大數據下企事業(yè)單位人事檔案信息管理設計論文

　　一、企事業(yè)單位日常人事檔案系統管理

　　實(shí)現人事檔案管理工作中對干部檔案、材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等業(yè)務(wù)功能，主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核以及系統維護。

　　1.企事業(yè)單位人事檔案管理系統�；�于大數據的企事業(yè)單位人事檔案管理系統主要完成對紙質(zhì)檔案材料的數字化采集處理功能.系統提供了目錄整理、信息采集、數據審核三大功能，并利用現代化網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，實(shí)現多人多客戶(hù)端，對多本檔案，不同材料同時(shí)采集功能，是一套高效、快捷檔案數字化采集系統。

　　2.數字化檔案網(wǎng)上查閱系統。數字化檔案查閱系統，是以企事業(yè)單位組織系統專(zhuān)用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò )基礎，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構，在組織系統內部實(shí)現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進(jìn)行了方考慮：可按日期、時(shí)間或長(cháng)期有效等多種方式，完成閱檔授權;閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細的日志記錄;信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

　　二、大數據時(shí)代下的企事業(yè)單位人事系統實(shí)現目標

　　進(jìn)入信息化社會(huì )后，計算機使用日益普及，電子數據存儲、網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)不斷推陳出新，依托計算機技術(shù)管理、存儲、發(fā)布各類(lèi)數字信息資源已成為全社會(huì )普遍使用的一種手段。企事業(yè)單位檔案數字化管理與傳統檔案管理相比，有其無(wú)可比擬的先進(jìn)性和科學(xué)性，它將改變紙質(zhì)檔案的搜集方式、管理方式和利用方式，沖破紙質(zhì)檔案的局限性，發(fā)揮信息資源的優(yōu)越性，促進(jìn)檔案管理從紙質(zhì)檔案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服務(wù)的根本轉變。但在當前檔案數字化過(guò)程中，通過(guò)調查發(fā)現在企事業(yè)單位檔案數字化過(guò)程中還存在一些亟待解決的問(wèn)題，需要研究相應的對策。企事業(yè)單位檔案數字化是利用計算機數據庫技術(shù)、數據壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，把紙質(zhì)文件材料、聲像文件材料等傳統介質(zhì)的文件材料和歸檔保存的電子檔案材料，系統地組織成具有有序機構的檔案信息庫。紙質(zhì)檔案數字化是當前以及未來(lái)企事業(yè)單位對檔案處理利用的重中之重，這不僅僅是豐富和改變企事業(yè)單位結構的需要，更主要是利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)實(shí)現企事業(yè)單位檔案信息資源共享和提高了企事業(yè)單位檔案的保存效率和利用率。

　　三、企事業(yè)單位人事檔案系統的特點(diǎn)

　　1.檔案數字化利用情況。目前，企事業(yè)單位已經(jīng)建立了卷宗級數據庫結構、文件級數據庫結構、照片檔案數據庫結構、聲像檔案數據庫結構、磁性載體檔案數據庫結構。檔案查詢(xún)范圍、種類(lèi)包括個(gè)人檔案、現行文件、開(kāi)放文件庫、開(kāi)放案卷庫、轉發(fā)印發(fā)通知、老檔案、照片檔案、館藏資料等等。數字化檔案采集系統我國的企事業(yè)單位中，應用還不是很普遍。它與以往的檔案工作區別在于可以高效的完成對于紙質(zhì)檔案材料的數字化采集處理工作。這一數字化系統一般包括了以下三種功能：目錄整理、信息采集、數據審核等等，可以有效的提高檔案的工作效率，在此基礎上，綜合運用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，達到應用多人多客戶(hù)端的效果，實(shí)現對于檔案的全方位，系統化的整理，值得廣泛推廣。

　　2.紙質(zhì)檔案數字化工作流程。紙質(zhì)檔案的數字化是檔案系統檔案數字化工作的重中之重。第一階段分四種情況下的工作流程：①無(wú)數字檔案、無(wú)電子目錄：鑒定—整理—掃描—建庫—質(zhì)檢—案卷整合;②無(wú)數字檔案、有電子目錄：鑒定—整理—掃描—質(zhì)檢—案卷整合;③有數字檔案、有電子目錄：掃描—質(zhì)檢— 圖像優(yōu)化;④有數字檔案、無(wú)電子目錄：建庫—質(zhì)檢。第二階段成批制作：OCR漢字識別(通過(guò)它可以識別文件中需要修改的字詞，以便字詞的真確)→PDF文件格式轉化(調閱人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )用Adobe Reader打開(kāi)，并能看到紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描質(zhì)檢后的圖像文字)→DJVU彩色文件轉化(可選)→上傳至數據庫。數字化成果以?huà)呙鑸D象為主，但是光有圖象是不完整的，也不利于成果的管理、檢查與利用。所以館內實(shí)行的《暫行辦法》對移交進(jìn)館的檔案，明確包含了三方面的內容，即目錄數據、圖象數據和OCR 識別形成的文件。目錄數據、圖象數據和OCR 識別形成的文件還必須有機統一。所謂有機統一，就是三者之間必須是有機聯(lián)系的，一條目錄對應一個(gè)多頁(yè)TIFF 文件和一個(gè)TXT 文件，聯(lián)系三者的紐帶就是檔號; 一條目錄的檔號，即是相應的這份TIFF 文件的文件名，又是相對應的這份經(jīng)OCR 識別的TXT 文件的文件名。第三階段定期操作全文索引——全文掛接——定期備份：建立具有查看全文的檢索系統，通過(guò)大容量的光盤(pán)作為儲存介質(zhì)來(lái)與檢索系統相掛接。由于檔案案卷特別冗雜，為了儲存信息的安全可靠，所以必須定期進(jìn)行備份。企事業(yè)單位檔案系統的定期備份是通過(guò)專(zhuān)業(yè)人員操作，運用獨立與其他計算機的電腦設備每周進(jìn)行一次。通過(guò)把每臺計算機中的檔案拷貝到超大容量的光盤(pán)中，再把光盤(pán)中的內容統一備份到總服務(wù)器上。

