工程技術(shù)檔案管理研究論文

　　1.工程檔案管理內容

　�。�1）工程決策資料。

　　工程決策資料主要包含的內容有調研報告、會(huì )議記錄、項目計劃、項目評估和決策信息資料、相關(guān)建議、可行性報告、策略研究與咨詢(xún)、包含管理制度在內的管理模式等等。

　�。�2）工程施工資料。

　　工程施工資料包含的內容眾多，其主要涉及到應急策略規劃、項目資金獲取與使用規劃、工程項目選址，其中工程項目選址是指自然市場(chǎng)資源、地質(zhì)水文、氣候、經(jīng)濟格局等在內的選址。也包括工程項目設計資料（是包含基礎設計、細節設計和概念設計在內的資料）、規劃方案對比、招標投標資料、各級會(huì )議內容、各類(lèi)合同協(xié)議等。此外，工程建設規劃的資料應包含年度規劃、施工單位、各級別規劃書(shū)、物料供給、器械供給、合同協(xié)議以及資金數量、調研報告、訂貨數量、人力籌劃、人員培訓、建設常規手續辦理等等在內。工程項目的安裝包含的檔案資料，包含合同協(xié)議、財務(wù)記錄、項目咨詢(xún)資料、事故發(fā)生與處理記錄、投標招標文件、工程運行資料、監理方資料、各級管理資料、會(huì )議與研討會(huì )資料、工程安裝控制和協(xié)調資料等等。工程運行涉及的檔案資料，主要有各種規章條例、薪資體系、設備特性、涉筆操作規范、財務(wù)籌劃、項目運行規劃、管理體制、經(jīng)營(yíng)形式、人員聘請、人員培訓、建設工藝、資產(chǎn)管理、等等。當工程項目完成交付使用時(shí)的檔案資料，包括甲方資料、承包單位資料、供方資料，其中甲方業(yè)主的資料應當根據資料時(shí)間與類(lèi)型進(jìn)行詳細的歸類(lèi)，承包單位和供方的資料依照竣工的相關(guān)文件要求進(jìn)行組卷，主要指試運行情況、資金結算情況等。

　�。�3）經(jīng)營(yíng)使用資料。

　　工程項目的經(jīng)營(yíng)使用包括項目的實(shí)施目標、投資收回時(shí)長(cháng)、收益創(chuàng )造，具體的檔案資料內容是指，工程項目竣工后的評估資料，即工程建設完成和投資計劃的對比資料，工程建設中原方案的修改及優(yōu)化資料，項目建成投產(chǎn)的實(shí)際效益與預計效益的對比資料，項目經(jīng)營(yíng)管理的其他資料，這主要指的是經(jīng)濟環(huán)境的評價(jià)以及工程項目趨勢分析等資料。

　　2.加強檔案管理構成與制度建設

　　設立專(zhuān)門(mén)的工程技術(shù)檔案管理職能部門(mén)，就部門(mén)工作的職責，部門(mén)工作的設施與要求部門(mén)的人員配置等做出明確的說(shuō)明與細化。設置科學(xué)的工程技術(shù)檔案管理制度體系，細化不同項目建設階段各類(lèi)資料的收集、歸類(lèi)、標注、保存、管理等，設置由上到下的工作管理權利體系，強調每個(gè)人員的工作職責，管理要求。對各類(lèi)資料的收集、歸類(lèi)、保存、管理進(jìn)行嚴格的檢查審核等。工程技術(shù)檔案管理體系要根據各類(lèi)資料的不同進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的管理，根據財務(wù)、投資建設、法務(wù)、機密等級、人員資料、工程圖紙等進(jìn)行可續的管理。相同類(lèi)型的資料檔案必須設置統一的記錄管理格式，依照統一的標準進(jìn)行分類(lèi)管理。對于資料檔案中設計的代號、字體、用語(yǔ)、圖示等細節，應當統一按照國家專(zhuān)業(yè)標準進(jìn)行記錄使用。

