計算機信息管理論事業(yè)單位人事檔案管理數字信息化論文

　　摘要：進(jìn)入21世紀以來(lái)，以計算機和網(wǎng)絡(luò )為載體的現代檔案管理技術(shù)正以銳不可當之勢沖擊目前傳統的事業(yè)單位人事檔案管理工作，人事檔案管理的方式和方法面臨著(zhù)嚴峻的挑戰。

　　關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;數字信息化

　　進(jìn)入21世紀以來(lái)，以計算機和網(wǎng)絡(luò )為載體的現代檔案管理技術(shù)正以銳不可當之勢沖擊目前傳統的人事檔案管理工作，事業(yè)單位人事檔案管理的方式和方法也面臨著(zhù)越來(lái)越嚴峻的挑戰。計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的廣泛應用也使人事檔案管理數字信息化發(fā)展迎來(lái)了前所未有的機遇和春天。用現代化的手段做好新時(shí)期的工作，這既是新時(shí)期人事檔案管理工作的需要，也是數字信息化時(shí)代工作的必然要求。

　　一、檔案管理數字信息化勢在必行

　　(一)傳統的檔案管理越來(lái)越不適應信息時(shí)代化的要求

　　人事檔案是傳統的人事工作重要組成部分，目前在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，仍以紙質(zhì)介質(zhì)作為唯一保存人事檔案的方式，用計算機來(lái)進(jìn)行輔助傳統檔案管理。傳統的人事檔案管理模式，由于耗費大量的人力物力，已不能適應當今社會(huì )發(fā)展和不斷深化的事業(yè)單位體制改革的需求。人事檔案數字信息化建設是人事檔案管理工作改革創(chuàng )新的突破口，改革創(chuàng )新人事檔案管理新模式已成當務(wù)之急，這是時(shí)代發(fā)展潮流的趨勢。并且計算機替代人事檔案管理工作已成必然。

　　(二)當今時(shí)代的物資條件和科技為檔案管理數字信息化提供了載體

　　人事檔案實(shí)行計算機的管理后，利用計算機、掃描儀等現代化專(zhuān)業(yè)設備和現代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過(guò)相應的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成電子數據資料，并對檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)、提取、分析、加工，實(shí)現人事檔案紙質(zhì)數據與電子數據格式并存。數字檔案更易于長(cháng)期保存、查詢(xún)、修改，提高人事信息管理的利用率及時(shí)效性、準確性，降低了檔案管理的成本。

　　通過(guò)計算機在檔案信息數據庫中檢索系統中存在的數據，根據指定條件，可快速、便捷提取所需要的數據和信息，還可采用現代計算機網(wǎng)絡(luò )通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò )檢索，進(jìn)一步提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量。

　　通過(guò)網(wǎng)絡(luò )可以把不屬于保密范圍的檔案信息，進(jìn)行信息資源的有效共享，向社會(huì )提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù);并可以用網(wǎng)絡(luò )化傳遞檔案信息，大大提高檔案的利用效率。

　　二、目前推行人事檔案管理數字信息化的限制因子

　　(一)人事檔案管理規章制度和管理體制建設滯后，數字信息化建設存在制度缺陷

　　人事檔案管理規章制度到目前為止，除了1996年重新修訂的《檔案法》外，僅剩下1999年中組部重新修訂頒發(fā)的《干部檔案工作條例》。兩部法律法規從修訂至今也已經(jīng)過(guò)去十余年了，里面的內容只字未變，而社會(huì )發(fā)展卻是翻天覆地的變化。因受當時(shí)發(fā)展實(shí)際所限，兩部法律法規對檔案管理信息化不曾提及。當前社會(huì )的發(fā)展為我們提供了信息化發(fā)展的環(huán)境和物質(zhì)基礎，而我們?yōu)榻窈箝_(kāi)展建設人事檔案管理信息化的工作，由于缺乏相關(guān)法律法規及國家標準和行業(yè)標準等相關(guān)規范為指導，人事檔案管理信息化工作需要相對較長(cháng)時(shí)間的發(fā)展直至成熟完善的過(guò)程。

　　(二)人事檔案管理人才隊伍不穩定，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高，觀(guān)念封閉

　　一是目前從事人事檔案管理的人員，多是身兼數職，對人事檔案管理工作精力投入也十分有限。且絕大多數都是“半路出家”，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓，缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識。加之，人員變動(dòng)頻繁，新手多、業(yè)務(wù)生;給人事檔案管理工作帶來(lái)了困難。

　　二是檔案管理人員中普遍存在學(xué)歷偏低、年齡偏大，對認識新生事物上普遍偏慢。新知識、新技術(shù)的引用和應用，在接受程度上也存在較大的困難。

　　三是目前人事檔案管理人員有部分是從事人事檔案管理工作多年，且有著(zhù)豐富工作經(jīng)驗，而他們往往又是檔案管理工作的負責人或一線(xiàn)工作人員。他們對檔案管理卻還停留在傳統的管理觀(guān)念上，較為因循守舊、固步自封，知識更新緩慢;對先進(jìn)的檔案管理理念的引用和新技術(shù)應用缺乏足夠的認識。