　　3.影像和照片檔案數字化工作流程。①影像檔案數字化。企事業(yè)單位檔案系統采用了“佳影系統”進(jìn)行影像檔案的儲存、輸入、查閱等一條龍流程。其中，上一條線(xiàn)中在形成電子影像文件后的兩步處理是同時(shí)存入數據庫和服務(wù)器，對內是儲存于數據庫;對外是服務(wù)器服務(wù)。下一條線(xiàn)是針對客戶(hù)服務(wù)的，在這一流程中有一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節，就是“用戶(hù)安全管理機制”。是要由專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員對客戶(hù)進(jìn)行全程的權限管理，對客戶(hù)進(jìn)行監督、服務(wù)，這是為了部分檔案的安全保密負責。這項工作對檔案管理人員的個(gè)人技能、素質(zhì)有著(zhù)很高的要求。但據筆者了解，現在館內并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)負責此項工作的人員，往往是一個(gè)技術(shù)員身兼多職，既要管理各部門(mén)電腦問(wèn)題，又要監督網(wǎng)站客戶(hù)，還要維持網(wǎng)站安全。長(cháng)久下來(lái)，往往會(huì )顧此失彼，給檔案數字化工作帶來(lái)不利。②照片檔案數字化。在電子照片的數字化過(guò)程中必須把原先的紙質(zhì)照片和現有的數字照片分開(kāi)進(jìn)行數字化。原有的紙質(zhì)照片需要先進(jìn)行電子掃描，再進(jìn)行圖象清晰，最后對應相應文件名同時(shí)進(jìn)行電子入庫;對于現有的數字照片相對就比較方便，可以直接進(jìn)行核對入庫。

　　四、企事業(yè)單位人事檔案系統的設計

　　1.基于 Web 的應用系統開(kāi)發(fā)。(瀏覽器/服務(wù)器)本質(zhì)上 Web 與客戶(hù)/服務(wù)器屬于同一結構體系。在目前的數據庫管理系統的基礎上，開(kāi)發(fā)出能適應統計工作需要的應用程序，能夠使更多的用戶(hù)通過(guò)瀏覽器方便地查詢(xún)統計數據，是我們下一步考慮的重點(diǎn)。

　　2.建立數據倉庫。社會(huì )的需求和計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，人們開(kāi)始嘗試對原來(lái)數據庫中的數據進(jìn)行再加工，形成一個(gè)綜合的、面向分析的環(huán)境，以支持科學(xué)決策的產(chǎn)生。由此，數據倉庫的思想、技術(shù)、產(chǎn)品逐漸開(kāi)始形成，并成為信息技術(shù)領(lǐng)域非常熱門(mén)的話(huà)題之一。隨著(zhù)計算機的發(fā)展與普及，以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的擴展，日常勞資人事管理必將實(shí)現無(wú)紙化辦公，并且加入到招商局內部的 Intranet 或者是 Internet 上去，實(shí)現數據的共享，這樣有利于勞資人事信息在單位內部的查詢(xún)，提高了數據資源的利用，并且能及時(shí)的得到更新，不需要象過(guò)去那樣浪費大量的人力物力去進(jìn)行抄寫(xiě)，提高工作的效率。本系統的數據庫連接與查詢(xún)是通過(guò) ADO.NET 技術(shù)實(shí)現的。ADO.NET 是一組向.NET 程序員公開(kāi)的數據訪(fǎng)問(wèn)服務(wù)類(lèi)，它為創(chuàng )建分布式數據共享應用程序提供了一組豐富的組件和方法，用于支持對 Sql Server 等數據庫的訪(fǎng)問(wèn)。數據庫客服端應用程序可以使用 ADO.NET 來(lái)連接到這些數據源，來(lái)查詢(xún)或修改所需的數據。本系統設計了 MyMeans 公共類(lèi)。該類(lèi)封裝了系統中所有與數據庫連接以及查詢(xún)和修改的方法。人事管理模塊中分人事檔案管理，人事檔案查詢(xún)，人事資料查詢(xún)。企事業(yè)員工檔案基本信息錄入界面。

　　五、結語(yǔ)

　　現在，大家的時(shí)間意識日益增強，決策者要求數據分毫不差;各職能部門(mén)工作查考要求準確無(wú)誤;基礎工作者對于檔案的要求與日俱增，這就意味著(zhù)檔案數字化建設需要加快速度，利用先進(jìn)技術(shù)來(lái)打造檔案數字化系統，滿(mǎn)足各類(lèi)要求。

　　綜上所述，檔案數字化建設任重而道遠，無(wú)法一蹴而就，需要我們腳踏實(shí)地，打好各項基礎。

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