流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題分析論文

　　摘要：社會(huì )經(jīng)濟的高速發(fā)展，促進(jìn)了人員的社會(huì )化流動(dòng)。流動(dòng)人口的日益增多，使得我國人事檔案管理工作更為復雜。針對流動(dòng)人口的檔案管理在當前人事檔案管理工作之中暴露出了不少的問(wèn)題，這些問(wèn)題在一定程度上對我國人事檔案管理工作形成了制約。為促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展，需加強對流動(dòng)人員人事檔案的管理，有效解決相關(guān)檔案管理問(wèn)題，以使該項工作全面、深入開(kāi)展。對此，本文探討了實(shí)施流動(dòng)人員人事檔案管理之意義，并就相關(guān)管理問(wèn)題提出了相應的優(yōu)化策略，以期促進(jìn)人事檔案管理工作的完善，推動(dòng)社會(huì )更好發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題優(yōu)化策略

　　國家“人才強國”戰略的提出以及流動(dòng)人員檔案管理由“單位檔案”向“社會(huì )檔案”的轉變，使得相關(guān)檔案管理工作呈現出了新特點(diǎn)，出現了許多新問(wèn)題，需要相關(guān)人事檔案管理人員理清工作思路，認清工作現狀，優(yōu)化工作方式，完善流動(dòng)人員人事檔案管理工作。特別是在用人機制不斷變化、人員流動(dòng)日益加強、人才需求量日益增加的時(shí)代背景下，人檔分離也增加了流動(dòng)人員人事檔案管理工作的強度，使得檔案的收集、完善、更新難度加大，需要專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行科學(xué)合理的管理，以滿(mǎn)足新環(huán)境下各企事業(yè)單位對于人才的需求。因此，本文探討流動(dòng)人員人事檔案管理現存問(wèn)題與優(yōu)化策略也就具有一定的現實(shí)意義與工作指導價(jià)值。

　　1實(shí)施流動(dòng)人員人事檔案管理的意義

　　人事檔案，即人員履歷、才能、品德、政治面貌、家庭情況等各類(lèi)信息的集中反映，是對人員進(jìn)行管理、考察、選拔的重要參考依據，也是人員參與社會(huì )活動(dòng)最真實(shí)、最直觀(guān)地反映。而流動(dòng)人員人事檔案即是人事檔案中一種類(lèi)型，是人員與不同區域、不同單位或組織之間關(guān)系的反映，是對人員各類(lèi)信息的整合。在當前國家經(jīng)濟飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，我國流動(dòng)人員日益增多，針對流動(dòng)人員的人事檔案管理工作亦日益重要，加強相關(guān)工作建設是時(shí)下人事檔案管理工作之重點(diǎn)，具有重要意義。第一，有助于人們加強對人才社會(huì )化的認識。人檔分離，對流動(dòng)人員人事檔案實(shí)施集中管理，可有效解決用人主動(dòng)權與人才所有權相分離問(wèn)題。流動(dòng)人員的人事檔案交由相關(guān)服務(wù)機構代為管理，可實(shí)現人才資源為社會(huì )統一所有，變“單位人”為“社會(huì )人”，解除了人事編制對人力資源的束縛，使人員可以無(wú)后顧之憂(yōu)地流動(dòng)，更為大膽地進(jìn)行工作的選擇。對此，人們對于人才社會(huì )化將有更強的認識，有助于人事制度的改革。第二，有助于“人才強國”戰略的實(shí)施。當前，人力資源已成為各國、各行業(yè)必備的競爭資源，特別是在知識經(jīng)濟時(shí)代，國家提出了“人才強國”戰略，對于人力資源管理工作要求更高了。作為人資管理中的重要組成，人事檔案管理也要做出應有貢獻，更好地收集、整理、更新人員資料信息，為人員的選拔、任用提供有價(jià)值的參考，使各人員不管流動(dòng)到何處，于何單位任職，皆能最大化發(fā)揮自身優(yōu)勢作用，實(shí)現人力資源合理配置。第三，有助于用人單位與人才的發(fā)展。做好對流動(dòng)人員的人事檔案管理，可為用人單位提供詳實(shí)的人才資料，方便其對人才進(jìn)行選擇聘用；而人才被聘入合適的單位，也更利于其施展才華，實(shí)現抱負，這對于單位與人才而言是雙贏(yíng)。由此可見(jiàn)，做好流動(dòng)人員人事檔案管理意義重大。

