事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題及對策論文
摘 要：信息化是當今社會(huì )發(fā)展的趨勢，信息化的社會(huì )對檔案管理工作提出了新的要求和挑戰，社會(huì )的快速發(fā)展和信息需要量的增加都使得檔案管理工作必須進(jìn)行改革，才能夠適應當前社會(huì )發(fā)展的需求。本文對事業(yè)單位當前管理檔案的工作中的問(wèn)題進(jìn)行了相應的分析，并提出解決問(wèn)題的對策。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；存在問(wèn)題；對策分析
檔案價(jià)值是對檔案作用的具體表現，文件資料收集的越是完整和齊全，越能夠保證檔案價(jià)值的實(shí)際作用。根據我國檔案行業(yè)的執行標準對檔案的具體概述為：“國家部門(mén)、社會(huì )機構以及個(gè)人的行為活動(dòng)在社會(huì )發(fā)展過(guò)程中形成的具有記錄價(jià)值的歷史事件�！睂τ跉v史事件的記錄具有廣泛的意義：其中包括文件資料、影像錄音以及圖紙等。也可以說(shuō)，檔案是社會(huì )活動(dòng)或者個(gè)人活動(dòng)在社會(huì )環(huán)境中直接形成的具體信息。
一、存在的問(wèn)題分析
非專(zhuān)業(yè)性：事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，相關(guān)的管理人員并不具備相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識和管理技能，甚至有一部分事業(yè)單位聘請非專(zhuān)業(yè)的人員對檔案進(jìn)行管理，其不專(zhuān)業(yè)性會(huì )給檔案管理工作帶來(lái)巨大的影響。工作態(tài)度不端正：在一定程度上，事業(yè)單位的總體發(fā)展水平取決于單位中工作人員的工作狀態(tài)和工作態(tài)度，積極的工作態(tài)度能夠對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用。因此，參與檔案管理的人員也應當以此標準進(jìn)行衡量，需要具有良好的工作狀態(tài)和態(tài)度，然而在實(shí)際的管理工作當中，多數的檔案管理人員都沒(méi)有對檔案實(shí)行及時(shí)的更新和整理，甚至抱著(zhù)敷衍了事的消極工作態(tài)度，也并不具備相應的事業(yè)責任心，對于管理過(guò)程遇到的問(wèn)題也沒(méi)有通過(guò)良好的耐心去進(jìn)行解決，這樣的工作狀態(tài)和態(tài)度給檔案管理工作帶來(lái)了較大的負面影響，甚至影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展情況。離職影響：隨著(zhù)社會(huì )的不斷發(fā)展，一部分人會(huì )在社會(huì )職場(chǎng)中對自己的工作進(jìn)行變換，也是俗稱(chēng)的跳槽，鮮有人能夠始終都在同一家單位進(jìn)行任職，除了個(gè)人原因而選擇離職，一些事業(yè)單位中由于借調和掛職培訓等，也會(huì )產(chǎn)生人員的流動(dòng)，除此之外，就是內退、退休和一些突發(fā)情況，如重大疾病等，導致人員離開(kāi)其原本的崗位。這些情況都會(huì )導致事業(yè)單位中人員產(chǎn)生較大的流動(dòng)性，進(jìn)而影響檔案管理工作的正常開(kāi)展。有的管理人員在離職時(shí)并沒(méi)有進(jìn)行相應的交接工作，導致一部分人員的檔案成為了死檔和棄檔，在一定程度，這種檔案的出現會(huì )給事業(yè)單位帶來(lái)?yè)p失，并且所失去的寶貴檔案資料也無(wú)法通過(guò)金錢(qián)來(lái)進(jìn)行彌補。
二、對策分析
