中職學(xué)校電子檔案管理對策論文

　　摘要：如何在推進(jìn)“數字化”校園建設過(guò)程中做好電子檔案管理是所有中職院校檔案人員所面臨并亟待解決的一個(gè)問(wèn)題，本文就中職校在電子檔案歸檔管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了諸如建章立制，規范管理、勤練內功，提升檔案管理技能等對策。

　　關(guān)鍵詞：電子檔案；信息化；安全；管理；時(shí)效；權威

　　1、中職學(xué)校電子檔案管理的現狀分析

　　為加強管理信息化，提高工作效率，很多中職學(xué)校已使用OA辦公系統。以我校為例，現使用的OA辦公系統是集行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、財務(wù)、后勤以及檔案管理于一體的辦公平臺，通過(guò)該平臺的應用很大程度上提高學(xué)校管理效能。但由于檔案的特殊性，在實(shí)現檔案信息化過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題。

　　1.1電子檔案的安全性得不到有效保障。首先，在中職校中，檔案管理系統多依附在OA學(xué)校辦公管理系統之中，隨著(zhù)技術(shù)的不斷進(jìn)步更新，則OA學(xué)校辦公管理系統也將不斷升級、改版。一旦系統維護人員操作不當，很有可能出現電子檔案遺失的情況；其次，用戶(hù)安全意識不高。例如個(gè)別老師短時(shí)間離開(kāi)座位，登錄的OA賬號沒(méi)有及時(shí)注銷(xiāo)，一旦電腦被他人使用，則有泄密風(fēng)險；再次，依托于計算機網(wǎng)絡(luò )的電子文檔管理系統有很大的不穩定因素，例如計算機硬盤(pán)損壞，計算機遭受嘿客攻擊和病毒威脅等，一旦檔案管理人員的計算機出現任何一項問(wèn)題，將帶來(lái)不可挽回的損失。

　　1.2現有檔案管理系統功能比較薄弱。首先，各門(mén)類(lèi)電子檔案得不到有效管理。在中職學(xué)校中，檔案管理人員所接收的資料是集圖、文、聲像于一體的不同種類(lèi)不同介質(zhì)的檔案材料，這些不同種類(lèi)的檔案在實(shí)現信息化過(guò)程中管理和存儲方面往往會(huì )形成雜亂無(wú)章的局面，既不便于整合也不便于查詢(xún)，如何將不同介質(zhì)不同種類(lèi)的檔案有序歸整在電子檔案管理平臺中，這是當前中職學(xué)校電子檔案管理面臨的一個(gè)問(wèn)題；其次，電子檔案的處理時(shí)效性問(wèn)題。文件在閱辦處理過(guò)程中，由于實(shí)行“誰(shuí)負責，誰(shuí)接收”原則，收文部門(mén)將電子文檔發(fā)送到各個(gè)責任部門(mén)的負責人后，承辦人在處理文件中，經(jīng)常出現一份文件延緩閱知或處理后忘記及時(shí)轉交檔案管理人員，導致文件掛在某處無(wú)法及時(shí)歸檔，而檔案管理人員對正在進(jìn)行中的文件情況又無(wú)從知曉，在編號、整理查閱時(shí)造成不便。

　　1.3檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提升�，F有檔案管理人員對黨務(wù)行政類(lèi)比較熟悉，對其他門(mén)類(lèi)檔案的管理往往也是一知半解，甚至是無(wú)所了解，無(wú)法有效的對其他門(mén)類(lèi)檔案進(jìn)行規范管理。

　　1.4電子檔案的權威性遭遇挑戰�，F階段無(wú)紙化辦已被廣泛應用于各類(lèi)企事業(yè)單位中，無(wú)紙化辦公的應用，形成了大量的電子檔案。與紙質(zhì)檔案比，這類(lèi)電子檔案雖然在使用過(guò)程中提高了工作效率，但目前電子公章的使用卻未能達到“一文一章”，即很多單位的電子來(lái)文在落款處都未見(jiàn)公章，這在文件利用上存在很大弊端。例如，一些單位通知學(xué)校相關(guān)人員參與培訓的事務(wù)性電子來(lái)文，在文中提及培訓的的費用本應作為學(xué)校報銷(xiāo)的憑證，而因其文末并未見(jiàn)簽章，在報銷(xiāo)過(guò)程中難以作為有力憑證。只能后續聯(lián)系來(lái)文單位再次傳真帶有公章的原文或者掃描件。這就大大減緩了工作效率。

　　2、中職學(xué)校電子檔案管理發(fā)展對策

　　為了有效解決電子檔案在管理中存在的問(wèn)題，確保電子檔案的安全、科學(xué)、規范、并能有效的提供利用，結合檔案管理工作實(shí)際，筆者認為可以通過(guò)采取以下方法解決：

　　2.1建章立制，規范管理

　　2.1.1建立健全現有的檔案管理歸檔制度。中職校應參照國家有關(guān)文件制定出本校的《電子文件歸檔管理辦法》，并根據該辦法提請信息集成系統的編制人員在對系統的設計和運行過(guò)程中加入一整套科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案管理程序。

