科技檔案管理存在的問(wèn)題與對策論文

　　【摘要】隨著(zhù)社會(huì )的進(jìn)步和發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平顯著(zhù)提高，越來(lái)越多先進(jìn)技術(shù)涌現，并廣泛應用在檔案管理中，能夠有效提升檔案管理成效，朝著(zhù)更加科學(xué)化、標準化方向發(fā)展。就當前科技檔案管理現狀來(lái)看，作為一項技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性較強的管理工作，更為客觀(guān)、全面地了解科技檔案管理特性，有利于為高質(zhì)量檔案管理工作提供更為堅實(shí)的基礎和保障。故此，科技檔案管理工作應該從多種角度進(jìn)行分析，明確檔案文件收集、分類(lèi)和編目等各個(gè)環(huán)節中存在的問(wèn)題，提出合理的改善措施。

　　【關(guān)鍵詞】科技檔案；檔案管理；問(wèn)題；對策

　　檔案作為一種原始數據資料的載體，是人類(lèi)社會(huì )活動(dòng)的真實(shí)反映，具有十分突出的歷史考證價(jià)值。此外，檔案也可以看作是一種知識符號的積累，是一種十分珍貴的信息資源�？蒲袡C構和事業(yè)單位的檔案資料在長(cháng)時(shí)間的積累中獲得了豐富的經(jīng)驗，具有突出的參考價(jià)值和借鑒作用，同時(shí)具有真實(shí)性、廣泛性、權威性等眾多特點(diǎn)�？萍紮n案管理工作開(kāi)展中，檔案管理人員應該具備更高水平的科技素質(zhì)，利用現代化信息技術(shù)輔助檔案管理開(kāi)展活動(dòng)，提升科技檔案管理質(zhì)量，促使檔案管理工作更加高效地開(kāi)展。由此看來(lái)，加強科技檔案管理存在的問(wèn)題和對策研究是十分必要的，對于后續理論研究和實(shí)踐工作開(kāi)展具有一定參考價(jià)值。

　　一、科技檔案管理中存在的問(wèn)題

　　以中泰化學(xué)阜康能源公司科技檔案管理工作為例，公司預計在今年4月份開(kāi)展工作建設糊樹(shù)脂項目，該項目工程將全新培育10個(gè)以上產(chǎn)品牌號，吸收了超過(guò)20名高科技人員，為工程項目提供技術(shù)支持。為了推進(jìn)糊樹(shù)脂項目建設活動(dòng)有序開(kāi)展，就需要檔案管理人員同工程項目管理部門(mén)協(xié)調配合開(kāi)展工作，提供一期項目建設聚合廠(chǎng)房、出料回收廠(chǎng)房、出料汽提、PVC界區外線(xiàn)走向圖等52個(gè)工號的竣工圖和施工檔案。與此同時(shí)，檔案管理員由于自身素質(zhì)水平較高，可以更為及時(shí)、快速地開(kāi)展檔案查詢(xún)工作，為工程項目活動(dòng)開(kāi)展提供更為堅實(shí)的保障。但是在工作期間，仍存在檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題，具體如下：

　�。ㄒ唬┰O備資料管理分散，資料歸檔責任不明確。企業(yè)在科技檔案管理工作開(kāi)展中，企業(yè)領(lǐng)導干部和管理人員應該提高對檔案工作的重視和認知程度，只有這樣才能確保各項工作更加高效開(kāi)展。但是就當前企業(yè)科技檔案管理現狀來(lái)看，其中存在很大的問(wèn)題，設備資料管理過(guò)于分散，由多個(gè)部門(mén)進(jìn)行管理，資料歸檔責任不明確，致使移交檔案室的設備檔案出現不完整的問(wèn)題。與此同時(shí)，在關(guān)于設備購買(mǎi)時(shí)同供貨商簽訂的合同協(xié)議、安裝調試、檢測驗收等材料又分別由公司采購事業(yè)部和項目管理部門(mén)負責管理，資料較為分散。

　�。ǘ�）檔案資料移交不及時(shí)，忽視檔案資源建設工作。公司內部的項目管理部門(mén)在檔案資料收集和管理工作時(shí)，由于管理人員自身的疏忽，致使未能?chē)栏褡裱�預先設定的移交計劃時(shí)間要求，及時(shí)有效地將檔案資料移交到阜康能源公司檔案管理部門(mén)，檔案資料歸檔不及時(shí)現象尤為典型，很容易造成檔案資料丟失。與此同時(shí)，公司內部的項目管理部門(mén)為了確保檔案資料能夠及時(shí)歸檔，會(huì )從其他部門(mén)臨時(shí)抽調部分人員進(jìn)行整理，但是由于這部分臨時(shí)人員自身檔案管理意識不高，實(shí)際工作開(kāi)展中出現一系列錯誤，嚴重影響到檔案資料歸檔效率和質(zhì)量。

　�。ㄈ�）檔案形式不規范，影響檔案資源數據庫構建。檔案管理中，公司內部個(gè)別部門(mén)在數據資料記錄中，可能由于用筆和紙張方面存在不規范現象，歸檔文件的格式不清晰，導致檔案資料填寫(xiě)不規范，不符合實(shí)際要求，嚴重影響到檔案管理成效。

　　二、科技檔案管理對策

　�。ㄒ唬┨岣邫n案利用價(jià)值和憑證作用。為了提高檔案管理工作成效，應該健全和完善檔案管理制度，制定完善的檔案資料收集、歸檔和分類(lèi)程序，選擇合理的管理方法，嚴格遵循歸檔要求，確保檔案資料原始性得到充分體現。檔案管理中應該對可供利用的復印文件資料進(jìn)行歸檔，收集到原件后再替換，確保檔案資料的原始性，充分發(fā)揮檔案資料作用。

　�。ǘ�）提高科技檔案技術(shù)文件資料完整性。檔案管理人員在開(kāi)展工作中，應該嚴格遵循工作標準和制度要求，充分了解工程項目的技術(shù)方案和技術(shù)路線(xiàn)，探究工程項目之間內在聯(lián)系和因果關(guān)系，為科研人員實(shí)際工作開(kāi)展提供更為堅實(shí)的保障。更加客觀(guān)準確地了解工程的具體實(shí)施過(guò)程和主要內容。此外，為了確保檔案資料歸檔的完整性和真實(shí)性，檔案管理人員應該選擇合理的管理方法，列出工程項目的具體歸檔資料清單，確保資料歸檔的完整性。

　�。ㄈ�）改進(jìn)檔案管理分類(lèi)方法。為了提升檔案管理成效，應該注重檔案資料管理方法的選擇，根據實(shí)際情況，建立完善的分類(lèi)體系，促使檔案管理工作更加標準化、規范化。根據行業(yè)分類(lèi)標準，制定明確的類(lèi)目，突出科技檔案管理特色，提升管理成效。在設備儀器檔案管理中，可以進(jìn)一步將其劃分為綜合檔案和項目檔案，促使檔案管理工作更加科學(xué)合理。

　　三、結語(yǔ)

　　綜上所述，企業(yè)檔案管理不僅僅是檔案管理部門(mén)的唯一職責，企業(yè)內部各個(gè)部門(mén)都承擔著(zhù)檔案管理重擔，這就需要日常工作中，各部門(mén)協(xié)力注重書(shū)寫(xiě)規范，確保數據資料保存完整，運用先進(jìn)技術(shù)建立完善的數據庫系統，輔助檔案管理工作有序開(kāi)展，提升檔案管理成效。

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