檔案知識管理模式的構建探討論文
摘要：
本文從檔案管理角度，結合本單位檔案管理發(fā)展的三個(gè)階段，聯(lián)系檔案信息化程度和檔案工作者素質(zhì)，分析了檔案管理邁向知識管理模式的過(guò)程，對構建檔案知識管理模式提出了發(fā)展策略。
關(guān)鍵詞：
檔案管理；知識管理；信息化；管理模式
伴隨著(zhù)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人類(lèi)社會(huì )邁入知識經(jīng)濟時(shí)代。傳統的檔案管理模式——單一庫房實(shí)物保管已跟不上時(shí)代的發(fā)展的步伐，無(wú)法使檔案價(jià)值得以充分利用。旨在為航天科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理提供更高效、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，航天企業(yè)檔案管理體制不斷變革，檔案管理方式不斷創(chuàng )新，逐步形成了新時(shí)期檔案知識管理模式。
1、檔案知識管理的定義
“檔案知識管理”是一種以“知識管理為導向的檔案管理”與“以檔案管理為基礎的知識管理”相結合的檔案管理模式。通俗地說(shuō)，就是將圖書(shū)、情報、檔案這些信息資源進(jìn)行有效整合、加工、提煉，并經(jīng)電子化處理，使其系統化、綜合化、知識化，并通過(guò)信息化手段進(jìn)行傳遞，在符合保密規定的前提下，更利于共享和交流。
2、航天企業(yè)檔案管理模式的發(fā)展歷程
航天企業(yè)檔案管理在檔案工作者的不懈努力下一直不斷完善和發(fā)展著(zhù)，先后經(jīng)歷了實(shí)體管理、信息管理、知識管理三個(gè)階段。
2.1實(shí)體管理階段
實(shí)體管理是檔案管理的最初模式，基于當時(shí)的社會(huì )發(fā)展程度，在傳統的檔案觀(guān)念的束縛下，檔案工作的主體——檔案管理者的職責就是保管檔案；檔案工作的客體就是被定義為歷史記錄的紙質(zhì)檔案；實(shí)施檔案管理的場(chǎng)所就是檔案庫房。檔案管理者對庫房中檔案的存放有著(zhù)清晰的紙質(zhì)賬目，當使用者要利用檔案時(shí)，管理者憑借這些賬目和個(gè)人經(jīng)驗到庫房中查找檔案供使用者借閱。
這一階段的特點(diǎn)是由檔案的本質(zhì)屬性決定的，管理活動(dòng)是圍繞檔案實(shí)體展開(kāi)的。檔案實(shí)體是信息賴(lài)以存在的物質(zhì)基礎，而檔案在數量、質(zhì)量、結構上的優(yōu)化則成為衡量管理效率的重要尺度，經(jīng)驗的承襲是改進(jìn)管理的主要方法，信息技術(shù)只是在錄入、打印檔案賬目中對檔案管理起到了輔助作用。
2.2信息管理階段
20世紀末，為提升檔案管理質(zhì)量和效率，航天企業(yè)自主研發(fā)檔案管理軟件，并應用到檔案管理工作中，為檔案管理帶來(lái)了根本性變革。檔案管理的流程更加的系統化、信息化，檔案工作者可直接在檔案管理系統中錄入、整理、編排、提取案卷、文件的基本信息，檔案借閱更加快捷、方便、準確。
這一階段的特點(diǎn)是檔案電子信息作用得以發(fā)揮，突破了實(shí)體檔案的物理局限，直接對電子信息進(jìn)行相對獨立的管理和利用。信息技術(shù)轉化成提升檔案管理效率最直接的要素，以網(wǎng)絡(luò )為基礎的檔案信息共享平臺初步建立。借閱者可通過(guò)檔案工作人員直接在檔案管理系統中檢索到要借閱的檔案基本信息，因此這時(shí)的檔案管理弱化了對檔案工作者經(jīng)驗的依賴(lài)，強化了對其計算機應用技能的要求。
2.3知識管理階段
進(jìn)入21世紀，航天企業(yè)進(jìn)行了組織機構調整，對檔案管理模式進(jìn)行了深入的研究和思考，提出了知識管理的發(fā)展思路，并在實(shí)踐中取得了豐碩的成果。
2.3.1檔案知識管理的定位
知識管理階段是檔案管理的高級階段，是對前兩種管理形式的拓展與延伸。知識管理階段在組織形式上具有高度集成性，它管理的對象不僅僅限于檔案信息，而是集檔案、情報、圖書(shū)于一體，并對零散、粗略的信息進(jìn)行集中的、精細的加工、整合，并依據使用者的要求提供相應的服務(wù)形式。
2.3.2航天企業(yè)檔案知識管理的成功案例
航天企業(yè)在對檔案知識管理模式的探索中，有過(guò)很多成功的案例。其中北京精密機電控制設備研究所拓展檔案知識管理方式，在以下幾方面實(shí)現知識管理。
一是檔案編研。檔案編研是在檔案信息的基礎上，對其進(jìn)行分析、研究、整編和重組，形成滿(mǎn)足企業(yè)各項實(shí)際工作需要的企業(yè)文獻。本單位已成功組織完成40余項檔案成果的編研工作，題材覆蓋科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理的多個(gè)方面，為今后的發(fā)展留下寶貴的知識財富。其中，通過(guò)單位辦公自動(dòng)化管理系統中的“成果分享模塊”實(shí)現全所范圍內的可視化瀏覽，并設立評論留言板塊，共同參與編研成果利用與改進(jìn)。
二是情報翻譯。突破基本的情報搜集、管理模式，依據使用部門(mén)對情報信息的需求方向，對多篇情報資料進(jìn)行分析、提煉，并翻譯成使用者要求的語(yǔ)言。對情報信息進(jìn)行加工、轉化，通過(guò)信息化手段主動(dòng)推送到使用者辦公自動(dòng)化平臺，實(shí)現更精煉的信息價(jià)值和更直接的使用價(jià)值。
