論會(huì )計電算化檔案的管理論文
一、會(huì )計電算化的發(fā)展歷程
20世紀80年代我國已經(jīng)開(kāi)始出現會(huì )計電算化，其意義是指會(huì )計和計算機技術(shù)結合并應用在會(huì )計工作中。到現在已經(jīng)發(fā)展了30年。在20世紀80年代，這一應用并沒(méi)普及，只有少數大學(xué)開(kāi)始將計算機技術(shù)應用在會(huì )計工作中。直到1988年，隨著(zhù)計算機的普及和技術(shù)的飛躍，計算機不僅在性能上有了極大的提升，而且價(jià)格也下降了很多，這為計算機技術(shù)在企事業(yè)中的應用奠定了物質(zhì)基礎。在1988年到2000年，我國很多的大型企業(yè)的會(huì )計工作已經(jīng)普遍運用了計算機技術(shù)，其相關(guān)財務(wù)軟件質(zhì)量也有了很大的提升。從2000年至今,會(huì )計電算化進(jìn)人創(chuàng )新階段和高速發(fā)展，會(huì )計電算化不單單是傳統的單機模式，而是實(shí)現了網(wǎng)絡(luò )化，這也極大地提升了企業(yè)會(huì )計工作的效率和整體協(xié)調性。
二、會(huì )計電算化檔案的特點(diǎn)
實(shí)行會(huì )計電算化以前，會(huì )計檔案多數是紙質(zhì)檔案，實(shí)行了會(huì )計電算化以后,在很多的方面超越了紙質(zhì)檔案，總體它有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
1.存儲的范圍擴大。傳統的會(huì )計檔案是紙質(zhì)材料。實(shí)行會(huì )計電算化后除了保留傳統意義上的紙質(zhì)檔案外，還包括存儲在計算機硬件上的數據和其他磁盤(pán)介質(zhì)上的會(huì )計信息，存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴大。
2.存儲形式多元化。會(huì )計數據不但以紙質(zhì)形式存在,還可以存貯在一些別的載體上如硬盤(pán)、軟盤(pán)、光盤(pán)等，使檔案的管理更加簡(jiǎn)潔、快速、有效。而且占地面積明顯減少。
3.存儲方式更加嚴格。會(huì )計電算化檔案更多的存C方式是磁性介質(zhì)或光盤(pán)等,因為這些磁性介質(zhì)或光盤(pán)占地面積小，查閱方便，但是這些磁性介質(zhì)，極易受磁場(chǎng)、有害氣體、潮濕等的影響，使之數據不完整甚至消失。因此，存放地點(diǎn)必須具有更加嚴密的防火、防潮、防磁等措施。
4.工作環(huán)境的變化。以前的會(huì )計資料都是以紙質(zhì)形式存貯的，直觀(guān)性強,查閱的時(shí)候可以不借用技術(shù)手段。實(shí)行會(huì )試電算化后，査閱會(huì )計數據就必須在特定的計算機軟硬件情況下才可重現。有時(shí)，會(huì )計軟件的版本不同，查閱也會(huì )遇到困難。
5.會(huì )計電算化檔案大多是存貯在磁性介質(zhì)上的，所以這類(lèi)數據易于查詢(xún)、修正、拷貝和重置，便于攜帶和傳遞。
三、電算化會(huì )計檔案管理的幾個(gè)主要問(wèn)賵及應對措施
1.管理制度尚不完善。準確、安全、真實(shí)是會(huì )計檔案的基本要求。財政部從1994年開(kāi)始到目前為止，相繼頒布了一些規章制度，很多單位的領(lǐng)導不知道，許多的相關(guān)人員更不清楚，也沒(méi)有制定出一套比較正規的管理制度，導致職責不明，管理混亂。對于這些事情，企事業(yè)單位應該嚴格按照《會(huì )計檔案管理辦法》及一些規章制度，明確專(zhuān)人負責檔案的收集、整理、歸檔、搜索等曰常檔案工作。建立審查制度，比如入庫前，入庫后，及會(huì )計檔案的查詢(xún)、內外借閱、復印等內部控制制度，確保會(huì )計檔案的質(zhì)量’防止檔案資料的丟失與泄密，保證會(huì )計檔案的安全。
