shí)間用于優(yōu)化檔案管理模式并提升硬件軟件操作技術(shù)水平。對于普通員工而言，不少員工甚至不了解檔案的重要性，也不清楚檔案在工作調動(dòng)中的意義。由于醫院工作人員及檔案管理人員的雙重不重視，導致目前人事檔案管理發(fā)展受限，在相對缺乏的積極性下只能延沿用傳統管理模式。
1.4規范性不足
規范性不足，主要體現在仍沿用著(zhù)傳統管理模式的部分醫院及正處于轉換期醫院，在檔案內容上缺乏完整性與真實(shí)性。完整性體現在每位員工檔案信息的全面性方面，不少醫院只記錄了員工的基礎信息，缺少對在職期間的工作變動(dòng)、個(gè)人表現、獎懲情況等信息，無(wú)法根據這類(lèi)信息判斷是否符合評選先進(jìn)的標準或是否符合該崗位要求的職業(yè)道德標準[5]。真實(shí)性體現在檔案信息內容是否失真，部分醫院人事檔案部門(mén)在員工入職時(shí)并未重視信息的真實(shí)性，不少人在填寫(xiě)檔案履歷表時(shí)內容較簡(jiǎn)單，甚至謊報工作年齡及工作經(jīng)歷，部分信息無(wú)法及時(shí)核對，導致檔案信息失真。
1.5硬件條件落后
目前雖然不少醫院已經(jīng)設置了檔案管理的專(zhuān)用辦公室，并配備了相關(guān)管理人員，但工作室的硬件條件仍處于落后狀態(tài)，例如室內潮濕的環(huán)境會(huì )讓紙質(zhì)檔案逐漸發(fā)霉，計算機配備數量不足導致檔案管理效率偏低等。加上不少檔案管理室并沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)的防潮防火設施，若檔案管理仍處于紙質(zhì)階段，則很大程度上無(wú)法保障檔案文件的安全性。
1.6管理專(zhuān)業(yè)性不達標
雖然目前我國已經(jīng)開(kāi)設了檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)，但對于醫院而言，在人才聘用上并未保障每位檔案管理人員專(zhuān)業(yè)對口。在缺乏相關(guān)管理經(jīng)驗以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)狀態(tài)下，檔案管理無(wú)法得到切實(shí)提升，管理人員缺乏責任感，可能出現檔案資料丟失、信息失真等情況，對醫院檔案工作的發(fā)展產(chǎn)生阻礙[6]。由于缺乏專(zhuān)業(yè)性，對專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件的操作技能不熟練，導致管理模式落后，主要體現在人事檔案的分類(lèi)、整理、歸檔、收集等方面。缺乏信息化管理狀態(tài)下，純手工管理可能出現信息未及時(shí)更新情況，例如個(gè)人業(yè)務(wù)資質(zhì)考試結果的錄入、職稱(chēng)晉升等。檔案資料信息歸檔不及時(shí)也會(huì )造成資料的漏放、錯放、缺項或遺失危險。
2、醫院人事檔案管理的改進(jìn)措施
2.1創(chuàng )新管理模式
信息化管理是檔案管理的未來(lái)發(fā)展必然趨勢，醫院涉及的人事信息量較大，必須建立人事檔案數據庫，并通過(guò)數據庫完成對檔案信息資料的搜索、查詢(xún)、變更。國家正加大新一輪醫療改革制度的推行，原本人事檔案的靜態(tài)管理必將逐漸轉變?yōu)閯?dòng)態(tài)化管理，實(shí)現信息資源的全面性與真實(shí)性。當今醫療改革的新動(dòng)向是有效整合醫療資源并利用醫療資源，同時(shí)推動(dòng)全民健康，充分調動(dòng)及發(fā)揮醫院人力資源的功效。人事檔案管理者應認識到信息化管理模式是行之有效、與時(shí)俱進(jìn)的重要方式，也是提升檔案管理工作效率的必要手段。管理模式必須適應新的時(shí)代需求，對人事檔案資料實(shí)現數據庫以及專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件的信息化管理，讓信息資源通過(guò)信息系統得以存儲、檢索、印制、掃描、查閱，提升管理效率以及檔案資料利用率。
