職稱(chēng)檔案信息化建設探討論文
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摘要：職稱(chēng)改革是我國一項重要的人才選拔和激勵制度，關(guān)系到廣大專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的切身利益。從20xx年開(kāi)始，廣西率先在全國各省區中實(shí)行無(wú)紙化信息評審工作，取得了良好的效果，得到了專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的廣泛認可和支持。作為職稱(chēng)信息化改革的一個(gè)重要內容，檔案的信息化建設也被人們提上了日程。轉變觀(guān)念、加大資金投入，不斷提高從業(yè)人員的素質(zhì)，制定相應的標準，確保檔案信息的安全性是職稱(chēng)檔案信息化建設的關(guān)鍵。
關(guān)鍵詞：職稱(chēng)檔案信息化廣西途徑
1、引言
我國的職稱(chēng)改革已經(jīng)邁入了第二十六個(gè)年頭，近三十年來(lái)，這項政策在專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的選拔、激勵、使用等方面發(fā)揮了舉足輕重的作用。20xx年，經(jīng)過(guò)柳州市中小學(xué)教師系列的成功試點(diǎn)，20xx年開(kāi)始，廣西在全區范圍內實(shí)行職稱(chēng)信息化評審的改革。這是廣西在創(chuàng )新人才選拔制度方面進(jìn)行的一次有意義嘗試。從兩年的實(shí)踐來(lái)看，這項改革得到了廣大專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的認可和支持。作為信息化改革的一個(gè)重要內容，職稱(chēng)檔案的信息化建設也因此被提上了議程。
2、職稱(chēng)檔案信息化的含義
2.1職稱(chēng)檔案的內容
職稱(chēng)檔案是指各單位在開(kāi)展職稱(chēng)評審、職稱(chēng)考試、職稱(chēng)聘任等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖標、音像等不同形式的記錄資料。1主要內容包括各級人事職改部門(mén)的文件及通知、參評對象的各類(lèi)表格（如評審表、認定表、重新確認表）、各類(lèi)佐證材料、職稱(chēng)證書(shū)等。
2.2檔案信息化建設的含義
檔案信息化建設是指利用數據庫技術(shù)、數據壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、音像文件等傳統介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數據庫。2職稱(chēng)檔案的信息化建設是指在職稱(chēng)信息化改革的背景下，利用各種技術(shù)手段，將各類(lèi)紙質(zhì)的職稱(chēng)文件或其它傳統的佐證材料轉化成電子檔案數據，并通過(guò)一定的數據庫技術(shù)實(shí)現對檔案信息的管理和利用。
3、職稱(chēng)檔案信息化建設的必然性
3.1傳統職稱(chēng)檔案管理存在的問(wèn)題
3.1.1費時(shí)、費力、費錢(qián)
以廣西高校教師系列為例，申報高級職稱(chēng)的紙質(zhì)材料往往包括一式四份的評審表（16K紙雙面打�。�、一式二十五份的推薦大表（A3紙打�。�、代表作原件一份、各類(lèi)證書(shū)或證明材料復印件一式一份等。為了能夠提供齊全的材料，參評對象往往需求提前半年收集材料并分類(lèi)匯總；此外，由于高校教師的教育科研業(yè)績(jì)相對突出，一個(gè)參評對象完整的紙質(zhì)申報材料往往重達2～3斤，一個(gè)高校一年的職稱(chēng)材料的搬運很有可能會(huì )需要使用到微型的面包車(chē)，光憑職改工作人員來(lái)搬運是不現實(shí)的；再次，由于絕大部分申報材料提供的是復印件，使用到的復印紙多達幾百張，這無(wú)形中也會(huì )給參評對象帶來(lái)不小的經(jīng)濟負擔。
3.1.2檔案材料真實(shí)性無(wú)保證