一部分事業(yè)單位對當前所擁有的檔案并不能進(jìn)行有效的利用，導致檔案在檔案室內長(cháng)期的擺放和閑置，檔案留存所具有的價(jià)值并沒(méi)有被發(fā)揮出來(lái)。同理，一些事業(yè)單位利用檔案只是停留在表面，而并沒(méi)有深層次地進(jìn)行拓展，檔案管理所具有的價(jià)值被埋沒(méi)，最后檔案仍舊是被閑置于存放室內，失去了檔案管理的意義。因此必須對檔案管理工作常見(jiàn)的一些問(wèn)題進(jìn)行良好的解決，措施如下。（一）加大培訓力度。事業(yè)單位應當對相關(guān)的工作人員進(jìn)行管理工作的定期培訓，讓管理人員能夠充分意識到檔案管理工作的重要性和現實(shí)意義，檔案是對人類(lèi)真實(shí)活動(dòng)的記錄，是人們認識客觀(guān)規律的主要依據。根據檔案資料能夠很好地了解歷史事實(shí)，把握現在的社會(huì )生活。檔案是人們從事社會(huì )活動(dòng)的真實(shí)記錄和文化保存，具有特定的文化價(jià)值以及利用價(jià)值，是人類(lèi)對歷史強而有力的考察證據，檔案文化不僅有利于當代子孫的發(fā)展，其所蘊含的價(jià)值財富遠遠超越了其它文獻資料。因此，管理人員必須具有積極的工作態(tài)度，針對存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和解答，幫助管理人員具有一定程度的管理專(zhuān)業(yè)性。（二）明確工作交接。事業(yè)單位要對管理檔案的工作進(jìn)行改進(jìn)，制定相應的工作制度，并進(jìn)行明確的規定，將工作內容落實(shí)到細節之中，對管理工作中可能出現的紕漏和問(wèn)題進(jìn)行有效地避免和控制。當管理檔案的人員由于內部或外部的原因需要離職時(shí)，在其離職前應當根據人員的個(gè)人意愿和其他人員的意愿，競聘出新一任的管理工作人員，兩者之間要做好相應的交接工作，包括檔案的數量、存放位置、查閱制度、更新周期等工作內容，并且離職的管理人員要留下真實(shí)有效的聯(lián)系方式，便于在日后的管理工作中出現問(wèn)題或疑問(wèn)，能夠及時(shí)地與其進(jìn)行聯(lián)系，對相關(guān)的問(wèn)題進(jìn)行有效的解決。（三）充分利用檔案。為了對檔案的管理工作進(jìn)行改善，要對相關(guān)檔案進(jìn)行良好的保存，對管理人員的工作態(tài)度和狀態(tài)進(jìn)行積極的提升，定期對檔案和存放檔案的儲存室進(jìn)行查看，如果發(fā)現存在破損或污損等現象，要對其進(jìn)行及時(shí)的解決和補救，并找到問(wèn)題的根源進(jìn)行有效地處理。檔案管理工作并不像所表現的那樣簡(jiǎn)單，事實(shí)上其包含較多的工作內容，為了對檔案進(jìn)行良好的管理，相關(guān)的管理工作人員必須具備充足的耐心對檔案進(jìn)行保管和管理。事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行利用的過(guò)程中，存在一定程度的欠缺，其并沒(méi)有較高的利用效率，因此相關(guān)的事業(yè)單位必須對現有的檔案實(shí)行良好的利用，對利用效率進(jìn)行提高，使檔案能夠在日常工作中提供幫助，充分發(fā)揮其具有的作用。事業(yè)單位要對當前擁有的檔案進(jìn)行良好的利用，提升對管理工作的重視程度，對檔案進(jìn)行定期的查看和翻閱，對相關(guān)的信息在檔案中進(jìn)行查找，為事業(yè)單位的發(fā)展提供相應的幫助。
結語(yǔ)
綜上所述，當前社會(huì )處于一個(gè)快速發(fā)展的狀態(tài)中，對信息量有著(zhù)巨大的需求，因此必須對當前的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，解決其中存在的問(wèn)題，使檔案能夠充分發(fā)揮其作用，更好地為事業(yè)單位的日常工作所服務(wù)，為企業(yè)的發(fā)展提供幫助。
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