信息時(shí)代科技檔案管理工作論文
信息化時(shí)代的到來(lái)，傳統檔案管理面臨著(zhù)信息技術(shù)的沖擊和挑戰。為了適應高速發(fā)展的信息社會(huì )帶來(lái)的迅猛變化，檔案管理工作的創(chuàng )新和發(fā)展已成為必然趨勢。
一、完善規章制度，積極推進(jìn)規范化建設
(一）建立崗位責任制
要加強科技檔案管理工作，并發(fā)揮其重要作用，一是要建立比較健全的崗位責任制度，制定工作目標和職責；二是要把工作目標和職責分解到位，責任落實(shí)到個(gè)人。
(二）建立檔案管理制
要使科技管理工作形成特定體系，完善檔案管理制度，需要制定檔案立卷歸檔制度、保管制度、利用制度、保密制度、統計鑒定制度、移交制度和獎罰制度等一些制度，令檔案管理人員辦事有章可循，促使科技檔案管理邁入正軌。
(三）建立檔案保密制
要嚴格遵守《中華人民共和國保守秘密法》的相關(guān)規定，嚴格貫徹執行保密紀律，認真保管保密檔案，對于絕密檔案，嚴格履行檔案接收、單獨保管、借閱、鑒定及銷(xiāo)毀制度。同時(shí)，登記、審批手續，定期進(jìn)行保密檔案、資料及物品的清查工作，并一定要嚴格執行。
二、加強實(shí)現信息化管理
(一）數據查詢(xún)管理制度的建立
檔案管理相關(guān)軟件，是利用光學(xué)的掃描復制、圖文壓縮、高智能的計算機檢索和信息遠程傳輸等一系列領(lǐng)先技術(shù)來(lái)構建檔案的數據庫及信息查詢(xún)系統。因此，科技檔案管理相關(guān)軟件的應用能使科技檔案的信息及時(shí)精準地為科研工作和企業(yè)服務(wù)。
(二）管理備份制度的建立
科技檔案管理工作給信息時(shí)代帶來(lái)便捷的同時(shí)，還存在著(zhù)許多不穩定以及可變性，所以管理備份制度在日常工作中建立起來(lái)是很有必要的。在信息時(shí)代，科技檔案管理人員需按相關(guān)制度定期地對檔案進(jìn)行備份復制，以防止科技檔案信息的丟失而帶來(lái)的不必要損失。
(三）網(wǎng)絡(luò )管理手段的完善
科技檔案對企業(yè)或科研單位探索和掌握生產(chǎn)規律、明確發(fā)展方向有著(zhù)重要作用。因此，隨著(zhù)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的普及，為科技檔案形成文獻信息采集體系、數據庫生產(chǎn)體系以及現代化文獻信息服務(wù)體系建設以互聯(lián)網(wǎng)為基礎的寬帶信息網(wǎng)絡(luò )十分必要。而考慮到互聯(lián)網(wǎng)的保密缺陷，采用數據加密技術(shù)、身份識別技術(shù)、信息確認技術(shù)對網(wǎng)絡(luò )加強管理，確保網(wǎng)絡(luò )安全又可進(jìn)一步貫徹檔案保密原則。
三、努力提升人員素質(zhì)
(一）政治素質(zhì)的完善
在信息時(shí)代，科技檔案管理人員不僅要學(xué)習政治理論，還要堅持貫徹黨的方針政策，不斷強化自身的政治素養。同時(shí)，還要具有認真負責、吃苦耐勞、精益求精的精神，這樣才能適應新時(shí)代、新信息的科技檔案管理工作要求。
(二）能力素質(zhì)的完善
在信息技術(shù)迅猛發(fā)展和普及的時(shí)代，科技檔案管理工作也從傳統的紙質(zhì)文檔管理向電子文檔管理發(fā)展，這就需要科技檔案管理人員增加知識、優(yōu)化知識結構、拓展視野�？萍紮n案管理工作人員不僅要熟悉檔案管理和現代化技術(shù)、還要掌握計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)等高科技管理手段，并掌握檔案保護及復制新技術(shù)，使其成為符合新時(shí)代下的高素質(zhì)人才。
(三）業(yè)務(wù)素質(zhì)的完善
科技檔案管理工作具有專(zhuān)業(yè)性很強的特性。所以，這不僅要求管理人員必須熟練掌握一些相關(guān)的法律法規和政策，并精通業(yè)務(wù)和積累知識，更需要科技檔案管理人員全面系統地學(xué)習相關(guān)知識，更好地宣傳和管理檔案工作。
四、不斷強化服務(wù)意識
(一）服務(wù)觀(guān)念不斷強化
主動(dòng)服務(wù)是科技檔案管理人員必須強化的觀(guān)念，真正做到把科技檔案信息資源轉化為經(jīng)濟效益以及社會(huì )效益。
(二）服務(wù)力度不斷加大
信息是科技檔案管理人員必須強化的觀(guān)念，在信息爆炸的時(shí)代，信息就是一切，掌握了信息才會(huì )擁有一切，才會(huì )全面系統地反應科研，掌握生產(chǎn)并對生產(chǎn)起到促進(jìn)作用，從而充分發(fā)揮科技檔案的生產(chǎn)力效益。
(三）服務(wù)水平不斷提高