近年來(lái)，職稱(chēng)工作的社會(huì )關(guān)注度越來(lái)越高，一方面是因為職稱(chēng)事關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的切身利益，另一方面是因為在職稱(chēng)評審中出現了不少材料造假的案件，破壞了職稱(chēng)評審原本的公平性。極少數申報對象利用紙質(zhì)復印件材料不容易讓人察覺(jué)的缺陷，在職稱(chēng)評審中獲利，使人們對職稱(chēng)評審的公平、公開(kāi)和公正，產(chǎn)生了懷疑。
3.1.3檔案材料利用率不高
檔案的最終目的是利用。一份參評對象的職稱(chēng)材料，既是該同志基本情況的概述，也是該同志幾年甚至是幾十年來(lái)業(yè)績(jì)成果的一個(gè)總結，具有較大的利用價(jià)值。然而，長(cháng)期以來(lái)，很多人存在一種落后和錯誤的觀(guān)點(diǎn)：職稱(chēng)材料只是在申報評審時(shí)才有用，如果通過(guò)評審了，則職稱(chēng)材料的存檔或利用就顯得可有可無(wú)。這種觀(guān)念導致人們將職稱(chēng)檔案把其佐證材料功能與日后的使用功能分離開(kāi)來(lái)，再加上相關(guān)單位職改辦部門(mén)保存的材料中主要是以評審表為主，其它申報材料一般如數退還給申報者本人。因此，大部分參評對象的職稱(chēng)檔案實(shí)際上利用的程度非常低，形成了所謂的信息孤島。
3.2職稱(chēng)檔案信息化建設的必然性
3.2.1省時(shí)、省力、省錢(qián)
隨著(zhù)北部灣經(jīng)濟開(kāi)發(fā)區的建設及中國―東盟自由貿易區的建成，廣西正處在歷史上最佳的發(fā)展時(shí)期，為廣西專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的發(fā)展壯大提供了千載難逢的大好機遇。以教師系列為例，20xx年全區申報高級職稱(chēng)的教師人數只有900多人，而20xx年的申報人數超過(guò)了6000人，申報人數增長(cháng)了6倍。假設每份紙質(zhì)申報材料的重量平均在2～3斤，則其總重量將高達幾頓，這將給檔案的使用和保管帶來(lái)極大的困難。而采用無(wú)紙化申報后，將大大簡(jiǎn)化職稱(chēng)檔案材料的制作時(shí)間和成本。一般情況下，某個(gè)單位或個(gè)人只需要具備一臺電腦、一個(gè)掃描儀或數碼照相機、一個(gè)移動(dòng)硬盤(pán)就能夠滿(mǎn)足大部分職稱(chēng)信息化佐證材料的制作、上報、保管和利用的要求。
3.2.2人才的流動(dòng)性增強，對職稱(chēng)檔案的使用提出了更高的要求
隨著(zhù)國家事業(yè)單位崗位設置改革政策的實(shí)施，很多專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員逐漸擺脫了原來(lái)鐵飯碗、大鍋飯的思想束縛，人才的流動(dòng)日益頻繁，這就要求職稱(chēng)評審的任務(wù)不單單是選拔人才，更要利用好人才。而利用好人才的一個(gè)基本前提，就是要掌握人才的各項基本情況，而職稱(chēng)檔案正好具備了這樣的功能。再加上信息化評審后，檔案的信息更加便于檢索、利用、傳遞、保管，相比傳統的職稱(chēng)檔案而言，具有更大的利用價(jià)值。
3.2.3電子設備的普及和信息化技術(shù)的進(jìn)步為檔案信息化建設提供了物質(zhì)保障
幾年前，當計算機、數碼相機、移動(dòng)硬盤(pán)等電子設備對于國內絕大多數的消費者、甚至是單位來(lái)說(shuō)都是一種奢侈品時(shí)，信息化建設因缺乏基本的載體而只能是一種奢望。而今，筆記本電腦、數碼相機、移動(dòng)硬盤(pán)、復印機、掃描儀等電子設備早已進(jìn)入了尋常百姓家，即便是在一些條件比較艱苦的山區或者鄉鎮，也具備了制作信息化職稱(chēng)檔案的基本設備；其次，信息化技術(shù)的進(jìn)步為職稱(chēng)檔案的使用變得更加的便利。如網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展解決了多人同步電子檔案上傳或下載的帶寬問(wèn)題，加密碼認證技術(shù)解決了檔案材料的安全性問(wèn)題等。
