我國流動(dòng)人員的人事檔案管理現狀論文
摘要:針對流動(dòng)人員檔案管理現狀進(jìn)行分析，研究了其中存在的主要問(wèn)題，分析問(wèn)題出現的原因，提出必須正確認識、改革傳統流動(dòng)人員人事檔案管理體制、加大資金投入、推進(jìn)現代化的管理、重視團隊建設，使檔案管理更加的規范化、合理化等措施。
關(guān)鍵詞:流動(dòng)人員;人事檔案;現狀;對策
人事檔案具有極其重要的作用，隨著(zhù)人才流動(dòng)范圍的擴大，解決流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題迫在眉睫，應建立新型的人事管理模式，更好地滿(mǎn)足人才社會(huì )化管理的需要。
1我國流動(dòng)人員人事檔案管理現狀及存在的主要問(wèn)題
流動(dòng)人員人事檔案真實(shí)性無(wú)法保證，經(jīng)常出現棄檔、死檔的現象。目前，我國流動(dòng)人口人事檔案管理中存在多頭管理的現象，部分流動(dòng)人員的人事檔案由人才服務(wù)機構管理，一些待業(yè)的大中專(zhuān)畢業(yè)生的檔案由就業(yè)指導中心管理，有的中介機構也在從事著(zhù)檔案管理工作。流動(dòng)人員檔案管理無(wú)法實(shí)現集中統一，由于管理機構不同，很容易造成人事檔案材料的缺失，以致檔案材料真實(shí)性受到影響。調查表明，我國各地人力資源服務(wù)機構管理存在非常嚴重的“死檔”和“棄檔”問(wèn)題，隨著(zhù)流動(dòng)人口的增加，這種形勢越來(lái)越嚴峻。信息化程度落后，流動(dòng)人員人事檔案管理不規范，無(wú)法滿(mǎn)足當前經(jīng)濟社會(huì )的發(fā)展需求。流動(dòng)人員人事檔案傳統管理是比較封閉的，本人不知道檔案里有什么材料，也不能接觸到自己的檔案，這種管理模式無(wú)法適應信息時(shí)代人事管理的需求。
流動(dòng)人員檔案的管理受職業(yè)自主性及人員流動(dòng)性大的因素影響，明顯阻礙了其正常發(fā)展。再加上缺少完善的檔案管理制度，原本應歸檔的材料卻沒(méi)有及時(shí)歸檔，存在的問(wèn)題很難及時(shí)解決。在流動(dòng)人員檔案管理中，缺少專(zhuān)業(yè)的管理人員，管理人員隊伍弱化，其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及管理水平有待提高。國家相關(guān)規定要求檔案管理的專(zhuān)職人員數量有一定標準，每管理1000人的檔案需配備一名專(zhuān)職干部，但在實(shí)際的管理工作中很難達到這個(gè)標準。尤其是縣以下級別的檔案管理單位，流動(dòng)人員的檔案管理人員比較短缺，尤其是專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高的專(zhuān)職人員更是嚴重短缺，甚至有些檔案管理員是兼職的，專(zhuān)業(yè)能力水平欠缺，檔案存放無(wú)序，甚至出現檔案材料丟失和泄密的問(wèn)題。
2導致我國流動(dòng)人員檔案管理出現問(wèn)題的原因
我國人員流動(dòng)性呈遞增趨勢，但人事檔案管理體制混亂。隨著(zhù)新時(shí)期社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展，就業(yè)方式逐漸改變，主要是高校不斷擴招，大學(xué)生明顯增加，就業(yè)形勢越來(lái)越嚴峻。大學(xué)生匆匆就業(yè)，可是一段時(shí)間后就會(huì )出現頻繁跳槽的問(wèn)題，加劇了就業(yè)流動(dòng)性。然而當前大部分非公有制企業(yè)不需要員工提供檔案，大學(xué)生無(wú)暇顧及自己的檔案，導致檔案多頭管理。除此之外，流動(dòng)人員檔案管理體制不順，現有的人事檔案管理部門(mén)多，檔案管理體制混亂。雖然國家檔案局制定了一些政策規定，但在具體的實(shí)施過(guò)程中仍然沒(méi)有真正落實(shí)，給人事檔案管理質(zhì)量帶來(lái)不利影響。流動(dòng)人員人事檔案管理意識淡薄，檔案轉移程序過(guò)于復雜，檔案內容缺失或陳舊明顯。當前大部分企業(yè)在聘用工作人員的時(shí)候，多考慮個(gè)人的工作能力，對檔案提供的信息并不是很重視，有些人錯誤認為只要有畢業(yè)證、職稱(chēng)證就可以了，認為檔案并不是很重要，從而導致了棄檔、死檔的問(wèn)題發(fā)生。
同時(shí)各地執行檔案轉移的政策不統一，檔案調動(dòng)手續的繁雜、冗長(cháng)，程序比較復雜，漫長(cháng)的申請審核需要流動(dòng)人員來(lái)回跑，需要花費很長(cháng)的時(shí)間，甚至會(huì )耽誤整個(gè)人才引進(jìn)的過(guò)程。檔案利用率低下，檔案材料包含的內容及類(lèi)別比較多，可是實(shí)際在檔案中記錄比較完整的只有學(xué)歷材料，其他主要內容缺失，無(wú)法對個(gè)人作出全面的評價(jià)。各級領(lǐng)導重視程度不夠，檔案工作者自身觀(guān)念陳舊，軟硬件設備配備缺失。流動(dòng)人員檔案管理工作具有特殊性，工作內容比較煩瑣，可是有的領(lǐng)導干部忽視了對檔案管理工作的重視，沒(méi)有真正把流動(dòng)人員檔案管理工作納入議事日程。再加上檔案工作者自身的知識結構老化，缺少信息化時(shí)代的敏銳洞察力，使用的檔案管理手段比較落后，甚至有的工作人員根本不懂現代化的信息數字檔案管理，檔案管理信息化程度無(wú)法提高。此外，資金投入不夠，無(wú)法提供標準化的檔案管理軟件，不能為檔案信息化管理提供充足的電腦，沒(méi)有完善的軟硬件設施支持，缺少良好的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境支撐。