　　2流動(dòng)人員人事檔案管理現存問(wèn)題分析

　　2.1對檔案管理重視不足

　　流動(dòng)人員檔案管理工作雖然十分重要，但從當前我國部分檔案管理服務(wù)機構的工作情況來(lái)看，相關(guān)工作人員對于流動(dòng)人員人事檔案管理工作還缺乏應有的重視，不僅沒(méi)有認識到該項工作的重要意義，還不能積極改進(jìn)工作方法，檔案管理混亂、資料更新不及時(shí)、補充不完善等現象普遍存在，嚴重影響了用人單位對人才的了解與選用，難以充分發(fā)揮流動(dòng)人員人事檔案管理的作用。

　　2.2檔案內容結構失衡

　　受社會(huì )環(huán)境以及用人單位需求的影響，當前流動(dòng)人員人事檔案在內容結構上存在嚴重的失衡現象，不僅信息真實(shí)性有待考察，且很多應有內容缺乏，很多檔案僅是對人員姓名、性別、學(xué)歷等基本情況的介紹，而對于工作能力、工作經(jīng)歷、技術(shù)特長(cháng)等信息涉及較少，這種檔案內容不健全情況的出現，主要是由于檔案材料收集、歸檔不及時(shí)，沒(méi)能進(jìn)行資料信息的實(shí)施完善。此外，流動(dòng)人員檔案信息的連續性不強，很多檔案資料難以接續，這使得用人單位難以完整獲知人才的具體情況，影響了人員的選用。除上述外，一些人員檔案中過(guò)多地反映人員家庭狀況、社會(huì )關(guān)系等內容，這些信息與人員工作能力、個(gè)人品質(zhì)不相關(guān)，對于用人單位選用人才的價(jià)值也不大，在一定程度上也造成了檔案內容結構的失衡。

　　2.3管理機制有待加強

　　當前，流動(dòng)人員人事檔案管理還缺乏規范、完善的管理制度，責任難以落實(shí)到人，致使檔案難以及時(shí)移交、檔案轉遞混亂等現象時(shí)有發(fā)生，甚至還出現了人員檔案遺失的問(wèn)題。此外，檔案資料收集、整理制度也不完善，信息分散現象嚴重，缺乏統一的檔案管理標準，對于人才與用人單位都造成了許多不便。上述問(wèn)題的出現皆由于流動(dòng)人員人事檔案管理機制不健全，需要相關(guān)單位加強機制建設，以實(shí)現規范化管理。

　　2.4檔案信息化建設滯后

　　隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展，信息化管理已于各行各業(yè)中開(kāi)展，流動(dòng)人員人事檔案管理雖也進(jìn)行了信息化建設，但還是存在諸如信息錄入不及時(shí)、數據庫不完整、信息檢索查詢(xún)效率低下、不能進(jìn)行信息分享與關(guān)聯(lián)、信息調取利用便利性低等不足之處。此外，一些流動(dòng)人員人事檔案管理機構的信息化設備較為落后或設備不足，檔案信息化建設僅停留在檔案電子化層面，缺乏有效的管理軟件，難以實(shí)現信息的充分利用，這些都制約了流動(dòng)人員人事檔案管理工作的高效開(kāi)展。

