探討人事檔案管理及其發(fā)展趨勢論文

　　【摘要】人事檔案是屬于社會(huì )公共信息，人事檔案可以作為人力資源開(kāi)發(fā)機構進(jìn)行人員調配時(shí)的重要參考依據，對于實(shí)現人力資源配置合理化有著(zhù)重要的現實(shí)意義。所以，管理部門(mén)要重視對人事檔案的管理，并認清其發(fā)展趨勢，以實(shí)現人力資源的優(yōu)化配置，從而有效地提高企事業(yè)單位的管理水平，對于企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展起到了不可忽視的促進(jìn)作用。

　　【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 發(fā)展趨勢

　　人事檔案管理是人力資源管理工作重要組成部分，隨著(zhù)人們對人才管理重要的認識的不斷提高，人事檔案管理工作的地位也逐漸提高。加強人事檔案管理，使管理部門(mén)對人才有更全面、詳細、正確的了解和評價(jià)，是正確使用人才的重要依據，它能夠促進(jìn)人才的合理使用、合理流動(dòng)和合理配置，是保證人才隊伍素質(zhì)的重要手段。

　　1、人事檔案管理中的問(wèn)題

　　1.1思想認識不夠

　　目前，在我國普遍存在管理部門(mén)對于人事檔案管理重視程度不夠，認識不到其重要性，只停留于保證人事檔案的安全，不丟失、不泄密的程度，沒(méi)能使人事檔案發(fā)揮出其人才調控作用，所以對于人事檔案管理工作的關(guān)注度不夠，導致檔案室由于經(jīng)費不足其設施建設和配置都不夠標準、規范，嚴重阻礙了檔案工作的良性發(fā)展。

　　1.2人事檔案管理工作效率低

　　我國雖然有健全的人事檔案管理制度，但在實(shí)際工作中還是存在很多因素影響人事檔案的工作效率，如檔案收集歸檔過(guò)程相對緩慢，新技術(shù)手段并沒(méi)有在檔案管理中發(fā)揮其應有的作用，還無(wú)法實(shí)現真正意義上的現代化人力資源管理。在資料匯編時(shí)，由于外部信息少，不能及時(shí)、全面、準確地反應人員的實(shí)際信息情況，不能滿(mǎn)足人力資源管理形勢發(fā)展的需求，嚴重影響了人事檔案的利用率。而且在對人事檔案查詢(xún)和使用時(shí)，受到諸多因素的限制使其仍需要通過(guò)手工的形式來(lái)查閱資料，即費力又耗時(shí)。

　　1.3人事檔案管理不夠規范

　　在人事檔案管理工作還存在很多缺陷。由于人事檔案材料的搜集過(guò)程繁瑣，再加上工作人員的檔案管理意識較差，經(jīng)常會(huì )將檔案資料放在臨時(shí)存放處，使其不能及時(shí)歸檔，有可能導致檔案資料不完整、不系統、連續性差等情況的出現。而且由于人才競爭非常激烈，單位對人才的招聘大都依靠人力資源開(kāi)發(fā)中心，對于人事檔案的管理有些單位也會(huì )通過(guò)人事代理的方式進(jìn)行。在人才發(fā)生流動(dòng)時(shí)，由于檔案在轉遞和交接的過(guò)程中沒(méi)有第三方參與審查監管，經(jīng)常會(huì )發(fā)生檔案資料損壞或丟失的現象。

　　1.4人事檔案管理現代化進(jìn)程緩慢

　　通過(guò)計算機可以完成檔案的收集、開(kāi)發(fā)、傳遞、查詢(xún)等工作，即節省了管理人員的時(shí)間又提高了檔案管理的工作效率，是最基本、最有效的現代化管理手段。但在實(shí)際工作中，雖然多單位都已經(jīng)開(kāi)發(fā)了人事檔案管理系統，但開(kāi)發(fā)者并沒(méi)有從本單位的實(shí)際需求入，使其不能發(fā)揮其方便、快捷、高效的優(yōu)點(diǎn)，以至于出現信息歸類(lèi)不嚴謹、輸入困難、搜索結果不匹配等問(wèn)題，使其很難得以運用，影響了人事檔案現代化管理的發(fā)展速度。