三是展室建設。展室是展示科研生產(chǎn)和文化成果的最優(yōu)平臺，通過(guò)提煉、加工科研生產(chǎn)和文化成果資料中的精華，以最直接的感官模式與外界進(jìn)行共享和交流，并對員工起到宣傳教育的作用。因此，展室成為本單位信息資源知識化的重要表現形式。
3 、優(yōu)化檔案知識管理模式的策略
航天企業(yè)檔案知識管理模式雖已初步形成，但還有其廣闊的發(fā)展空間。影響其發(fā)展的基本因素有兩個(gè)：硬件因素和軟件因素。數字化、網(wǎng)絡(luò )化等信息技術(shù)是檔案知識管理模式中的硬件因素，檔案人員的素質(zhì)是檔案知識管理模式中的軟件因素，它們共同影響著(zhù)這一模式的發(fā)展。下面以北京精密控制設備研究所為例進(jìn)行分析。
3.1檔案知識管理信息系統的現狀和發(fā)展方向
檔案管理信息系統的構成和發(fā)展直接影響著(zhù)檔案管理知識化的程度。而檔案管理系統和辦公自動(dòng)化系統的關(guān)系反映著(zhù)檔案管理信息化的發(fā)展程度。
3.1.1檔案信息化程度
本單位采用辦公自動(dòng)化系統（OA）和瀚海檔案管理系統（AM）相連接的模式。OA作為行政事務(wù)管理系統，最核心的功能是公文的辦理和流轉。AM可實(shí)現文件從現行到檔案的全生命周期管理，支持多維視圖檢索、多媒體數據管理、離線(xiàn)數據檢索，具有開(kāi)放的通用數據接口，支持國產(chǎn)數據庫。系統采用插件管理，便于功能的組合與擴充。因此現行文件的管理、文件歸檔、檔案分類(lèi)、電子組卷、檔案檢索等工作得以高效開(kāi)展。OA系統與AM系統之間設有接口，數據可以從OA系統直接導入AM系統，其關(guān)系如圖1所示。這種檔案管理適應了網(wǎng)絡(luò )環(huán)境的要求，但還是存在兩大問(wèn)題：第一，沒(méi)有對文件檔案進(jìn)行一體化的全過(guò)程管理。AM系統對檔案的管理始于文件歸檔環(huán)節，而無(wú)法前端控制文件的形成、流轉過(guò)程，只能被動(dòng)接受從OA系統導入的文件，甚至電子文件歸檔（導入）不是實(shí)時(shí)、聯(lián)機的進(jìn)行。第二，檔案信息的網(wǎng)絡(luò )化服務(wù)功能較弱。AM系統一般都是基于網(wǎng)絡(luò )環(huán)境構建的，能實(shí)現檔案信息的網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)、檢索和瀏覽。但是，該系統只能實(shí)現在線(xiàn)檔案信息目錄級查詢(xún)、檢索和瀏覽，不能實(shí)現全文瀏覽。
3.1.2檔案知識管理信息系統的發(fā)展方向
檔案知識管理系統應覆蓋文檔的生成、利用、維護、基礎分析等過(guò)程。這時(shí)的AM系統與OA系統是所屬關(guān)系，如圖2所示：AM系統內嵌于OA系統，AM系統對電子文件、電子檔案采取一體化、集成化管理，并能對文件、檔案實(shí)行前端控制，檔案利用者可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )檢索、履行借閱審批手續后，網(wǎng)上查看檔案全文信息。
綜上所述，檔案管理系統的發(fā)展方向是AM系統作為OA系統的子系統，實(shí)現文件、檔案一體化、集成化管理。
3.2檔案人員的素質(zhì)分析
檔案人員的素質(zhì)直接影響著(zhù)檔案知識管理的發(fā)展，合格的檔案工作者首先要具備良好的身體素質(zhì)，諸如每年的文書(shū)檔案整理中都包括對上千份文件的著(zhù)錄、編目、鑒定、編頁(yè)、蓋章、電子組卷等工作，所以具備良好的身體素質(zhì)是進(jìn)行檔案工作的前提。其次，檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員要有廣博的文化知識和較高的語(yǔ)文基礎知識、歷史知識，所以檔案工作者應具備基本的文化素質(zhì)。最后，檔案工作是一項專(zhuān)業(yè)性很強的工作，它具有特定工作對象。檔案人員必須具備檔案專(zhuān)業(yè)知識，掌握檔案工作的理論原則和技術(shù)方法。這就要求檔案工作者具備一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。表1為北京精密機電控制設備研究所檔案工作人員基本情況。
基于以上數據，目前本單位檔案從業(yè)人員中35歲以下年輕人占的比重為24%，擁有本科以上學(xué)歷的人員占總人數的62%，檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)人員占總人數的14%。由此可見(jiàn)，調動(dòng)青年檔案工作者的積極性，發(fā)揮年輕檔案工作者的能力，強化檔案工作者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是檔案知識管理模式優(yōu)化的必經(jīng)之路。
4、結論
航天企業(yè)檔案管理工作在歷史發(fā)展的潮流中，檔管理機制不斷完善，管理模式不斷提升，管理手段不斷創(chuàng )新，工作者素質(zhì)不斷提高。在新時(shí)期檔案知識化的歷史潮流中，在集團、院檔案館的指導下，北京精密控制設備研究所憑借多年的檔案知識管理探索實(shí)踐，正逐步構建檔案數字化管理體系，為構建新時(shí)期檔案知識管理機制而努力。
參考文獻：
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