信息技術(shù)的地鐵檔案管理論文

　　一、信息技術(shù)對地鐵檔案管理的影響

　�。ㄒ唬�檔案管理模式的改變

　　當計算機作為工作輔助和研究的重要媒介時(shí)，產(chǎn)生了新型的可存儲于計算機硬件中的信息模式，這種電子文件是使用傳統手工方法所無(wú)法管理的。在這樣一個(gè)計算機高頻率使用,科研成果的電子化的信息時(shí)代背景下，檔案的管理將進(jìn)入一個(gè)嶄新的紀元。信息技術(shù)的發(fā)展及廣泛運用為檔案管理的規范化、系統化提供了基本前提。主要表現在，檔案的存儲方式由原來(lái)的紙質(zhì)的可視記錄模式轉化為通過(guò)專(zhuān)業(yè)儀器識別的電子文件；檔案的管理模式由原來(lái)的人工管理依次轉化為單機數據管理、網(wǎng)絡(luò )信息管理模式等；檔案管理的步驟和手段也有了對應的改變。

　�。ǘ�）地鐵檔案管理的改變

　　由于當今的工作與計算機密不可分，地鐵的檔案及其管理模式被根本改變了。地鐵檔案的表現方式由傳統的手工的紙質(zhì)圖紙及資料，向微縮檔案、磁介質(zhì)檔案、電子檔案轉變。西方發(fā)達國家更是將信息技術(shù)廣泛的運用到工程檔案管理當中，他們還將CAD光盤(pán)等技術(shù)手段運用到檔案管理中。我國根據光盤(pán)在檔案管理中的重要作用，制定了《CAD電子文件光盤(pán)存儲、歸檔與檔案管理要求》的技術(shù)規范，為地鐵工程建設的檔案管理中使用光盤(pán)庫進(jìn)行管理提供了指導文件，使得光盤(pán)成為地鐵檔案管理的有力手段。信息技術(shù)更新了傳統的地鐵檔案管理模式。將信息技術(shù)引進(jìn)地鐵檔案管理當中，將傳統的垂直化檔案管理模式轉化為為特定項目服務(wù)的扁平式管理模式。信息系統的發(fā)展及完善，使得大量的文件通過(guò)代碼來(lái)表現，這些電子資源經(jīng)由網(wǎng)絡(luò )，被檔案管理部門(mén)有針對性地策劃、設計出不同層次的服務(wù)內容和范圍，專(zhuān)業(yè)人員通過(guò)對信息產(chǎn)生的來(lái)源及信息的共享的高度關(guān)注，有計劃地對地鐵檔案做出開(kāi)發(fā)、加工，并制作和匯總出信息產(chǎn)品，使地鐵的檔案管理達到最佳的效果。

　　二、信息技術(shù)在地鐵檔案管理的運用實(shí)踐

　�。ㄒ唬┍本┑罔F科技檔案自動(dòng)化管理

　　北京地鐵系統共有15條線(xiàn)路和217座車(chē)站。北京市目前軌道交通投資總額為2600億元，陳剛市長(cháng)表示未來(lái)還將投入1000億元，修建660公里長(cháng)的軌道交通網(wǎng)絡(luò )，旨在將北京建設成為世界上軌道交通最發(fā)達的城市之一。北京地鐵建設由于悠久的修建歷史，建設規模巨大，對于北京地鐵檔案的管理也是一個(gè)相當重要的課題。北京地鐵從1981年正式對外運營(yíng)至今已積累了30多年的科研成果和工程建設、運營(yíng)經(jīng)驗。信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛運用，使得地鐵檔案的管理水平和效率得到提高，促進(jìn)了地鐵檔案管理的自動(dòng)化，使科技信息實(shí)現全國范圍的共享，促進(jìn)地鐵檔案在地鐵建設中作用的發(fā)揮。北京地鐵設計研究所是北京地鐵總公司的專(zhuān)用設計研究機構，自行研發(fā)了地鐵科技檔案管理系統，該系統實(shí)現了地鐵科技檔案管理的信息化和自動(dòng)化。這種系統把計算機技術(shù)應用于檔案管理工作,提供全方位、高層次、多角度的服務(wù)，再利用網(wǎng)絡(luò )平臺有條件的實(shí)現信息交流,是一種無(wú)紙化的檔案管理模式。該地鐵科技檔案管理系統一級分類(lèi)由管理系統和檢索系統兩個(gè)類(lèi)目，分別包括:前期監督管理、科技檔案、科技信息、檔案借閱、檔案統計五個(gè)子系統；和科技檔案、科技信息兩個(gè)子系統,再此基礎上通過(guò)前期監督管理系統和科技信息系統，實(shí)現對科技檔案從立項開(kāi)始的全過(guò)程動(dòng)態(tài)跟蹤和集中管理。地鐵科技檔案屬二級管理制,沒(méi)有獲得科技進(jìn)步獎的地鐵科技檔案大多在二級單位的檔案室中保管。在信息技術(shù)廣泛運用的今天，本地鐵檔案自動(dòng)化管理的系統中的“科技信息”管理系統實(shí)現了行業(yè)內的信息資源的共享。通過(guò)對地鐵科研成果的匯總管理和二次加工，將這些信息輸入管理系統中形成了地鐵行業(yè)科技信息庫，實(shí)現了地鐵科技檔案的信息集中化管理。日后還可通過(guò)有條件的利用網(wǎng)絡(luò )，實(shí)現全方位多地點(diǎn)的信息交流合作。

