檔案管理信息技術(shù)的論文電科論文

　　1在檔案管理內容中的應用

　　檔案管理內容繁瑣復雜,一般都是管理人員人工完成檔案內容,在檔案內容管理中運用電子信息技術(shù)能夠有效改善工作質(zhì)量,提高工作效率,具體的應用有幾方面的內容:存儲文件目錄、復制、檢索;存儲檔案內容信息和檢索;統計、編目和匯總檔案文件;標引文件關(guān)鍵詞;管理借閱,提供借閱咨詢(xún)服務(wù);打印文件目錄;管理保管室安全;傳輸數據,進(jìn)行系統維護。

　　2在構建檔案信息管理系統中的應用

　　為了提高管理效率,可以開(kāi)發(fā)多種現代化技術(shù)集于一身的檔案信息管理系統,可以將電子信息技術(shù)大量應用其中�？梢允褂肐nternetExplore8.0作為客戶(hù)端瀏覽器,采用微軟SQLServer2003來(lái)構建后臺數據庫。很多管理系統都是模塊化的,這些系統同樣大量的應用了電子信息技術(shù),運用電子信息技術(shù)將各個(gè)模塊的功能緊密連接起來(lái),形成一個(gè)完整的信息管理系統。因此,在檔案管理工作中,信息技術(shù)是無(wú)處不在的,而信息技術(shù)也有效促進(jìn)了信息化檔案管理的發(fā)展。

　　3在備份恢復中的應用

　　電子檔案是以計算機數據的形式存在的,因此同樣會(huì )發(fā)生丟失、損壞等問(wèn)題,目前計算機病毒、軟件等問(wèn)題帶來(lái)了嚴重的網(wǎng)絡(luò )安全問(wèn)題,也威脅到了電子檔案的安全性,如果發(fā)生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況,將會(huì )引發(fā)嚴重的后果。因此在管理檔案的過(guò)程中,勢必要使用信息技術(shù)備份電子檔案,發(fā)生意外情況則要恢復檔案。一般的備份恢復包括幾個(gè)部分,如軟件備份、硬件備份和恢復計劃等,要完成備份需要使用應用軟件、系統軟件以及驅動(dòng)等,現在一般用硬盤(pán)保存備份,硬盤(pán)容量大、價(jià)格低,恢復速度較快,體積小易于保存。

　　4推動(dòng)信息化檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展

　　可以從以下幾個(gè)方面著(zhù)手:首先要將紙質(zhì)檔案電子化,調查結果顯示,已經(jīng)有軟件開(kāi)發(fā)商開(kāi)發(fā)出了一種系統,實(shí)現將圖文資料批量數字化,簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),就是將紙質(zhì)文件掃描到硬盤(pán)或者光盤(pán)中,在使用時(shí)可以檢索關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞;第二,電子檔案要進(jìn)行歸檔保護,環(huán)境會(huì )對電子檔案產(chǎn)生一定程度的影響,因此對電子檔案要進(jìn)行定期維護和檢測,建立完善的電子檔案管理制度,電子檔案的維護、拷貝、使用等都要嚴格記錄;第三,加強電子檔案的安全管理,對管理人員要進(jìn)行安全教育,督促其改善管理方式,妥善解決檔案管理工作中可能出現的安全問(wèn)題,針對可能出現的問(wèn)題,制定完善的安全防范措施。

　　5結束語(yǔ)

　　綜上,分析了信息技術(shù)的內涵,介紹了信息技術(shù)的優(yōu)勢和當前檔案管理工作中存在的若干問(wèn)題,最后詳細分析了信息技術(shù)在檔案管理中的具體應用。

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