4、職稱(chēng)檔案信息化建設的探討
4.1轉變觀(guān)念，加大投入
作為一個(gè)新生事物，職稱(chēng)檔案信息化建設的發(fā)展之路不可能一帆風(fēng)順。與傳統紙質(zhì)檔案管理相比，信息化建設面臨設備的使用和維護更加復雜、前期投入的經(jīng)費更大、技術(shù)的學(xué)習和掌握更難等現實(shí)問(wèn)題，再加上人們接受一個(gè)新生的事物普遍需要一個(gè)較長(cháng)的過(guò)程，致使在實(shí)踐當中出現檔案信息化建設跟不上職稱(chēng)信息化改革步伐的征兆。究其原因，主要由于很多單位的領(lǐng)導或職改工作人員不重視導致的。片面追求職稱(chēng)評審的通過(guò)率，突擊性的階段性工作，無(wú)固定的工作人員等方面的原因使得職改工作在很多單位得不到應有的重視，職稱(chēng)檔案的管理更加容易被人忽視。只有相關(guān)單位加大對職稱(chēng)信息化建設的投入，轉變人們的觀(guān)念，把要我建變?yōu)槲乙�，才能為職稱(chēng)檔案信息化的建設爭取到更為有利的發(fā)展條件。
4.2提高從業(yè)人員素質(zhì)
職稱(chēng)檔案的利用率大小，關(guān)鍵在于職改工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。以往紙質(zhì)材料階段，職改工作人員只需在評審會(huì )結束后將相關(guān)的評審文件和紙質(zhì)的評審表歸檔保管即可。而信息化以后，職改工作人員既要指導申報對象如何制作信息化的檔案材料，又要負責信息材料的整理、匯總、上報和保管，工作量明顯增加了；其次，信息化后職改工作人員的工作難度也增加了，要求他們不僅懂得基本的電子設備使用和維護的方法，且需要學(xué)習掌握網(wǎng)絡(luò )傳輸、數據庫、繪圖軟件等計算機軟件的技能�？梢�(jiàn)，只有不斷提高職改工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能為職改檔案信息化建設提供必要的智力支持。而要提高職改工作人員信息化管理能力，可以考慮以下兩種方法：（1）加強崗位技能培訓。采取集中學(xué)習和自學(xué)相結合的方式，對所有職改工作人員特別是缺乏相關(guān)信息化管理知識的人員進(jìn)行培訓；（2）參加各種計算機或信息化方面繼續教育的培訓。必要的繼續教育能夠防止職改工作人員知識的老化，開(kāi)拓他們的視野，調整他們的知識結構，提高他們的素質(zhì)。
4.3制定標準、安全第一
信息化標準的制定和信息的安全性保障是信息化建設的兩個(gè)核心問(wèn)題。如果沒(méi)有相對統一的制作標準作為指導，那么不同單位的信息化檔案之間的就有可能出現較大的差異性，不利于檔案信息的相互傳遞或者使用；其次，安全性問(wèn)題是職稱(chēng)檔案信息化建設的另一核心問(wèn)題，由于檔案中大量涉及單位或個(gè)人的信息，假如保管不當，極有可能給當事人帶來(lái)物質(zhì)上或經(jīng)濟上的損失。因此，制定統一的標準，確保信息的安全就顯得十分的迫切。標準的制定可以掌握以下兩個(gè)原則：（1）不違反規定的原則。即根據現有的相關(guān)檔案管理的法律法規制作檔案信息化的要求；（2）普遍性與特殊性相結合。即各單位、各部門(mén)既要在服從上級人事職改部門(mén)有關(guān)職稱(chēng)檔案信息化建設指導意見(jiàn)的基礎上，根據本單位的實(shí)際制定切實(shí)可行的方案和措施。其次，檔案信息化的安全性問(wèn)題可以通過(guò)限制訪(fǎng)問(wèn)策略（如網(wǎng)絡(luò )防火墻設置、網(wǎng)絡(luò )訪(fǎng)問(wèn)權限設置、加密狗設置等）及物理安全設置等方法解決。
總之，信息化是當今社會(huì )發(fā)展的一大趨勢，職稱(chēng)檔案信息化建設必將隨著(zhù)職稱(chēng)信息化改革的深入而顯得更加的迫切。廣大職改工作人員需要克服前進(jìn)道路上面臨的各種困難，才能使職稱(chēng)工作在經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻：
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