　　3流動(dòng)人員人事檔案管理的優(yōu)化策略

　　3.1強化檔案管理意識，提高對檔案的重視程度

　　要做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作，需首先提高相關(guān)檔案管理機構以及管理人員對于該項工作的重視程度，增強其檔案管理意識，通過(guò)加強人手、責任到人來(lái)強化相關(guān)人事檔案管理工作。一方面，要加強宣傳教育，使檔案管理人員轉變服務(wù)理念，糾正以往的“官本位”思想，認真做好本職工作，增強服務(wù)意識。另一方面，需對流動(dòng)人員個(gè)人進(jìn)行教育，使之認識到個(gè)人檔案保管的重要性，增強檔案保護意識，認真對待檔案資料的歸檔、遞送、接收等工作。此外，還應增強檔案管理人員的保密意識，遵循相關(guān)制度和工作原則進(jìn)行人員信息的公開(kāi)或半公開(kāi)，提高服務(wù)質(zhì)量。

　　3.2加強檔案收集整理，開(kāi)展規范化管理

　　第一，健全檔案資料收集渠道。通過(guò)建立完善的流動(dòng)人員檔案信息收集網(wǎng)絡(luò )，實(shí)現定時(shí)、定向的信息收集，并采取動(dòng)態(tài)跟蹤方式對資料收集進(jìn)行補充完善。此外，可與各企業(yè)單位、人才市場(chǎng)達成人事檔案管理協(xié)議，以契約的方式保證材料的及時(shí)歸檔。第二，完善檔案內容結構，與時(shí)俱進(jìn)，建立誠信檔案以及技能檔案。當前的人才選用十分重視人員品質(zhì)與實(shí)際技能，人事檔案管理機構也應對流動(dòng)人員檔案內容進(jìn)行補充完善，對人員的專(zhuān)業(yè)技能水平、職業(yè)操守、個(gè)人品質(zhì)等信息進(jìn)行收集整理，提高檔案利用價(jià)值。第三，嚴格規范檔案資料的轉遞。為避免流動(dòng)人員檔案資料的缺損、遺失，對于遺留于單位的檔案應通過(guò)專(zhuān)人派送、專(zhuān)業(yè)快遞等方式移交至流動(dòng)人員人事檔案管理機構，保證檔案資料準確無(wú)誤，并及時(shí)做好入檔登記處理。

　　3.3完善檔案管理機制，提高管理服務(wù)水平

　　針對流動(dòng)人員人事檔案管理工作，相關(guān)機構或部門(mén)需嚴格按照《檔案法》《干部檔案工作條例》《人事檔案管理八項制度》等規章制度的內容要求，根據流動(dòng)人員人事檔案管理工作的實(shí)際情況制定更為科學(xué)合理的檔案管理制度，使各項工作都能有章可循。此外，要加強管理監督，完善相關(guān)監督機制，對于檔案管理違規行為嚴厲查處，將責任落實(shí)到人。同時(shí)，還要規范檔案利用程序，使檔案調閱、查詢(xún)皆按統一標準實(shí)施，簡(jiǎn)化相關(guān)流程，提高服務(wù)效率。對于檔案轉接工作也要制定嚴格的規章流程，實(shí)施規范化管理。

　　3.4加強檔案信息化建設，實(shí)施現代化管理

　　檔案管理現代化需要充分利用信息技術(shù)實(shí)現檔案的信息化建設與管理，這就需要流動(dòng)人員人事檔案管理機構從下述方面著(zhù)手：第一，選擇適宜的檔案管理軟件，建立檔案庫，并配備掃描儀、計算機等現代化設備，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉變，并做好數字化資料備份，保障信息安全。第二，基于電子檔案數據庫建立相應網(wǎng)站，實(shí)現檔案資料的聯(lián)網(wǎng)管理，便于異地查詢(xún)與檔案的實(shí)時(shí)更新，完善檔案信息系統。第三，加強相關(guān)管理人員的信息技能培訓以及思想政治教育，使之既具備專(zhuān)業(yè)技能，提高業(yè)務(wù)水平，還保有良好職業(yè)操守，端正工作態(tài)度，不泄密、不遺失檔案，進(jìn)一步提高服務(wù)水平。當前，流動(dòng)人員數量激增，使得相關(guān)人事檔案管理工作亦日益復雜。對此，檔案管理機構應與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)發(fā)現管理中的問(wèn)題，科學(xué)合理地加以解決，不斷優(yōu)化管理方式，實(shí)現檔案的現代化管理，提高服務(wù)水平。

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