　�。ǘ�）廣州地鐵檔案信息化管理

　　廣州市于1997年開(kāi)始地鐵的運營(yíng)，是我國第四個(gè)修建了軌道交通的城市。將信息技術(shù)運營(yíng)到廣州地鐵的檔案管理實(shí)踐中，是廣州地鐵檔案管理的發(fā)展目標，并有針對性的抓電子檔案數據庫管理的建設和檔案管理人才的培養。廣州地鐵建設一期工程檔案管理通過(guò)了國家建設部門(mén)的驗收。除此之外，廣州地鐵在管理實(shí)踐中，也積極推進(jìn)檔案信息化管理，并制定了檔案管理的規章，如《廣州市地下鐵道總公司建設項目電子檔案整理移交實(shí)施細則》等。在這些規章制度中，明確了電子檔案的質(zhì)量要求、電子檔案的組卷工作、電子檔案案卷目錄、電子圖紙的編制規范、各電子文件類(lèi)型的存儲格式等。通過(guò)規范地鐵總公司及各參建單位所提交的地鐵檔案具有統一的格式，使得這些寶貴資料可以形成電子目錄，實(shí)現在廣州地鐵OA系統中的檢索。另外，廣州地鐵公司于2004年耗巨資，將地鐵一號線(xiàn)的竣工圖紙全部掃描成冊，存儲為電子文檔。廣州地鐵在自身工作系統中使用的京華EXOA自動(dòng)化系統，實(shí)現了電子文件和電子檔案的全面管理，兼顧電子檔案的存儲和檢索、檔案的自動(dòng)化管理等功能，這個(gè)OA系統實(shí)際上就是廣州地鐵檔案管理的檔案信息數據庫。數據庫中的部分工程文檔的屬性從ERP、PCM、PDM系統的數據庫中獲取,并且支持文檔的關(guān)聯(lián)，部分資料和檔案的來(lái)源也可直接訪(fǎng)問(wèn)PDM、ERP系統進(jìn)行關(guān)聯(lián)。這個(gè)檔案信息數據庫系統，實(shí)現了電子檔案的全過(guò)程管理，還有文檔的檢索功能，最重要的是時(shí)間了檔案業(yè)務(wù)的自動(dòng)化管理。輸入數據庫的檔案，可利用計算機參照檔案管理的標準，自行生產(chǎn)案卷信息、卷內信息和電子檔案號，并與文件一一對應。此外，還能通過(guò)該數據庫，實(shí)現各類(lèi)檔案數據的分析和統計。

　　三、結語(yǔ)

　　近年來(lái)我國地鐵檔案在發(fā)達城市中逐漸實(shí)現了信息化、自動(dòng)化和無(wú)紙化的管理，將信息技術(shù)廣泛的運用到地鐵檔案的管理中是行業(yè)發(fā)展的未來(lái)方向。在這個(gè)階段，應積極提高檔案管理人員的工作技能水平，通過(guò)廣泛開(kāi)展培訓來(lái)時(shí)間檔案管理人員的信息化管理水平，將地鐵檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。

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