2.計算機維護及網(wǎng)絡(luò )安全人才的缺失。實(shí)行會(huì )計電算化之后,檔案管理人員和計算機要更加頻繁的接觸了，可能很多的檔案管理員人員是以前手工記賬時(shí)的人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的培訓及考核，對專(zhuān)業(yè)知識和計算機的操作能力欠缺，一旦微機出現故障或會(huì )計軟件界面不同,就束手無(wú)策，不知道該怎么應對，造成電算化檔案管理工作整體水平不高、工作效率下降�；谶@種情況，就要求檔案管理人員要接受一定的培訓，比如，計算機的一些基本操作，會(huì )計軟件的操作等，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)。另外，還要應該及時(shí)對計算機軟硬件的升級和維護。計算機方面要建立預防hacker和病毒的安全措施，例如采用網(wǎng)絡(luò )防毒、防火墻技術(shù)、身份認證、信息加密、授權等。對于會(huì )計軟件,要做到及時(shí)升級會(huì )計軟件,定期對檢測的系統安全一性，對于可能導致數據丟失的漏洞要及時(shí)的修補。
3.檔案安全性方面。眾所周知，電子檔案存儲量大，查閱方便，但是電子檔案存放的磁性介質(zhì)容易被損壞，所以在防火、防盜、防潮等方面是電算化會(huì )計檔案管理需要注意的一項重要內容。又因，電子檔案有可以改動(dòng)、復制、刪除等特點(diǎn)，極易被不法分子，網(wǎng)絡(luò )hacker，網(wǎng)絡(luò )病毒等破壞，且這種破壞很難查到痕跡，造成電子數據永久的丟失，給管理帶來(lái)諸多不便。所以做好電算化會(huì )計檔案的保存和管理很重要。電算化會(huì )計檔案應存放在遠離磁場(chǎng)、防火、防潮、防塵等的場(chǎng)所。存放時(shí)應采用雙備份法進(jìn)行數據的備份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。及時(shí)更新計算機系統及會(huì )計軟件的升級，定期清理垃圾，升級殺毒軟件。
4.建立建全查閱手續制度。會(huì )計數據是一項比較保密的信息，它和單位的經(jīng)濟建設息息相關(guān)，因此必須有專(zhuān)人負責。
�。�1)查閱人須取得檔案管理負責人同意后方可查閱。
�。�2)查閱人查閱檔案應在會(huì )計檔案室內，嚴禁未經(jīng)負責人同意私自拷貝、修改、刪除會(huì )計資料，如果確實(shí)需要帶出的，須經(jīng)檔案管理負責人同意，并按時(shí)歸還。
�。�3)檔案管理員還應登記借閱手續，比如借閱會(huì )計檔案的名稱(chēng)、期限、工作單位、歸還時(shí)間等。
總之，實(shí)現會(huì )計電算化之后，不僅在很多方面超越了傳統的紙質(zhì)檔案,使會(huì )計資料的管理有了質(zhì)的飛躍，而且提高了會(huì )計工作的效率，降低了管理成本，它使會(huì )計的工作更加規范化、現代化。我們要充分認識到會(huì )計檔案管理的獨特性、重要性及時(shí)代性，充分發(fā)揮電算化會(huì )計的強大功能，才能提供高質(zhì)量的資料為信息使用者服務(wù)，使會(huì )計電算化會(huì )計檔案為企業(yè)決策發(fā)揮出更大的作用。
【論會(huì )計電算化檔案的管理論文】相關(guān)文章：
檔案管理論文06-24
檔案管理論文08-05
關(guān)于基層工會(huì )檔案管理的論文08-09
檔案管理論文【推薦】06-25
會(huì )計電算化畢業(yè)論文05-15
檔案管理論文【經(jīng)典15篇】03-04
檔案管理論文精選15篇06-26
檔案管理論文15篇[經(jīng)典]06-26
大專(zhuān)會(huì )計電算化畢業(yè)論文09-03
檔案管理學(xué)論文參考文獻11-08