淺談科學(xué)化檔案管理論文

　　摘 要：事業(yè)單位管理的高效化離不開(kāi)檔案管理的科學(xué)化，必須以檔案管理的科學(xué)化促進(jìn)事業(yè)單位管理的高效化。檔案管理是事業(yè)單位管理的重要一環(huán)，沒(méi)有認識到檔案和檔案管理工作的重要作用，就難以在實(shí)踐工作中充分重視。本文將從分析當前事業(yè)單位檔案管理的現狀入手，指出事業(yè)單位檔案管理工作科學(xué)化的重大現實(shí)意義，探討如何加強機關(guān)單位的檔案管理工作，維護檔案的完整與安全，實(shí)現檔案的有效利用。

　　關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案管理；意義；問(wèn)題；對策

　　檔案是全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，它體現各機關(guān)單位成長(cháng)與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關(guān)管理工作的重要環(huán)節，對機關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機關(guān)提高績(jì)效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。

　　一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性

　　(一)檔案管理是機關(guān)單位管理的基礎環(huán)節檔案材料無(wú)序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動(dòng)，引起機關(guān)內部管理混亂。由于人員流動(dòng)，把檔案保存在個(gè)別人手中或由各職能部門(mén)自行保管，缺乏有效監督管理機制，一旦出現關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無(wú)法延續；重則導致機關(guān)機密、獨有知識產(chǎn)權和信息流失，造成無(wú)法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著(zhù)未公開(kāi)的、未申請專(zhuān)利的技術(shù)或機密。占有這些資料就是占有機關(guān)的技術(shù)或機密。因此，機關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識產(chǎn)權的流失而影響機關(guān)單位的生存與發(fā)展。

　　(二)檔案是機關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認的構成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個(gè)窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務(wù)狀況等重要內容。其次，在社會(huì )信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會(huì )各界關(guān)注的焦點(diǎn)。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機構和個(gè)人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價(jià)，名譽(yù)掃地，直至繩之以法�？梢�(jiàn)檔案納入社會(huì )信用系統是必不可少的因素。

　　(三)檔案是機關(guān)文化建設的活力源泉機關(guān)文化是從機關(guān)的歷史積淀中提煉出來(lái)，反映在完整系統的機關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化存儲的主要形式。機關(guān)單位文化建設應立足于本機關(guān)單位的歷史和現狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無(wú)本特色的“泛文化”。綜觀(guān)機關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點(diǎn)及歷史發(fā)展規律。

　　二、當前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

　　(一)檔案管理重視程度低

　　各單位往往重視財務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門(mén)更是作為“冷部門(mén)”，極易成為精簡(jiǎn)或兼并對象，甚至撤銷(xiāo)專(zhuān)門(mén)檔案機構，只設置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。

　　(二)檔案管理模式落后

　　目前的機關(guān)檔案管理雖有一定規模但內部管理與機關(guān)單位發(fā)展脫節，檔案分散保管在各職能部門(mén)，如財務(wù)檔案保存在財務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書(shū)檔案保存在辦公室，雖各部門(mén)都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無(wú)序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過(guò)正規培訓，不懂檔案整理，很多檔案實(shí)行簡(jiǎn)單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

　　(三)檔案管理科學(xué)化水平低

　　隨著(zhù)信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當前檔案傳統的工作模式和技術(shù)水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過(guò)計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來(lái)解決電子文件中原始信息的長(cháng)期保存問(wèn)題任重而道遠。

　　三、檔案管理科學(xué)化的若干對策

　　檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，構建科學(xué)檔案管理機制，夯實(shí)完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項系統工程，主要包括兩方面：

　　(一)國家政策層面

　　1.積極完善和宣傳檔案法律法規檔案行政管理部門(mén)應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應利用檔案行政執法檢查及設立《檔案法》宣傳月，通過(guò)電視臺、報紙等媒體，并通過(guò)張貼標語(yǔ)、召開(kāi)檔案工作座談會(huì )等形式，大力宣傳檔案法律法規，堅持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò )、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規范化建設。并與相關(guān)部門(mén)加強溝通與協(xié)調，共同督促，積極營(yíng)造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關(guān)單位做好檔案工作的自覺(jué)性。

　　2.積極塑造典型，發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效精心選擇一些規模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎的單位作為試點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)指導、培養，樹(shù)立典型，以點(diǎn)帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會(huì )管理的單位帶動(dòng)后建檔的單位，以老手帶動(dòng)新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來(lái)者有榜樣可學(xué)習，有先例可借鑒。

　　3.積極開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓和指導

　　檔案行政管理部門(mén)要采取切實(shí)措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨立開(kāi)展檔案工作。二是深入機關(guān)單位，現場(chǎng)指導和培訓。要利用執法檢查等時(shí)機，深入到各機關(guān)單位現場(chǎng)指導。政府部門(mén)有必要主動(dòng)服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò )和檔案分類(lèi)方案，給專(zhuān)兼職檔案人員上培訓課，使機關(guān)單位檔案工作走上標準化、規范化、科學(xué)化軌道。

　　4.積極提供檔案中介服務(wù)

　　通過(guò)檔案社會(huì )化服務(wù)的形式對檔案進(jìn)行代保管、托管、代理等，檔案中介服務(wù)能滿(mǎn)足這一需求。以檔案中介為依托，開(kāi)展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場(chǎng)需求，各地檔案部門(mén)可以設立“咨詢(xún)服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規范的科學(xué)化的檔案管理，既節約管理成本，又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。

　　(二)機關(guān)單位自身層面

　　1.強化檔案意識，牢固效用觀(guān)念在檔案工作建設中，首先要提高檔案意識，確立檔案實(shí)用效益觀(guān)念后，才會(huì )用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關(guān)單位應認真學(xué)習《檔案法》、《〈檔案法〉實(shí)施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺(jué)接受檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導與監督，主動(dòng)抓好檔案工作。

　　2.構建科學(xué)化檔案管理機制

　　只要符合國家檔案法規，實(shí)行集中統一管理原則，有利于檔案工作開(kāi)展，就可以一切從實(shí)際出發(fā)。建立檔案管理機制，關(guān)鍵要保證檔案的及時(shí)、完整收集、保管和提供有效利用上，體現在是否滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展、社會(huì )發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續發(fā)展，沒(méi)必要追求設施大而全。如果檔案沒(méi)有保存齊全完整，不能提供各項活動(dòng)服務(wù)，檔案室再豪華，設施再完備也是毫無(wú)用處，缺少價(jià)值。

　　3.科學(xué)利用信息化手段

　　在機關(guān)單位信息化建設中，檔案部門(mén)要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開(kāi)發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門(mén)要建立嚴格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò )傳輸及檔案數據的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著(zhù)錄信息，利于查閱和管理，并做好數據備份工作。有條件的單位，逐步推進(jìn)數字檔案館(室)建設，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類(lèi)工作提供大規模、大信息量的分布式數字信息服務(wù)，實(shí)現檔案信息資源的有效共享。

　　總之，檔案是國家和社會(huì )的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門(mén)面臨的共同新課題。各有關(guān)部門(mén)尤其是檔案管理部門(mén)，應從戰略高度來(lái)重視和加強機關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機關(guān)管理的高效化。

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