信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機及對策探討論文
摘要：高校檔案管理有著(zhù)通用性、系統性、綜合性以及社會(huì )性等多方面的特征，集中體現了學(xué)生在思想道德、文化生活、學(xué)歷、學(xué)業(yè)等方面的綜合素養。當前高校的科研課題以及相關(guān)產(chǎn)品設計，都是源自于社會(huì )實(shí)際的，相應的成果最終也是服務(wù)于社會(huì )，相關(guān)工作都會(huì )應用到檔案信息內容。在很長(cháng)時(shí)間里，不管是學(xué)生自身、學(xué)校和社會(huì )，都對檔案內容比較重視，在數據龐大以及種類(lèi)繁多的檔案信息中，如何建設獨特、全新的檔案管理模式，有效引入信息化管理手段，是當前重點(diǎn)研究的內容。
關(guān)鍵詞：信息化 高校檔案 管理 危機
信息化和數字化是當前的社會(huì )發(fā)展的主流趨勢，在當前的背景下，我國在教育、建筑以及醫療等多個(gè)方面都加強了信息化技術(shù)的應用，目的是提升相關(guān)領(lǐng)域的核心競爭力和服務(wù)水平。對于教育信息化來(lái)說(shuō)，指的是在教育領(lǐng)域深入和全面引入現代信息技術(shù)，進(jìn)而促進(jìn)教育改革的進(jìn)步和發(fā)展，這個(gè)過(guò)程具有共享性和開(kāi)放性、協(xié)作性和交互性，可以融合多媒體、智能化、網(wǎng)絡(luò )化以及數字化，這樣可以促進(jìn)教育的跨越式發(fā)展。在當前的檔案管理工作中，學(xué)校需要掌握具體信息，進(jìn)而發(fā)揮這些信息的作用和價(jià)值。
1 高校檔案管理存在的危機
當前的檔案管理中，存在一定的潛在危機因素，所以在實(shí)際的檔案管理中需要關(guān)注這些危機因素。具體的危機因素包括：一是檔案的實(shí)體安全因素，二是管理技術(shù)方面的危機。這里所說(shuō)的實(shí)體安全隱患，指的是地震和高溫高濕等自然因素的影響，也包括檔案丟失和無(wú)意破壞等人為因素。當前的高校檔案中，還存在較多的紙質(zhì)文件，所以更加容易受到人為因素的影響。在當前信息化和數字化的背景下，管理方面的技術(shù)影響因素比較多，必須引起重視。
1.1安全危機方面的因素
引發(fā)檔案管理安全危機的因素比較多，主要包括外部環(huán)境的突然變化以及漸進(jìn)性變化，這些變化會(huì )導致檔案受到嚴重的影響，蟲(chóng)害以及高溫潮濕都是比較常見(jiàn)的。還包括自然災害等等，例如庫房電線(xiàn)短路、雷擊意見(jiàn)地震等等，這些因素可能導致可燃物品燃燒，讓信息化電子設備受到影響。對于這些因素，檔案管理人員需要做好相關(guān)的防護措施。對于雷擊、地震等因素，需要提起重視，盡可能防患于未然。檔案庫房的設計需要符合標準，同時(shí)需要定期檢查相關(guān)電器設備，避免電器超負荷運行，同時(shí)盡可能淘汰存在安全隱患的設備，避免出現不安全因素。
1.2電子檔案危機
當前檔案屬于信息化檔案管理的重要內容，是重要信息資源。電子檔案具有獨特的管理規范以及管理方式。以往的檔案管理都是依靠人工，但是電子檔案的管理需要借助于計算機信息系統才能實(shí)現。軟件和計算機的性能對檔案管理和文件處理的效率和質(zhì)量有著(zhù)直接影響，不兼容的應用軟件和計算機在生成文件的利用和交換中存在一定的困難因素。與此同時(shí)，對于電子檔案來(lái)說(shuō)，信息并不固定于特定的物理位置上的，所以沒(méi)有文件實(shí)體的概念。這種非實(shí)體化的特點(diǎn)，使得這些電子檔案的完整性存在問(wèn)題，缺乏紙質(zhì)檔案的真實(shí)性。所以，在電子檔案管理的具體環(huán)節中，需要引入完善的管理措施。同時(shí)，需要確保這些檔案的真實(shí)性，因為電子檔案都是容易修改并且不會(huì )留下痕跡的，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò )之后，文件的簽署和信息控制都需要應用專(zhuān)門(mén)的技術(shù)。在技術(shù)層面，電子檔案的管理離不開(kāi)計算機設備，不同格式的文件需要使用不同的軟件進(jìn)行查閱，電子文件具有的這些復雜性提升了管理的難度，在實(shí)際的檔案資料開(kāi)發(fā)、利用和管理方面都出現了一定的問(wèn)題。
