高校試卷檔案規范化管理體系探討論文

　　摘要：高校試卷檔案對教學(xué)質(zhì)量的監控和教學(xué)改革的決策有重要意義，但是規范化管理的研究不系統。為此文章構建了試卷檔案規范化管理的指標體系框架，并對指標進(jìn)行了詳細的討論和思考，以期為高校試卷文檔的建設和管理提供參考。

　　關(guān)鍵詞：試卷檔案；規范化管理；指標體系

　　試卷檔案是高校教學(xué)檔案的重要組成部分，優(yōu)質(zhì)的試卷檔案對教學(xué)質(zhì)量監控、深化教學(xué)改革和管理決策有重要意義，規范化管理是構建教學(xué)試卷檔案體系的關(guān)鍵[1]。文獻上來(lái)看，多側重于考試過(guò)程的質(zhì)量控制或側重于試卷的卷面分析，對于試卷檔案的綜合性管理分析和評價(jià)還不夠深入。

　　一、試卷檔案的價(jià)值體現

　�。ㄒ唬┰嚲頇n案自身的價(jià)值

　　試卷是由命題人根據教學(xué)內容及教學(xué)過(guò)程，根據一定的原則設計，并用于測試學(xué)生對知識的掌握程度和獲取學(xué)生行為樣本的重要載體，是教師為實(shí)現教學(xué)目標做出科學(xué)判斷和決策的依據。試卷檔案用作教學(xué)判斷或決策時(shí)，才能充分體現其價(jià)值。試卷檔案的價(jià)值體現在三個(gè)方面，首先試卷成績(jì)的真實(shí)性和結果反映了對學(xué)生的評價(jià)，為指導學(xué)生做出判斷；其次是試卷的命題、成績(jì)分析結果體現教學(xué)質(zhì)量，為了檢測教學(xué)效果做出判斷；應試環(huán)境和評閱標準，為管理提供決策依據。試卷檔案管理的科學(xué)化和規范化也正是教與學(xué)的重要保障，為有效的教學(xué)質(zhì)量提供支持。

　�。ǘ�）院級教學(xué)管理評價(jià)的組成部分

　　院級教學(xué)管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，在實(shí)現教學(xué)目標的前提下，建立相應的教學(xué)管理評價(jià)體系以評估院系的管理水平，是實(shí)現目標管理、精簡(jiǎn)放權、管理重心下移的重要手段。試卷檔案是院系教學(xué)檔案的縮影，可以集中反映院系教學(xué)管理的工作狀態(tài)。院系也把試卷檔案建設作為指導教學(xué)的基本規范，引導教師尤其是青年教師豐富教學(xué)理論、提高教學(xué)技能、強化教學(xué)基本功訓練；通過(guò)院系之間、年度之間的比較可以查缺補漏，促進(jìn)管理水平的提高。

　�。ㄈ�）試卷檔案的社會(huì )功能體現

　　試卷檔案體現的是學(xué)校教學(xué)工作中最基礎的內容和最關(guān)鍵的環(huán)節，是教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄和客觀(guān)反映，通過(guò)試卷檔案的利用和共享，參考、借鑒其他高校的經(jīng)驗可以少走彎路，有利于高校之間建立良好的社會(huì )公共關(guān)系。不僅如此，高校具有社會(huì )背景的大規�？荚囀艿秸�府、社會(huì )的格外重視，試卷檔案的真實(shí)、完備承載著(zhù)社會(huì )的期望，客觀(guān)上要求加強管理和規范。

　　二、構建規范化管理的指標體系

　　試卷檔案如何管理才夠規范，如何評價(jià)？評價(jià)的標準是管理的依據，評價(jià)有標準管理才能有章可循，而管理通過(guò)指標來(lái)執行標準，因此構建指標是規范化管理的中心環(huán)節。

　�。ㄒ唬┲笜梭w系建立的原則

　　試卷檔案質(zhì)量管理指標需包含從試卷的命題、印刷、執行到檔案的收集、整理、立卷歸檔、編研、開(kāi)發(fā)利用的全過(guò)程，指標的設計應該符合全面性的原則。其次，指標之間要存在著(zhù)一定的邏輯關(guān)系，指標之間能互相呼應，過(guò)程和結果呼應，每一部分之間也存在密切的聯(lián)系，可以從不同的角度反映出試卷檔案的狀態(tài)和特征。最后是可操作性，可操作性主要是指指標項目有關(guān)數據收集的可行性以及指標體系本身的可行性，離開(kāi)了可操作性，再科學(xué)合理、系統全面的評價(jià)指標體系也是枉然。

　�。ǘ�）指標體系的初步框架

　　按照構建指標體系的原則和試卷檔案形成利用的過(guò)程，設計了試卷質(zhì)量、歸檔整理和檔案利用三個(gè)一級指標。試卷質(zhì)量是做好檔案質(zhì)量的第一步，只有好的試卷質(zhì)量才有更大的利用價(jià)值；歸檔整理指的是對辦理完畢的試卷檔案的整理和保存；檔案利用指的是單位或個(gè)人通過(guò)閱覽、復制和摘錄等形式利用試卷檔案的行為。