　　2、人事檔案管理策略

　　2.1從思想上提高認識

　　管理部門(mén)要認識到人事檔案管理的重要性，并通過(guò)有效的手段引起領(lǐng)導的重視，并將人事檔案管理納入到發(fā)展計劃之中，除了要在思想上提高認識還要給予一定的資金支持，成立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理部門(mén)，并保證相關(guān)設施建設，建立規范化的檔案室，對于檔案的保護、維護和搶救待方面要有預留經(jīng)費，有條件的單位還可以配備掃描儀等設備，以提高人事檔案的現代化管理水平，確保檔案室的檔案安全和完整。

　　2.2建立健全的信息化人事檔案管理體系

　　要想建立建立健全的信息化體系，首先要保證硬件配套設備齊全，保證能夠對檔案數據進(jìn)行快速的處理，還能夠對圖片、視頻等各種形式的檔案進(jìn)行保存和錄入處理。要要按統一的國家檔案管理標準建立完善的信息數據庫，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )可以實(shí)現不同地區、專(zhuān)業(yè)系統的資源共享。另外，要重視信息安全保安系統的建設，網(wǎng)絡(luò )可以為工作帶來(lái)方便，同時(shí)也存在很大的安全隱患，一定要重視人事檔案信息的安全保密問(wèn)題，對于數據庫內的信息要做好備份，以防由于意外或人為手段造成檔案信息的破壞或丟失。

　　2.3提高檔案管理人員的素質(zhì)

　　人事檔案管理對于工作人員的要求比較高，這主要取決于由人事檔案管理工作的特殊性。人事檔案管理工作是一項原則性、政治性較強，保密性較高的工作。所以人事檔案管理工作人員不僅要具有較高的業(yè)務(wù)水平，還需要有一定的政治覺(jué)悟和道德修養。新時(shí)期人人事檔案管理工作人員必需要有高度的政治責任心、紀律性和敏銳性，同時(shí)要熟練掌握現代化的檔案管理方法。

　　2.4加強制度建設，使管理更加規范

　　嚴格執行人事檔案管理制度是實(shí)現人事檔案管理規范化的基本條件和重要手段，同時(shí)各單位還需要根據自己的實(shí)際情況建立相應的檔案管理規章制度，從檔案的收集、鑒別、歸檔、借閱等各方面都做出詳細的規定，使人事檔案管理工作有章可循。

　　3、人事檔案管理的發(fā)展趨勢

　　3.1現代化人事檔案管理

　　雖然很多單位已經(jīng)實(shí)行人事檔案信息化管理，但其中還存在很多的缺陷和弊端。堅持信息化管理方針，檔案的收集、歸檔、查閱等各階段都徹底地脫離紙質(zhì)檔案的手工管理模式，全面實(shí)行電子化運行，統籌規劃，不斷提高人事檔案管理信息化的水平，建立完善的信息化管理體系，將成為人事檔案管理發(fā)展的主要方向。

　　3.2對人事檔案實(shí)施“三化”管理

　　“三化”管理即對人事檔案實(shí)行現代化、規范化、標準化管理。標準化是人事檔案管理信息化發(fā)展的基礎，是加快檔案管理數字化進(jìn)程的重點(diǎn)，而規范化是實(shí)現人事檔案管理現代化的必要手段。其根本在于要徹底地改變檔案不規范、材料不統一、裝訂不整齊、內容不完整等問(wèn)題，通過(guò)健全的規章制度對人事檔案管理工作實(shí)施有效的約束，以形成人事檔案管理標準體系，即有利于我國檔案事業(yè)的健康、持續的發(fā)展，又能夠有效地促進(jìn)和提升人力資源管理工作，從而提高企事業(yè)單位的核心競爭力。

　　參考文獻：

　　[1]胡杰軍.淺談人事檔案管理及發(fā)展趨勢展望[J].科協(xié)論壇,2012.

　　[2]段曉亮,崔亞芬.人事檔案管理在現代人力資源管理中的發(fā)展趨勢[J].管理世界,2009.

　　[3]楊柳.人事檔案管理現狀與發(fā)展趨勢[J].價(jià)值工程,2010.

　　作者：劉石 單位：伊通滿(mǎn)族自治縣糧食和商務(wù)局

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