　　(三)建設資金投入十分有限，推進(jìn)信息化工作舉步維艱

　　如果要進(jìn)行檔案管理信息化工作，從硬件到軟件，都需要較大投入。絕非添置幾臺計算機、幾部打印機就能完成人事檔案管理信息化的。人事檔案管理信息化是一個(gè)系統的工程，需要專(zhuān)門(mén)的建設資金投入，初期的硬件設施和專(zhuān)業(yè)化設備方能達到相應的標準和要求。同時(shí)需要完善規章制度建設、開(kāi)發(fā)人事檔案管理信息化系統、培養能夠勝任此項工作的人員。這些工作的推進(jìn)都離不開(kāi)資金的投入，而財政難以劃撥專(zhuān)項資金供基層單位進(jìn)行此項工作的開(kāi)展，所需資金也只能由單位自行籌措。在基層單位開(kāi)展的所有工作中，檔案管理工作多處于從屬地位;這樣的現狀決定了資金投入力度和建設進(jìn)度，檔案管理信息化工作的推進(jìn)也必將是艱難歷程。

　　三、推進(jìn)人事檔案管理數字信息化的對策

　　(一)完善檔案管理信息化的頂層制度設計和相應法規建設

　　目前人事檔案管理需要相應的法律環(huán)境和有力的法律保護，人事檔案管理工作數字信息化的開(kāi)展更需要法律法規的保駕護航。依據相關(guān)法律法規和規章制度，才能制定人事檔案管理信息化工作的長(cháng)遠規劃，建立起相應完整配套的管理制度和操作細則，使人事檔案信息化工作有章可循。同時(shí)以此為契機加大檔案管理數字信息化的宣傳力度，引起各級部門(mén)和領(lǐng)導的高度重視，創(chuàng )造一個(gè)良好的社會(huì )輿論氛圍，為信息化工作的順利展開(kāi)提供一個(gè)有利的大環(huán)境。

　　(二)學(xué)習引進(jìn)當今檔案管理的先進(jìn)理念，穩定檔案管理人才隊伍，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

　　盡管先進(jìn)技術(shù)引用對信息化的構建起著(zhù)非常重要的作用，而人仍舊是決定的首要因素，檔案管理人員素質(zhì)的高低和管理信息化意識的培養是檔案信息化的關(guān)鍵因素。這就需要培養一支高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化、穩定的人才隊伍，要讓目前的管理工作人員由兼職向專(zhuān)職轉變。

　　隨著(zhù)信息化的普遍應用，這對檔案管理人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求，要不斷增強數字信息化的管理意識，培養檔案數字信息化管理的能力。同時(shí)還要加強業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識學(xué)習，加強計算機實(shí)際操作能力，提高自身綜合素質(zhì)能力;努力成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結構的復合型人才。

　　此外，鑒于人事檔案管理工作的特殊性，需要不斷加強對檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使之具有較高的政治思想覺(jué)悟、政治敏銳性和良好的職業(yè)道德。

　　(三)解開(kāi)資金短缺困境，要從改革創(chuàng )新檔案管理模式著(zhù)手，探索新時(shí)期檔案管理數字信息化模式

　　目前的人事檔案管理模式是相對集中管理，基本上由基層單位或上級主管單位管理。管理規模決定了資金投入的規模。為基層管理的幾百本人事檔案去配備專(zhuān)職人員和專(zhuān)業(yè)的設施及裝備等，以建設檔案管理數字信息化缺乏可行性。管理人事檔案較之其他工作，不易取得明顯的成績(jì)，更不能直接創(chuàng )造經(jīng)濟效益;因此不易引起領(lǐng)導重視，故單位難以投入較多資金發(fā)展檔案管理數字信息化。

　　改變現有困境首先就要從打破現有管理模式開(kāi)始，將人事檔案相對集中管理變?yōu)榻^對集中管理，成立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理機構，積沙成塔，將原先各部門(mén)管理幾百本變?yōu)榧�中管理上萬(wàn)本甚至上十萬(wàn)本人事檔案。管理規模的變大，專(zhuān)職人員、軟硬件設施等的配備，由原來(lái)從屬工作變?yōu)橹饕�工作后，勢必�?huì )得到上級組織部門(mén)和領(lǐng)導關(guān)注，由此能逐步爭取到相應的建設資金投入。

　　前期若能靠財政或專(zhuān)項資金投入建成后，后期則可探討按市場(chǎng)經(jīng)濟運行規律進(jìn)行部分市場(chǎng)化運作，而非太過(guò)于商業(yè)化。因為過(guò)分商業(yè)化運作，可能會(huì )導致內部人員從中販賣(mài)人事檔案信息非法獲利或滋生其它非法交易，這樣會(huì )直接威脅檔案信息數據安全。

　　如何能讓新的管理模式即能適應當前數字信息化工作的需求，又能滿(mǎn)足市場(chǎng)經(jīng)濟的運行規律，將二者科學(xué)有機的統一起來(lái)，還需要廣大有識之士一起去探索。

　　綜合以上情況，事業(yè)單位人事檔案管理模式數字信息化的建設對深化事業(yè)單位體制改革和實(shí)現檔案管理社會(huì )化服務(wù)有著(zhù)非常深遠的現實(shí)意義。要緊跟時(shí)代的潮流積極創(chuàng )造和利用現有條件，盡快對現有事業(yè)單位檔案管理模式進(jìn)行根本的變革，爭取早日將人事檔案管理的數字信息化建設進(jìn)程納入正軌。

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