淺談檔案管理質(zhì)量提升的論文

　　摘要：無(wú)論是機關(guān)單位還是私人企業(yè)，檔案的管理工作都是企業(yè)信息記錄和獲取相關(guān)決策依據的關(guān)鍵工作。隨著(zhù)檔案的重要性逐漸被人們所重視和了解，企業(yè)都想方設法的運用先進(jìn)的管理方法不斷完善檔案管理的規章制度，借此來(lái)提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量水平。檔案記載的信息資料全面而富含價(jià)值，領(lǐng)導的決策和管理層的重要規劃設計，都需要對業(yè)務(wù)事項和以往經(jīng)驗進(jìn)行回顧和總結，因此檔案管理工作需要進(jìn)一步的優(yōu)化和完善。

　　關(guān)鍵詞：機關(guān)單位；檔案管理；優(yōu)化；完善

　　檔案管理是一種基礎性工作，其關(guān)鍵意義在于能夠承載企業(yè)和單位發(fā)展各項規劃和設計任務(wù)，提供真實(shí)可靠、全面細致的信息資料。由于管理層的高度重視，決策也需要來(lái)自檔案信息管理方面的重要支持，檔案就擁有了一定的權威性，能夠為人們所注重，對其重要性愈加的了解和關(guān)注。筆者根據自己在檔案管理崗位上得到的一些工作經(jīng)驗，從幾個(gè)方面論述一下提高和優(yōu)化檔案管理的具體措施，希望能與更多的檔案管理工作人員分享成功的經(jīng)驗。

　　1傳統檔案使用方式和管理思想的轉變

　　檔案的實(shí)用性在傳統的思想概念里是存在質(zhì)疑和不解的，很多企業(yè)和單位只是把檔案信息整理后，分門(mén)別類(lèi)的保管在檔案柜里，管理人員也是在定期的檢查和打掃中才會(huì )翻動(dòng)一下過(guò)往的檔案，檔案的實(shí)用性幾乎被人們遺忘，其真實(shí)大量的歷史數據資料和豐富的發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)驗教訓無(wú)一例外的被束之高閣，企業(yè)和單位的工作得不到綜合全面的分析和整合，缺少了穩健可靠的環(huán)節，在處理眾多事物時(shí)沒(méi)有借鑒豐富、寶貴的經(jīng)驗，導致很多事務(wù)進(jìn)展緩慢，工作效率低下。如今檔案管理的改革被提上日程，企業(yè)和單位的管理決策的討論材料和依據更多的取材于檔案，對于檔案的管理思想也逐漸發(fā)生了根本性的變化，檔案不再是塵封在檔案柜里的歷史資料，而是提供經(jīng)驗的實(shí)用性資源，很多企業(yè)和單位都將檔案當作是寶貴的信息來(lái)源，積極的搜集、整理和儲備。相應檔案管理工作也被激發(fā)帶動(dòng)，形成規范化的管理機制，作為檔案管理人員也要掌握分析材料信息，整合信息的能力，管理人員的積極的工作態(tài)度不可同日而語(yǔ)。

　　2加大檔案管理改革開(kāi)放程度，拓寬檔案作用范圍

　　檔案管理在服務(wù)上應由封閉型向開(kāi)放型轉變，尤其要清晰地意識到新時(shí)期檔案工作的覆蓋面會(huì )更寬、受眾更廣，體現出更強的社會(huì )性、全民性和公益性。一是檔案利用不再局限于工作查考和學(xué)術(shù)研究，越來(lái)越多的普通公民為掌握信息或維護自身合法權益走進(jìn)檔案館、登錄互聯(lián)網(wǎng)。這就要求盡快建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系。二是檔案事業(yè)只有走出神秘象牙塔，聯(lián)系于社會(huì )、根植于大眾、服務(wù)于現實(shí)，才能有廣闊的發(fā)展空間。這就要求改變目前檔案資料“鎖在深閨人不識”的狀況，積極履行政府信息公開(kāi)職責，通過(guò)規范有序地公開(kāi)檔案目錄、卷宗，舉辦陳列展覽等有效形式，使社會(huì )各界與人民群眾更多地了解、利用檔案資源。三是要優(yōu)化檔案服務(wù)措施，方便人們查閱利用。這就要求做好與群眾關(guān)系密切的民生檔案以及社會(huì )文化檔案等工作，及時(shí)公開(kāi)有關(guān)信息，使檔案工作更加貼近群眾、便民利民。四是要改進(jìn)服務(wù)方式，探索發(fā)展諸如信息導航服務(wù)、增值服務(wù)、推送服務(wù)等以用戶(hù)為中心的檔案服務(wù)新模式。