2.2細化檔案分類(lèi)
人事檔案管理內容與常規檔案內容不同，其不僅包含每位醫院在職員工的基礎信息，還涵蓋了其在任職期間的職位變動(dòng)、職稱(chēng)變動(dòng)、獎懲情況等多方面信息。要想高效利用人事檔案記錄信息，必須將檔案管理的分類(lèi)細化。傳統應用的人事檔案標準類(lèi)目為9類(lèi)及4類(lèi)，新時(shí)期下必須對現有類(lèi)目加以微調，逐項整改現有分類(lèi)，保障檔案的權威性與準確性。
2.3加強信息鑒定力度
由于醫院人事檔案管理必須確保每位人事檔案信息資料的真實(shí)性，因此必須強調檔案資料的材料鑒定以及信息全面性收集力度。管理者在此方面必須加強重視，在移交檔案材料以及新資料歸檔時(shí)應主動(dòng)聯(lián)系檔案材料形成部門(mén)，查看信息是否真實(shí)。在人事檔案管理中，職工的職位調動(dòng)、職稱(chēng)晉級等資料重要性較高，必須保障此類(lèi)資料的真實(shí)性，在反復核對并鑒定材料來(lái)源之后才可進(jìn)行歸檔，確保檔案內容的可靠程度，杜絕一切虛假信息，例如編造工作經(jīng)歷、編造入職年份等。
2.4改善管理環(huán)境
人事檔案管理對環(huán)境的要求較高，無(wú)論是信息化管理還是傳統紙質(zhì)檔案管理，必須提供整潔、干凈的工作環(huán)境，提升管理效率。在紙質(zhì)檔管理模式下，需注重對檔案室的防潮、防火、防霉管理，避免紙質(zhì)檔案出現破損或遺失情況；在信息化管理環(huán)境下，則應強調打印機、計算機的配備以及網(wǎng)絡(luò )的接入，購置專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件，保障信息化資料錄入及搜索的便捷性。
2.5提升人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)
首先在人員聘用上應盡可能保障檔案管理人員屬于專(zhuān)業(yè)對口，建議選擇年輕人員從事檔案的歸檔、整理工作，促使其不斷學(xué)習先進(jìn)新型的檔案管理技術(shù)，例如學(xué)習計算機信息處理技術(shù)、檔案專(zhuān)業(yè)軟件操作技術(shù)等，并注意其責任感的培養。年輕人的學(xué)習效率相對更高，有利于檔案管理效率的提升。其次，若聘用人員屬于非檔案管理專(zhuān)業(yè)，則需加強專(zhuān)業(yè)知識學(xué)習，通過(guò)階段性培訓保障其在上崗任職前符合崗位要求以及職業(yè)道德要求�？赏ㄟ^(guò)競爭上崗方式確保檔案管理人員隊伍不斷優(yōu)化，促使每位員工主動(dòng)提升自身業(yè)務(wù)水平。福利待遇方面，醫院可通過(guò)薪酬水平的調整以及福利待遇的發(fā)放促使檔案管理人員提升工作積極性，讓其充分發(fā)揮潛能，增強工作的主動(dòng)性。
3、結束語(yǔ)
在醫院深化改革過(guò)程中，人事檔案管理直接關(guān)系到工作人員的切實(shí)利益。無(wú)論是任職人員還是檔案管理人員，均需考慮到檔案管理真實(shí)性的必要性，重視管理模式的優(yōu)化。雖然現階段仍有部分醫院采用傳統效率偏低的管理模式，但人事檔案管理必須得到重視，保障信息利用率�？赏ㄟ^(guò)會(huì )議形式讓在職員工了解檔案信息真實(shí)性的必然要求，從上至下的強調檔案對職業(yè)變動(dòng)及職稱(chēng)評定的重要性。根據對目前醫院人事檔案管理中呈現出問(wèn)題的分析不難發(fā)現，檔案管理的優(yōu)化策略可從提升人員素質(zhì)、保證信息真實(shí)性、應用信息化管理模式等方面著(zhù)手，不斷提升檔案管理有效性。
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