高�？蒲袡n案內涵及規范化管理論文

　　摘要：隨著(zhù)高�？蒲惺聵I(yè)的不斷深入和發(fā)展，科研工作對科研檔案的規范化管理提出了更高的要求。文章通過(guò)整理高�？蒲袡n案管理的內涵和作用、歸檔范圍等，提出了完善科研檔案管理制度、實(shí)現科研檔案管理信息化、提高科研人員歸檔意識、提高科研檔案利用率、保證科研檔案完整性等手段實(shí)現科研檔案管理的規范化。

　　關(guān)鍵詞：高校；科研檔案；規范化

　　1高�？蒲袡n案管理工作的內涵及作用

　　高�？蒲袡n案管理是指高等學(xué)校在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì )有保存價(jià)值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料�？蒲袡n案是科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科技儲備的一種形式，是一項重要的信息資源。它真實(shí)地記述了科研、生產(chǎn)活動(dòng)的過(guò)程和成果及有關(guān)科研人員的科技思想、方法和經(jīng)驗，具有原始記錄的基本屬性，同時(shí)具有法律憑證、促進(jìn)交流、提供資源再開(kāi)發(fā)利用物質(zhì)基礎等作用。

　　2高�？蒲袡n案管理的歸檔范圍

　　對于高�？蒲袡n案管理必須集中統一管理，確保完整、準確、系統、安全，以利開(kāi)發(fā)利用。目前，根據《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規定(1987)》高�？蒲袡n案管理包括五個(gè)階段，即科研準備、研究實(shí)驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用。

　　2．1科研準備階段

　　許多檔案工作者會(huì )忽略此階段的檔案收集，往往此階段的資料又存在一些重要信息。如:項目申報通知，項目申報書(shū)(含經(jīng)費預算)、項目審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報告、調研報告、方案論證和協(xié)議書(shū)、合同等文件。

　　2．2研究實(shí)驗階段

　　各種載體的重要原始記錄(各類(lèi)錄音或錄像資料、照片，電子或紙質(zhì)筆記等)，實(shí)驗報告，計算材料，專(zhuān)利申請的有關(guān)文件材料，設計文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來(lái)往技術(shù)文件等，同時(shí)，應注意收集項目的年度進(jìn)展報告。

　　2．3總結鑒定驗收階段

　　工作總結，科研報告，科研成果(專(zhuān)利、論文、專(zhuān)著(zhù))，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況、決算材料、驗收材料的整套文件。

　　2．4成果和獎勵申報階段

　　成果和獎勵申報材料及審批材料、獲獎證書(shū)、推廣應用的經(jīng)濟效益和社會(huì )效益證明材料等。

　　2．5推廣應用階段

　　推廣應用方案、總結，擴大生產(chǎn)的設計文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，轉讓合同，用戶(hù)反饋意見(jiàn)等。根據教育部令第27號文件:《高等學(xué)校檔案管理辦法》科研類(lèi)檔案應當在項目完成后兩個(gè)月歸檔。

　　3科研檔案的規范化管理

　　3．1完善科研檔案管理制度

　　目前，高�？蒲袡n案管理大多數是參照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規范》要加強科技檔案管理，保證科研檔案的系統、準確、完整，各高校應當根據自身實(shí)際，制定屬于本單位的《檔案管理辦法》。辦法應該明確科研檔案管理的總則、科研檔案歸檔范圍、歸檔材料細節整理要求、各部門(mén)職能分工、歸檔責任人、歸檔時(shí)間截點(diǎn)、歸檔后管理及保管期限。

　　3．2實(shí)現科研檔案管理信息化

　　檔案管理并不是一成不變的，隨著(zhù)時(shí)代的不斷進(jìn)步，電子檔案也已成為趨勢，對于該些檔案的處理，需要高�？蒲胁块T(mén)與時(shí)俱進(jìn)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習。學(xué)�？蒲刑帒�有功能完善的科研信息管理系統，并對該系統的維護落實(shí)到人。構建完善的科研管理信息體系，首先需要管理機制的建設，加強信息化管理的規劃。信息管理系統日新月異，在舊有系統的基礎上不斷完善是必要的，新建的系統也必須要有“先行一步”的預知感，能夠彰顯人性化并做到短期內不落后�？蒲行畔⑾到y應實(shí)現每個(gè)科研檔案管理人員都擁有自己的賬號，隨時(shí)登陸以便能對檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，實(shí)現科研檔案多渠道、多方式的管理軌道。一個(gè)合格的科研信息管理系統，應實(shí)現科研項目管理的數據化，各項指標有據可查;科研資料管理標簽化，檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，做出詳細目錄;資料信息整理標準化，一是對每一個(gè)項目做統一順序整理，二是按照綜合利用信息化要求，實(shí)現項目數據標簽的錄入建庫;科研檔案交接、查閱記錄的信息化，規范完整的交接、移交記錄，建立必要的查閱審批授權制度，做好科研檔案保密管理和查閱記錄。［1］