　　3注重檔案管理人員的素質(zhì)和形象

　　檔案管理工作枯燥、繁瑣，因此在大多數人的認知中，檔案管理工作不僅負擔重，且沒(méi)有前途。特別是在一些公立機關(guān)單位中，檔案管理工作者晉升空間則不大，且晉升難度相對較高。因此很多機關(guān)單位檔案管理人員都多半為實(shí)習人員，或者臨時(shí)聘用人員，在編制內的正式職工則相對較少。正因如此，當前大多數機關(guān)單位檔案管理人員都存在學(xué)歷低、工作經(jīng)驗少、專(zhuān)業(yè)技能欠缺等問(wèn)題，所以機關(guān)單位檔案管理的優(yōu)化還需進(jìn)一步提高管理人員專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)�；�于此，一是機關(guān)單位要重視對現有檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識的培訓，鼓勵其加強繼續教育，定期對其展開(kāi)培訓，并且注重培訓工作的針對性，結合管理人員自身實(shí)際情況制定專(zhuān)業(yè)性強、針對性強以及可行度高的培訓計劃。二是結合員工結構情況，為檔案管理人員創(chuàng )設繼續教育條件，不僅要重視提高其專(zhuān)業(yè)知識水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。三是引入具有信息化技術(shù)知識背景的檔案管理人員，提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員政策待遇、生活待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，全面提高管理人員綜合素質(zhì)。四是作為檔案管理工作者，其新形象就是知識領(lǐng)域工作者的高修養、高情操以及檔案服務(wù)部門(mén)應有的氣質(zhì)與風(fēng)范。五是為滿(mǎn)足檔案發(fā)展的需求，檔案管理工作者必須拓寬自身的知識面，以時(shí)不我待的精神學(xué)習新的技能，掌握相關(guān)領(lǐng)域知識，不斷創(chuàng )新管理理念，從具體的管理、服務(wù)和制度等多個(gè)方面去努力，以期適應檔案學(xué)科最新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

　　4倡導新技術(shù)和新機制融入檔案管理工作

　　以往機關(guān)事業(yè)單位檔案多為紙制檔案，在管理上也通常都是采用手動(dòng)管理，不僅需要占據大量空間位置，檔案還極易受潮、損壞，不利于的保存和二次利用，使得機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率始終難以提升，因此機關(guān)事業(yè)單位必須加強檔案管理的現代化建設。一是提高檔案管理的信息化程度，借助先進(jìn)科技方法建立電子檔案，利用視頻、文字、條碼及射頻技術(shù)對機關(guān)單位檔案進(jìn)行備份。二是創(chuàng )新機關(guān)事業(yè)單位檔案管理技術(shù)優(yōu)點(diǎn)是方便、辯解，不僅能夠借助服務(wù)器直接進(jìn)行檔案收集、歸類(lèi)、儲存，且檔案不易受環(huán)境影響，更利于檔案的保存。三是借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理還有利于檔案的二次利用，為檔案利用者提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。四是借助現代科技手段可以進(jìn)行檔案建檔、識別、輸入、輸出、存儲及檔案總結分析等，讓檔案管理人員從傳統繁瑣檔案工作中解脫出來(lái)，大大提高檔案管理工作效率，從而騰出更多時(shí)間為單位、甚至為社會(huì )提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，真正使檔案信息資源共享工作落在實(shí)處。

　　5結論

　　機關(guān)事業(yè)單位檔案管理是一項長(cháng)期的、任重而道遠的工作，單位領(lǐng)導，尤其是單位具體分管領(lǐng)導必須高度重視，切實(shí)認識到檔案管理對單位發(fā)展的重要意義，積極引導檔案管理人員樹(shù)立工作信心，擺正位置，全身心做好崗位工作，同時(shí)要有的放矢組織協(xié)調相關(guān)部門(mén)、檔案工作者適時(shí)對檔案管理的方法進(jìn)行優(yōu)化更新，保證檔案管理工作的健康開(kāi)展，促使檔案信息資源充分發(fā)揮出應有作用，進(jìn)而促進(jìn)單位各項工作的全面發(fā)展。

　　參考文獻

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