2 信息化時(shí)代高校檔案管理的對策
2.1關(guān)注檔案管理信息化建設
對于高校管理層來(lái)說(shuō)，需要把檔案信息化建設當作學(xué)校的主要發(fā)展策略，并且明確當前的內部治理機構，把這方面的建設當成基礎工作內容。高校檔案管理信息化建設中，需要遵循先進(jìn)的理念和原則，否則難以發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢。所謂的頂層設計，包括結構設計以及功能設計。這里所說(shuō)的功能設計，涉及到學(xué)校的主要發(fā)展策略，需要遵循為師生服務(wù)的宗旨，統籌后勤保障、人事、科研以及教學(xué)方面的工作，這樣可以有效發(fā)揮檔案管理中心的作用，進(jìn)而建設重要的信息維護、處理、歸檔以及匯總平臺。這里所說(shuō)的結構設計，指的是依據當前的學(xué)校內部治理機構變革，明確當前的學(xué)校網(wǎng)絡(luò )系統架構，進(jìn)而合理配置相關(guān)資源、管理權限以及信息流服務(wù)。當前的實(shí)踐證明，建設有效的信息化管理制度，可以切實(shí)提升信息化發(fā)展水平，促進(jìn)信息化服務(wù)效率以及質(zhì)量的提升，進(jìn)而構建維護成本和運行成本較低的體制，這樣可以科學(xué)指導當前的檔案管理信息化工作。
2.2重視檔案管理的安全措施
在安全措施方面，需要制定嚴格和完善的檔案信息安全保密制度，進(jìn)而持續強化和培養從業(yè)人員的安全保密意識和安全防護水平。同時(shí)，高校需要引進(jìn)比較先進(jìn)的檔案管理系統，進(jìn)而落實(shí)嚴格的流程化處理機制，這樣可以把具體責任落實(shí)到每個(gè)人身上，進(jìn)而構建完善的監控機制，落實(shí)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò )安全管理策略。依據當前的電子檔案信息數據安全標準，在實(shí)際的數據使用和管理中，需要引入相應的權限。在實(shí)際的數據管理中，需要對數據審核、編輯、采集落實(shí)權限要求。在實(shí)際的數據查詢(xún)中，需要考慮到相關(guān)查閱者的具體查詢(xún)范圍、訪(fǎng)問(wèn)權限以及資格等等。
2.3構建數字化檔案信息庫
對于高校來(lái)說(shuō)，需要重視自身的檔案信息資源庫建設，要根據我國相關(guān)部門(mén)的檔案規定，明確相應的檔案工作要求以及檔案服務(wù)對象的實(shí)際需求，進(jìn)而明確檔案信息源端口，進(jìn)而采集信息。與此同時(shí)，學(xué)校功能拓展的過(guò)程中，需要加強對用戶(hù)端口的實(shí)際需求分析，進(jìn)而調整相關(guān)檔案信息的具體采集方向，構建特色鮮明的信息數據庫。這些檔案信息資源可以為學(xué)校的發(fā)展和改革服務(wù)，可以為當前的師生服務(wù)，可以切實(shí)提升學(xué)校的管理效率和質(zhì)量，在持續的維護、整理和保存過(guò)程中，可以形成學(xué)校的文化軌跡以及精神材料，進(jìn)而記錄學(xué)校在發(fā)展中的不同數據信息，成為學(xué)校文化建設的重要內容。這些檔案內容都是學(xué)�？沙掷m發(fā)展的基因文化庫。在當前的通信技術(shù)以及計算機網(wǎng)絡(luò )條件下，具有較快的速度以及較大的儲存容量，出現了許多信息處理的技術(shù)內容。網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的先進(jìn)性周期持續縮短，所以，信息網(wǎng)絡(luò )化的實(shí)際價(jià)值主要體現在信息資源的應用和建設層面上，需要加強在這個(gè)方面的信息資源建設投入[1]。
2.4提升管理人員管理理念