效益亦是科技檔案管理人員必須強化的觀(guān)念，在工作中形成的專(zhuān)利、非專(zhuān)利技術(shù)以及著(zhù)作等科技檔案，要做到收錄齊全，并科學(xué)有效地使用這些科技檔案。
五、有效的管理方法和策略
(一）專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員
專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才是做好科技檔案管理工作最為重要的因素。檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性主要體現在以下幾方面：1.“自身”素質(zhì)。和傳統的檔案管理工作一樣，對管理人員的個(gè)人道德素質(zhì)要嚴格把關(guān)，從而確保資料的安全。當然，現代科技不僅發(fā)展快，更新更快，檔案人員也不能被動(dòng)地收集科技信息、坐等資料上門(mén)。需要主動(dòng)請教有關(guān)技術(shù)人員并深入生產(chǎn)一線(xiàn)，熟悉掌握生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、工藝流程，對技術(shù)檔案的分類(lèi)、內涵關(guān)系以及保存意義，要做到心中有數。2.“技術(shù)”素質(zhì)。在信息時(shí)代，檔案管理人員應具有全面的知識，才能適應新時(shí)代發(fā)展的需要。即檔案管理人員不能因為“技術(shù)”方面的問(wèn)題，而造成科技資料的損失與泄漏。因此，必須多途徑、多層次地加快現代專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員的培養與儲備，才能適應信息技術(shù)發(fā)展的需要。
(二）專(zhuān)門(mén)的檔案保存場(chǎng)所
企業(yè)應根據自身的條件，來(lái)設立專(zhuān)門(mén)的檔案保存場(chǎng)所。在選擇檔案保存場(chǎng)地時(shí)，需要注意一些細節的把握，如從檔案的保密性考慮，不應把保存地設在辦公樓的最底層，因為底層人員往來(lái)較為頻繁。應盡量做到與辦公區分開(kāi)、與檔案閱覽室分開(kāi)。此外，檔案室的安全硬件也要強化，比如專(zhuān)門(mén)加固的防盜竊及監控裝置等。同時(shí)，在信息化時(shí)代，科技檔案的計算機軟硬件系統配置也需更新。
(三）全面的檔案管理策略
1.分級管理企業(yè)應參照《保密法》的相關(guān)規定，依據檔案的重要程度和安全性能，將科技檔案劃分秘密等級和公開(kāi)與不公開(kāi)的程度。對企業(yè)的核心秘密和關(guān)系到社會(huì )及公共安全的化工科技資料，要以“絕密”的檔案標準進(jìn)行管理。
2.擴大外延企業(yè)需要深化檔案管理工作的內涵，將以前單一的檔案資料室，擴大為包括檔案、資料、情報、信息、統計等內容的“企業(yè)檔案信息中心”，使檔案管理跟上現代企業(yè)管理及市場(chǎng)競爭的步伐。
3.嚴格制度根據企業(yè)的實(shí)際情況，從閱覽、外借、復制等都要建立相應的制度。確定不同檔案的利用范圍，同時(shí)還要建立檔案利用的監督機制，以有效地發(fā)現、制止并糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案安全的各種不良行為。
(四）先進(jìn)的科技理論與手段
在科技迅猛發(fā)展的時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò )的管理與發(fā)展，使得越來(lái)越多的重要科技文檔被肆意上傳在網(wǎng)上。為了保證網(wǎng)絡(luò )安全，企業(yè)需要依據實(shí)際開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)，在各個(gè)機構部門(mén)之間建立電子文檔歸屬傳遞網(wǎng)絡(luò )服務(wù)，并由專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò )人員負責管理。在現今信息技術(shù)爆炸的時(shí)代，科技檔案管理在信息化的條件下已占有非常重要的地位。所以，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時(shí)代發(fā)展的要求，已成為必然�？茖W(xué)、合理的科技檔案管理工作應是檔案工作者致力的事業(yè)，以求科技檔案能更好地為社會(huì )服務(wù)。
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