　　1.試卷質(zhì)量

　　試卷質(zhì)量指標包含試卷命題、印刷質(zhì)量和評閱分析三個(gè)二級指標。試卷命題從題量、覆蓋面、難易程度等方面把握，要求命題規范、符合教學(xué)大綱的要求，教師因材施教，難易程度與授課對象水平相當，試題以基礎性題目為主，也包含高水平的靈活運用知識、綜合性和提高性的題目。印刷質(zhì)量要求試卷紙張平滑、吸墨性好，文字完整清晰，印跡牢固，無(wú)糊字、無(wú)缺筆斷畫(huà)等印跡失真的現象，插圖或表格工整、輪廓清晰、墨色均勻、層次分明，無(wú)色調、階調失真，試卷無(wú)錯誤，試卷裝訂訂位正確、平整。試卷評閱分析包括試卷的評分標準、閱卷、試卷結構分析、教學(xué)效果分析、存在問(wèn)題及改進(jìn)措施，要求評分標準科學(xué)、合理、規范，閱卷嚴格、公正、無(wú)誤，試卷結構分析全面，涵蓋試卷整體難易程度、覆蓋面、題型題量等，教學(xué)效果分析涵蓋成績(jì)構成、分布、學(xué)生掌握程度、錯誤率較高的知識點(diǎn)分布等，存在問(wèn)題及改進(jìn)措施要求實(shí)事求是、針對性強。

　　2.歸檔整理

　　歸檔整理包含試卷收集、立卷歸檔兩個(gè)二級指標。試卷收集涉及到考試管理程序。收集要求保密?chē)栏�，交接手續完備，歸檔材料材質(zhì)統一，資料完整齊全、真實(shí)。收集內容可以包含試卷、平時(shí)成績(jì)及支持材料、課程成績(jì)單、成績(jì)分析報告、參考答案及評分標準、考場(chǎng)記錄等，內容可以裝訂成冊，要求封面光滑平整、無(wú)皺折，裝訂牢固。立卷歸檔指的是將試卷按照一定規律分類(lèi)、組合、排列和編目，高校一般以課程班為單位做試卷的歸檔，同時(shí)做好文檔的標識和索引目錄，例如學(xué)年學(xué)期、院系、專(zhuān)業(yè)年級、課程名稱(chēng)、課程代號、修讀方式、考試方式、任課教師、考試時(shí)間和考試人數等，便于檔案的查找和利用。另外需要明確檔案的保存時(shí)間、期限。裝訂成冊的案卷，要在封面上寫(xiě)清案卷標題，標題應該簡(jiǎn)明確切、體式一致，案卷分年度、分標示、分保管期限入庫。

　　3.檔案利用

　　檔案利用包括查閱制度、查檢服務(wù)和編研三個(gè)二級指標。檔案的利用首先應建立完備的保密和查閱制度，[2]經(jīng)同意辦理手續后方可查、借閱，要求查閱手續完備，審批嚴格；檔案的查檢是根據整理標準的文檔標識，方便快捷地查出，并提供檔案信息以便查閱、摘錄、復制、開(kāi)具證明等，因此要求檔案的整理規范、標識和索引清楚；試卷檔案的編研是提高利用率的有力手段，試卷是一手的原始資料，加工成系統的、主題突出的、適合需要的成果資料可以真正把死檔案變成活信息，編研工作還要注重借鑒其他資料，多家資料對比編研，適度吸納社會(huì )文化資料作為補充，以求編出更完整、系統的文化產(chǎn)品。

　　三、對指標框架的思考

　　試卷檔案的管理跨度大、環(huán)節多、難度大，直線(xiàn)型管理方式容易掛一漏萬(wàn)，指標體系能較全面的反映檔案管理的規范化程度，借助這種管理的工具和標準可以加強檔案的管理。正因為如此，指標體系很容易成為檔案工作的指揮棒，是一項牽一發(fā)而動(dòng)全身政策性又很強的工作，即：評價(jià)體系指向哪里，檔案工作就轉向哪里，偏重什么指標，實(shí)際工作就偏重什么內容；如果遺漏了某項重要指標，則可能造成實(shí)際應該去做但沒(méi)有積極性去做的現象發(fā)生。因此，在實(shí)施之前必須組織檔案管理專(zhuān)家進(jìn)行研究、設計和論證，并通過(guò)試點(diǎn)進(jìn)行檢驗、修正，以保證實(shí)施方案的科學(xué)性和可行性。以上指標體系是一般的模型，具體到某一種類(lèi)型的試卷、某一范圍的規范化管理，還要根據實(shí)際情況設置體系。例如，電子類(lèi)試卷的規范化管理，其歸檔整理的標準與紙質(zhì)載體試卷就存在很大的差別；課程單一數量大的試卷與課程種類(lèi)多樣數量少的試卷立卷歸宗的程序不同；另外不同學(xué)科特殊的考試形式形成的文檔也不能強行按一套指標來(lái)評價(jià)。指標體系是實(shí)現規范化管理的手段，最終目標是提高檔案利用率，真正體現其價(jià)值。提高試卷檔案利用率需要開(kāi)發(fā)和擴展利用的途徑，不能局限于借閱、復制品、咨詢(xún)服務(wù)和開(kāi)具檔案證明，利用傳統途徑充分開(kāi)發(fā)便捷檢索，進(jìn)行信息挖掘編研檔案成果，促進(jìn)高校之間檔案信息的共享，對學(xué)校的管理決策無(wú)疑具有重要價(jià)值。

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