檔案管理的變革與發(fā)展論文
1檔案管理對象、方法以及手段的變革
1.1檔案管理對象的變革
社會(huì )在不斷的發(fā)展，我國的科技信息技術(shù)越來(lái)越多，而且還產(chǎn)生了較多的電子文件，為了提高檔案管理的效率，必須采取有效的措施提高檔案管理水平，還要增加檔案館的容量。電子文件的種類(lèi)具有多樣性，在對這些電子文件進(jìn)行歸檔與分類(lèi)時(shí)，需要將其轉化為數字檔案，這也體現了檔案管理對象的變革，使得數字檔案在檔案管理中所占位置越來(lái)越重要。電子文件是一種新的檔案管理方式，這與紙質(zhì)檔案記錄方式有較大區別，數字檔案是在二進(jìn)制環(huán)境下生產(chǎn)的，所以，在對電子檔案進(jìn)行了歸檔、分類(lèi)以及保管時(shí)，需要采用不同技術(shù)，需要依賴(lài)計算機以及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)。為了保證電子文件的安全性，必須增強文件載體的穩定性，為了形成完整的電子文件，還需要對其內容以及背景信息進(jìn)行擴充，所以，檔案管理對象的變革，使得我國檔案管理工作呈現出了數字化的發(fā)展特征。
1.2管理手段的變革
在檔案管理中，需要根據不同的對象，設置不同的管理方式，在數字化的檔案環(huán)境下，需要對檔案管理手段進(jìn)行改革。在現代檔案管理機構中，都配備了計算機等先進(jìn)設備，利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)以及數字技術(shù)，可以有效保證電子文件管理的安全性。在當前檔案管理領(lǐng)域中，采用的管理手段也在不斷變革，相關(guān)人員結合計算機技術(shù)，對電子文件進(jìn)行了快速的處理；利用網(wǎng)絡(luò )以及通信技術(shù)，可以實(shí)現對電子文件的實(shí)時(shí)傳輸；利用現代數據庫，也可以實(shí)現對電子文件的海量存儲，擴大了檔案館的容量。另外，檔案館工作人員還對信息檢索方式進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現了檔案目錄檢索的便捷性，利用數據加密技術(shù)，還可以提高保密文件的安全性，有利于維護檔案系統運行的穩定性。
1.3檔案管理方法的革新
隨著(zhù)社會(huì )與科技的不斷發(fā)展，我國電子文件的數量越來(lái)越多，這對電子檔案的歸類(lèi)提出了更高的要求，檔案管理機構的工作人員，必須對傳統的管理方法進(jìn)行革新，這樣可以才能檔案載體運行的可靠性，才能保證電子文件存儲的安全性。在進(jìn)入信息時(shí)代后，檔案管理也迎來(lái)了電子文件時(shí)代，所以，傳統的檔案管理方法已不在適用當前的檔案機構，如果檔案部門(mén)仍然沿用傳統管理方法，會(huì )極大的制約檔案事業(yè)的快速發(fā)展。隨著(zhù)現代信息技術(shù)的運用，在檔案管理方法上，改變了傳統的文件與檔案管理工作流程，依據電子文件和檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程的變化、管理系統的特點(diǎn)對傳統的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，某些工作環(huán)節需要提前監控，某些重復性的工作環(huán)節需要撤銷(xiāo)合并等。
2檔案管理的發(fā)展
僅有信息化技術(shù)和手段是遠遠不夠的，重要的是需要檔案管理理念、方法和思路的全面革新。面對電子文件的技術(shù)特性和管理手段的變化引起，傳統的檔案管理理念和方法的變革勢在必行，只有采用科學(xué)的現代管理思想，才能充分發(fā)揮現代信息技術(shù)的優(yōu)勢，管理好電子文檔。在電子文檔時(shí)代，前端控制和全程管理理念顯得比紙質(zhì)文件時(shí)代更加重要。所謂“前端控制”，是指檔案工作者不能再想傳統文件和檔案管理時(shí)代那樣靜坐等待，需要在電子文件形成之時(shí)甚至生成之前，即在電子文件管理系統設計時(shí)就積極介入其中，把電子文件（包括歸檔電子文件）的管理要求融入系統功能設計之中。在電子環(huán)境中，如果管理人員不積極借入文件的形式和保管過(guò)程，文件將可能不存在，也可能降低檔案文件的利用率。所謂“全程管理”，是指對電子文件從產(chǎn)生到最終銷(xiāo)毀或永久保存進(jìn)行全過(guò)程的監控和管理。在電子文件時(shí)代，電子文件從產(chǎn)生到最終銷(xiāo)毀或永久保存是一個(gè)完整的運動(dòng)過(guò)程，而且個(gè)個(gè)運動(dòng)階段之間的界限不再像紙質(zhì)文件那樣明顯、容易區分，這就更加需要對電子文件從生成、運轉到保管、利用和銷(xiāo)毀的整個(gè)生命過(guò)程實(shí)行實(shí)時(shí)能夠，以確保電子文件的完整性、真實(shí)性、可靠性、安全性和可讀性。信息技術(shù)和現代管理理論的發(fā)展與應用也為現代檔案管理理論的發(fā)展提供了新的機遇。在整個(gè)社會(huì )現代化和信息化發(fā)展進(jìn)程中，檔案收集、整理、保管、利用的理念、體制和工作方式都在經(jīng)歷重大變革。這給現代檔案管理帶來(lái)了前所未有的挑戰，也帶來(lái)了檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的新契機。
同時(shí)，作為一項管理性活動(dòng)，檔案業(yè)務(wù)也要求檔案工作者必須融合現代管理理念，從經(jīng)濟、社會(huì )等多角度審視現有的檔案管理理論，對檔案管理理論進(jìn)行全方位的創(chuàng )新與變革，提高檔案工作的管理效率和管理水平。市場(chǎng)化帶來(lái)了檔案所有權的多元化。隨著(zhù)經(jīng)濟體制改革的不斷深入，我國是行了公有制為主體、多種所有制經(jīng)濟共同發(fā)展的基本經(jīng)濟制度，出現了公有制實(shí)現形式多樣化、經(jīng)濟成分多元化的格局。與此相適應，檔案作為國家機構、社會(huì )組織和個(gè)人在各項社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)中形成的歷史性產(chǎn)物和憑證性記錄，其所有權歸屬也呈現多元化態(tài)勢，除黨政機關(guān)、國有企業(yè)事業(yè)單位形成的國有檔案之外，包括集體所有檔案、私人檔案、民營(yíng)企業(yè)檔案、三資企業(yè)檔案等在內的非國有檔案大量產(chǎn)生。
3結束語(yǔ)
我國當前社會(huì )呈現出了多元化的發(fā)展形勢，這也使得檔案資料的種類(lèi)以及數量不斷增多，所以，檔案管理部門(mén)必須對傳統的體制進(jìn)行改革，這樣才能適應社會(huì )發(fā)展的要求。本文對檔案管理的變革過(guò)程進(jìn)行了介紹，希望對相關(guān)人員有所幫助，保證我國檔案管理體制更加科學(xué)、合理。檔案文件具有較強的參考價(jià)值，屬于一種有效的依據憑證，所以，在檔案管理的過(guò)程中，必須提高檔案保管的安全性，這樣才能避免檔案文件出現丟失或者遺漏等問(wèn)題。
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