　　2.1.2加強對電子文檔工作的管理，使檔案管理走向科學(xué)化、規范化軌道。首先，從每一個(gè)環(huán)節填補電子文檔信息安全漏洞，在電子檔案管理平臺中設定重要文件在生成后進(jìn)行自動(dòng)備份到專(zhuān)門(mén)加密的獨立文檔中的功能，并且在系統升級改版時(shí)要保證與各類(lèi)形式的電子檔案能夠兼容；其次，設置OA學(xué)校辦公管理系統在使用過(guò)程中若原頁(yè)面或鼠標在規定時(shí)間內沒(méi)有變化或移動(dòng)，則自動(dòng)注銷(xiāo)賬號的功能，防止因用戶(hù)離開(kāi)時(shí)文檔信息被他人看到；再次，全面實(shí)施信息安全等級保護制度，制定方案，建立多層次網(wǎng)絡(luò )與信息安全技術(shù)防護體系，構建可信、可控、可查的網(wǎng)絡(luò )與信息安全技術(shù)防護環(huán)境，提高網(wǎng)絡(luò )與信息安全應急處置能力。[2]最大限度的減少嘿客和病毒侵入計算機從而破壞電子文件的風(fēng)險。

　　2.2勤練內功，提升檔案管理技能

　　現有的電子檔案管理要求檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)知識理論并且要懂得運用現代信息技術(shù)，具備較高的計算機和網(wǎng)絡(luò )應用能力。因此，首先檔案管理人員要注重自學(xué)和參加專(zhuān)業(yè)培訓，提升自身的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)；其次，要在全校范圍內進(jìn)行教職工信息技術(shù)的培訓，聘請具有檔案信息化管理專(zhuān)業(yè)知識的人才到學(xué)校中進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓，讓所有的教職工都能對相關(guān)的電子文檔進(jìn)行處理并能夠清晰的認識到檔案工作的重要性，提高其檔案意識，加強其信息化知識水平。

　　2.3順應時(shí)勢，推進(jìn)檔案管理系統的升級換代

　　為了能更好的解決電子檔案的處理時(shí)效性問(wèn)題，首先，檔案管理人員要對不同種類(lèi)的檔案進(jìn)行分類(lèi)標引和有效管理，根據學(xué)校的自身情況構建不同種類(lèi)的存儲模塊，并聯(lián)系程序開(kāi)發(fā)人員能夠根據自己的設定進(jìn)行檔案管理系統的升級，使得不同種類(lèi)的檔案能夠有條理的管理起來(lái)，方便查找利用；其次，增設電子檔案管理系統中“監督提醒”功能，開(kāi)放檔案工作人員對文檔流程的實(shí)時(shí)監控權限，如果文件沒(méi)有及時(shí)閱辦或者已閱辦的文件在固定時(shí)間內沒(méi)有轉交下一步，則系統不斷發(fā)出提醒信號，避免文檔被遺忘長(cháng)期掛起影響歸檔。

　　2.4創(chuàng )設條件，樹(shù)立電子檔案的法律地位

　　為了能更好解決電子檔案的權威性問(wèn)題，首先，根據《中華人民共和國電子簽章條例》第二章第六條規定，滿(mǎn)足下列條件的電子簽章具有與其他形式的簽名、簽字或蓋章同樣的效力：一是可以確認使用人身份；二是能夠證實(shí)該電子簽章由使用人獨有；三是簽署后的電子簽章和數據電文不可篡改。[3]在電子文檔大量流通使用的形勢下，首先各部門(mén)要加大電子簽章普及使用力度，保障其電子文檔具有法律效力；其次，雖然紙質(zhì)檔案與電子檔案相比在查找、保管上有一些不足之處，但是作為原始文檔卻更具權威性。因此檔案管理人員應堅持重要檔案的“雙套制”保管，即紙質(zhì)存檔一套，電子檔存檔一套，各上級來(lái)文單位尤其是沒(méi)有使用電子簽章的單位，一定要同時(shí)將紙質(zhì)文檔下發(fā)到各個(gè)執行單位，以便保障其文檔的權威性，方便下發(fā)部門(mén)的使用。中職學(xué)校檔案管理信息化建設是中職院校實(shí)現“數字化”校園的重要組成部分。中職院校唯有跟緊科學(xué)技術(shù)的發(fā)展方向，創(chuàng )新檔案管理方式，充實(shí)檔案信息資源，提升檔案管理信息化水平，才能更好的滿(mǎn)足廣大師生的日益增長(cháng)的精神文化生活需要和學(xué)校創(chuàng )先爭優(yōu)的需要！

　　參考文獻

　　[1]教職成〔2017〕4號《教育部關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)職業(yè)教育信息化發(fā)展的指導意見(jiàn)》，2017.8

　　[2]教技〔2014〕4號《教育部關(guān)于加強教育行業(yè)網(wǎng)絡(luò )與信息安全工作的指導意見(jiàn)》,2014.8

　　[3]文庫，法律資料《中華人民共和國電子簽章條例》第二章第六條。

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