　　3．3提高科研人員歸檔意識

　　在很多的一段時(shí)間里，高�？蒲许椖抗芾淼倪^(guò)程中，高校只對項目申報、項目驗收、項目成果評定等環(huán)節非常重視，對科研項目數量和到賬經(jīng)費特別看重，而忽略了科研檔案的收集和歸檔。目前，科研檔案歸檔工作已經(jīng)慢慢得到重視，但仍有部分科研人員對科研檔案的管理的意識薄弱。對于項目負責人來(lái)說(shuō)，他更多的精力在于項目的研究與結題，而忽視了項目由申報到結題的資料整理，待項目結題時(shí)該項目的前期資料已經(jīng)遺失。由于高�？蒲许椖慷�、人員雜，僅僅依靠科研處的少數工作人員，根本無(wú)從掌握項目現實(shí)的研究階段，更無(wú)法完成每個(gè)項目的資料歸檔。還有部分科研人員將科研成果看做自己的私有財產(chǎn)，許多具有歸檔價(jià)值的資料，如獲獎證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、論著(zhù)等均不愿上交或移交檔案時(shí)拖拖拉拉，有所保留。檔案工作的“三參加”(即檔案工作納入到企業(yè)計劃，納入到領(lǐng)導議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟責任制、崗位責任制中)在科研檔案管理工作中同樣適用�？蒲袡n案工作就應該納入高校工作計劃、納入校領(lǐng)導的議事日程、納入到每一位科研人員的崗位職責中。明確知識產(chǎn)權為判定高�？蒲袑�(shí)力與核心競爭力的主要標準，應采取各種形式加強對科研檔案工作重要性的宣傳。［2］強化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識，高校應該實(shí)現資料歸檔的各級責任人，以實(shí)現科研項目歸檔的系統、準確、完整。項目立項之時(shí)，應要項目負責人提交《科研項目責任書(shū)》，該文件中應明確項目組成員及個(gè)人分工(含檔案管理人)。各二級學(xué)院應有專(zhuān)職科研秘書(shū)，對各學(xué)院科研教師全面掌握，督促各項目負責人在時(shí)間截點(diǎn)內交材料，并統一項目盡量做到有一式兩份的檔案，一份交�？蒲刑�，一份留在二級學(xué)院，二級學(xué)院應該小型科研資料檔案室。�？蒲刑幵谌��？蒲胁牧蠚w檔方面責無(wú)旁貸，應配專(zhuān)職人員對全�？蒲袡n案進(jìn)行管理，對項目全過(guò)程材料進(jìn)行整理，保護材料完整性，注意材料裝訂細節，在科研系統對歸檔材料作登記，并定期交校檔案室�？蒲袡n案管理人員是科研檔案工作的主體，能否充分認識檔案管理工作的重大意義和所承擔的重任，能否及時(shí)督促科研人員歸檔，是確保檔案整體質(zhì)量、提高科研檔案內在價(jià)值和利用率的關(guān)鍵一環(huán)，也是為經(jīng)濟建設和科技服務(wù)的一個(gè)必要前提。［3］

　　3．4提高科研檔案利用率，保證科研檔案完整性

　　針對目前情況而言，使用率和完整性都較好的是縱向項目，尤其是國家級、省級項目，這些材料在科研教師職稱(chēng)評定、再次申請項目、獎項申報等時(shí)候，尤為重要，科研教師對縱向項目的檔案收集也相對認真，相比之下，橫向項目的檔案管理就較為欠缺。橫向項目沒(méi)有固定的申報書(shū)、合同等，這就需要科研處對橫向項目所需要的材料進(jìn)行規范，提倡教師使用格式合同，填報格式一致的責任書(shū)，監督教師定期進(jìn)行中期檢查，對符合驗收條件的項目應敦促其盡快結題。對于經(jīng)常有科研項目的教師而言，對于該些步驟較為熟悉，并不需要科研秘書(shū)的再三叮囑就可完成檔案收集，但是，對于一些項目不是太多，忙于教學(xué)，并對科研檔案整理缺乏耐心的教師而言，往往對以上步驟產(chǎn)生誤會(huì )、厭倦、反感，覺(jué)得職能部門(mén)“多此一舉”，往往因此不斷找借口，基層秘書(shū)及工作人員不好再三“得罪”該些教師，最終將導致科研項目的不完整。由不同時(shí)間段出現的分散資料到一個(gè)完整的科研檔案的出現，并不是一個(gè)人努力的結果，它需要一個(gè)團隊付出精力，需要制度來(lái)規范團隊中每一個(gè)人的行為，為此，科研處應制定相關(guān)條例，對不能按時(shí)提交材料的項目進(jìn)行處理，例如，未能交《責任書(shū)》就不能立項，未能交《驗收表》就不能辦結題手續，未能辦結題手續就要預留響應百分比的項目經(jīng)費等。古語(yǔ)云，溫故而知新，科研檔案的整理和再次利用，將迸發(fā)出更多創(chuàng )作的火花。

　　參考文獻:

　�。�1］李俊霖．高�？蒲袡n案管理信息化的研究［J］．技術(shù)與創(chuàng )新管理．2011，11(32)．

　�。�2］陳亞利．地方高�？蒲袡n案管理存在的問(wèn)題及對策［DB/OL］．

　�。�3］畢保良．淺議高�？蒲袡n案管理的問(wèn)題及對策［J］．農業(yè)科技管理，2010(06)．

【高�？蒲袡n案內涵及規范化管理論文】相關(guān)文章：

檔案工作規范化管理自查報告09-09

檔案工作規范化管理實(shí)施方案（精選5篇）11-02

檔案管理論文06-24

檔案管理論文08-05

關(guān)于基層工會(huì )檔案管理的論文08-09

檔案管理論文【推薦】06-25

管理規范化總結12-04

檔案管理論文【經(jīng)典15篇】03-04

檔案管理論文精選15篇06-26

檔案管理論文15篇[經(jīng)典]06-26