如今的社會(huì )背景下，信息化的發(fā)展趨勢已經(jīng)涉及方方面面，高校的教育管理也需要大量應用信息技術(shù)，高校檔案管理也需要跟隨發(fā)展的步伐，積極地創(chuàng )新和提升自身的檔案信息管理能力，這樣可以為學(xué)校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，有著(zhù)重要的意義。在實(shí)際工作中，應該完美結合信息技術(shù)和檔案管理工作，提升管理人員的管理理念屬于重要前提。當前背景下，許多高校的檔案管理者還是應用傳統的管理思路和模式，一些高校領(lǐng)導缺乏對于當前檔案管理工作的深度認識，僅僅片面完成相關(guān)的數據處理任務(wù)，檔案管理工作者受到傳統思想和體制的影響比較大，所以?xún)H僅把工作中心放到excel和word數據處理和編目方面，缺乏對于新服務(wù)方式和方法的規劃和思考。對于這些檔案管理者來(lái)說(shuō)，需要接受信息化管理思路的灌輸。學(xué)�？梢越M織針對性培訓，并且積極和各個(gè)院校進(jìn)行溝通和互動(dòng)，同時(shí)可以引入一些新技術(shù)。引入技術(shù)內容屬于重點(diǎn)培訓內容，如果條件允許的話(huà)，可以邀請專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員基于技術(shù)講解和思想方面的培訓和灌輸。
2.5加強檔案管理人員培訓
檔案管理人員的素質(zhì)，直接影響整體的檔案管理工作。因為一些檔案管理人員長(cháng)期缺乏必要的培訓，所以他們的素質(zhì)和能力無(wú)法適應當前的檔案管理工作。對于高校來(lái)說(shuō)，需要加強對他們的教育和引導，積極拓展這些人員的知識面，確保管理人員提升自己的技能和知識掌握程度，進(jìn)而了解微縮攝影、計算機網(wǎng)絡(luò )方面的知識，了解現代科技、管理、經(jīng)濟方面的業(yè)務(wù)技能。與此同時(shí)，還需要落實(shí)優(yōu)惠政策，鼓勵檔案管理人員積極學(xué)習相關(guān)知識，引導他們主動(dòng)地探索相關(guān)的工作內容，確保信息的快速更新，讓管理人員處于最佳工作狀態(tài)，進(jìn)而精通他們平時(shí)接觸的業(yè)務(wù)。如此一來(lái)，這些管理人員可以為高校的管理、科研以及教學(xué)等工作良好服務(wù)。
2.6積極引入數字化技術(shù)手段
當前的高校檔案管理中，存在管理內容繁瑣和管理方法比較落后的問(wèn)題。對于檔案管理中的儲存、記錄、快速檢索工作，需要投入大量的精力，消耗的物力和人力都比較多，而且工作的準確率也得不到保證。高�？梢苑e極引入信息技術(shù)，進(jìn)而構建專(zhuān)業(yè)的電子檔案庫，如果到了檔案記錄的特別時(shí)期，可以公開(kāi)進(jìn)行使用，指導學(xué)生自主完成自己的檔案，而后指導員進(jìn)行針對性審核，如果通過(guò)審核，可以記錄備案，檔案管理員則需要進(jìn)行統一整理。通過(guò)這種方式，可以減少檔案管理者的實(shí)際工作量，可以提升記錄的質(zhì)量，學(xué)生也可以全面了解自己的信息和數據，在實(shí)際填寫(xiě)中會(huì )比較認真。通過(guò)引入數字信息化技術(shù)，學(xué)生的個(gè)人信息可以對應二維碼或者條形碼等標識，如果用人單位或者學(xué)生想要查閱學(xué)生的信息，可以利用掃描的方式來(lái)了解相關(guān)信息，如果想要提升安全性，可以在相關(guān)信息查閱窗口設置密碼。
3 結束語(yǔ)
高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò )化和數字化是重要發(fā)展方向，屬于當前檔案事業(yè)發(fā)展的重要內容和組成，信息化建設屬于自身發(fā)展的必要工作內容。但是在實(shí)際的建設中，需要涉及多方面、多方位的工作，同時(shí)具有見(jiàn)效慢和投資多的問(wèn)題。對此，高校需要積極引入相關(guān)設備，更新管理思路和觀(guān)念，確保高校教育事業(yè)和檔案工作的同步發(fā)展和進(jìn)步。
參考文獻：
[1] 張莉莉.高校檔案信息化建設之安全問(wèn)題與完善策略[J].通化師范學(xué)院學(xué)報，2015，（12）：136- 138.
【信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機及對策探討論文】相關(guān)文章：
民生檔案管理存在的問(wèn)題及對策10-23
職稱(chēng)檔案信息化建設探討論文12-11
化學(xué)實(shí)驗教學(xué)存在的問(wèn)題及對策論文11-06
學(xué)前特殊兒童教育存在的問(wèn)題及對策論文10-28
探討我國護理人力資源的現狀及對策的論文10-15
中小企業(yè)戰略管理存在的問(wèn)題與對策研究的論文07-06
高校信息化管理中的人事管理論文10-26
- 相關(guān)推薦