3解決我國流動(dòng)人員檔案管理問(wèn)題的對策
第一，加強領(lǐng)導，規范管理制度。各級領(lǐng)導要加強指導監管，做好檔案政策宣傳，精心組織，推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理工作深入開(kāi)展。嚴肅查處違法違規行為，一旦有不良的行為出現，必須給予一定的處罰。充分調動(dòng)工作人員的工作熱情，確保相關(guān)工作人員認真履行職責，嚴格照章辦事。規范制度，認真做好檔案材料的收集鑒別、整理保管及接收轉遞的工作，強化基本公共服務(wù)。全面收集和鑒別檔案材料，人才服務(wù)機構要科學(xué)謀劃，確定需要歸檔的材料及范圍，建立長(cháng)效機制，確保歸檔材料的真實(shí)性及準確性。嚴把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，對流動(dòng)人員檔案材料進(jìn)行加工，準確做好目錄，完善服務(wù)標準，滿(mǎn)足服務(wù)對象的基本需求。
第二，加大投入，創(chuàng )新管理方式，加快軟硬件建設，實(shí)現檔案信息化管理。流動(dòng)人員檔案信息化管理應建立現代化管理設備，配置先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò )系統。增強對流動(dòng)人員檔案管理的重視程度，加大投入引進(jìn)現代信息科學(xué)技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。制定適應信息化建設的檔案管理制度，大膽開(kāi)拓創(chuàng )新，完善檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程，開(kāi)發(fā)檔案管理服務(wù)網(wǎng)上辦公平臺，研發(fā)適合人事檔案信息管理的軟件。建設統一的流動(dòng)人員檔案管理一體化服務(wù)平臺，完善檔案資源統計和共享功能，制定檔案信息化建設方案，確保電子檔案的完整性。第三，優(yōu)化隊伍建設，轉變觀(guān)念，從根本上提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。在管理實(shí)踐中，不斷完善檔案管理人員培訓機制，改善現有人才隊伍的年齡結構，為工作人員提供專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)培訓，彌補人才的不足，使培訓工作常態(tài)化。大力支持工作人員學(xué)習業(yè)務(wù)知識和技能，進(jìn)一步提高工作人員的綜合能力，不斷開(kāi)展思想教育活動(dòng)，研究新的發(fā)展思路，促使工作人員全面掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理方法。檔案管理人員應掌握計算機操作技術(shù)，不斷學(xué)習新政策、新技術(shù)，進(jìn)一步推進(jìn)傳統檔案管理模式向現代化模式的轉變。提高人員的各種待遇，激發(fā)工作人員的工作積極性，保證工作順利開(kāi)展。
4結語(yǔ)
新時(shí)期人才流動(dòng)速度加快，人才流動(dòng)逐漸成為常態(tài)，從而產(chǎn)生越來(lái)越嚴重的流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題，甚至產(chǎn)生了許多廢棄檔案，不但阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，還會(huì )給個(gè)人的發(fā)展帶來(lái)不利影響。面對新問(wèn)題和新挑戰，我們必須提高重視程度，認真分析原因，采取有效的措施不斷完善我國流動(dòng)人口檔案管理工作。面對人力資源配置日趨市場(chǎng)化，必須改變人事檔案管理意識淡薄的問(wèn)題，加強組織和宣傳，增加人事檔案的實(shí)用內容，創(chuàng )新檔案信息化管理。轉變用人觀(guān)念，為企業(yè)人事部門(mén)選拔人才提供必要的依據，優(yōu)化分配社會(huì )資源。規范人事檔案的管理，適應新時(shí)期人力資源管理需要，促進(jìn)人才隊伍的合理流動(dòng)，推進(jìn)社會(huì )經(jīng)濟建設的健康發(fā)展。
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