　　3.工程項目資料的立卷

　�。�1）清晰立卷的規則。

　　根據自然產(chǎn)生的實(shí)際情況立卷，這樣才能使得各卷資料能夠有機的結合，這主要說(shuō)的按照工程決策、工程施工、工程運營(yíng)三個(gè)階段進(jìn)行立卷。立卷的原則可以按照專(zhuān)業(yè)進(jìn)行，例如工程類(lèi)資料按照預備階段資料、決策資料、監理資料、設計資料、施工資料、竣工圖紙、驗收資料等進(jìn)行。立卷的厚度應當適宜，最好保持在40毫米以?xún)�，各卷的內容也應保持單一，不一樣的載體資料使用不同的組卷。

　�。�2）保持卷內資料有序。

　　文字類(lèi)別的資料應當根據專(zhuān)業(yè)和事項進(jìn)行順序排列、相同事項的申請和回復、相同文件的印制和定稿、主件和附件都不可以分開(kāi)，依照先批準再請示，先印制再定稿，先主件后附件的順序進(jìn)行管理。各類(lèi)圖紙也許根據專(zhuān)業(yè)排序；文字和圖示都存在的資料，應當保持先文字后圖紙的順序；計算機資料與影像文件同樣按以上標準進(jìn)行排序。

　�。�3）案卷的目錄、裝編。

　　保證按照紙張進(jìn)行頁(yè)碼編制，設置封面，根據實(shí)際卷內排序內容設置準確的目錄，對案卷的責任人、案卷的編號、案卷的編制日期、案卷的文件名稱(chēng)等進(jìn)行如實(shí)的記載和說(shuō)明。案卷的裝訂可以視要求而定，但必須保證文字類(lèi)型的文靜裝訂成冊。如果對案卷進(jìn)行裝訂，則需要私用卷夾或者卷盒來(lái)進(jìn)行，但必須按照相關(guān)的裝訂標準來(lái)操作。

　　4.文件資料歸檔

　　各類(lèi)檔案文件資料的歸檔必須要保證全面、精準、系統，必須可以將工程項目的實(shí)施過(guò)程都體現出來(lái)，按照相應的歸檔范圍以及驗收標準，已經(jīng)進(jìn)行歸檔的文件資料務(wù)必要進(jìn)行歸類(lèi)處理，達到組卷的標準。實(shí)施歸檔務(wù)必按照實(shí)際工程項目的建設情況分時(shí)間完成。工程項目的檔案通常情況下最少設置兩套，一套留給工業(yè)主單位保存，另一套需要遞交城建檔案管理部門(mén)。工程項目的勘察方、建設方、監理方、設計方、咨詢(xún)方在向甲方的業(yè)主送檔案時(shí)，要確保完成移交的單據，待各方都蓋章或者簽字以后在進(jìn)行移送�？辈旆�、建設方、監理方、設計方、咨詢(xún)方在為本單位保存文檔時(shí)，要按照相關(guān)的標準進(jìn)行立檔完保存。

　　5.檔案的驗收及作用

　　檔案驗收是一項非常容易出錯的環(huán)節，在驗收時(shí)必須保證檔案內容完整、真實(shí)、精準、系統、齊全，各個(gè)需要簽字蓋章的文件必須保證真實(shí)可靠，各種文件和圖紙的資料必須保證格式、記錄的標準性達到要求。檔案是對某一工程項目從設計到建設使用的所有信息的記錄，對前期問(wèn)題的查明、日后項目的運行管理、各方權益的保護，都有著(zhù)異常重要的作用，因此必須引起工程項目建設各方以及相關(guān)政府機構的充分注意。隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，用電子計算機取代紙質(zhì)的檔案管理，不僅能夠避免紙張資源的浪費，還能提高信息資料的準確度，是檔案的管理更加有效和準確。

　　6.結語(yǔ)

　　工程項目的檔案管理是對整個(gè)工程項目從設計、規劃到建設、施工，再到最后的竣工、驗收、交付的所有信息的記錄和保存，它涉及的文件資料內容非常的多，對于各類(lèi)信息的收集、記錄、歸類(lèi)、編制等也非常的繁雜，但正是因為它對工程項目前期問(wèn)題的查明、日后項目的運行管理、各方權益的保護有著(zhù)巨大作用，建設各方就用該積極做好工程項目技術(shù)檔案的管理工作。由于文章篇幅及筆者能力的限制，本文中提到的很多問(wèn)題都未能進(jìn)行深入的研究和探討，筆者希望以上的論述，能夠為廣大工程技術(shù)檔案管理人員提供一定的借鑒和幫助。

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