電算化下的會(huì )計檔案的管理研究經(jīng)濟論文

　　電算化會(huì )計檔案是指存儲在計算機中的會(huì )計數據和計算機打印出來(lái)的書(shū)面等形式的會(huì )計數據。會(huì )計數據是指記賬憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等數據，以及會(huì )計軟件系統開(kāi)發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會(huì )計資料。

　　一、會(huì )計電算化中會(huì )計檔案管理的新要求

　　什么是會(huì )計的電算化，我們必須要結合跨級檔案的特點(diǎn)要求來(lái)制定我們的會(huì )計電算化的要求。會(huì )計電算化的一般解釋為：就是會(huì )計實(shí)務(wù)運用當今信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)要求和技術(shù)對會(huì )計進(jìn)行核算的要求，也就是會(huì )計的整體流程都是通過(guò)電腦技術(shù)來(lái)完成整套的記賬、核算、報賬，以及很多的程序都會(huì )替代我們人類(lèi)來(lái)進(jìn)行會(huì )計分析等功能。通過(guò)對電算化會(huì )計的明確定義，結合電算化應用的硬件基礎以及電算化規范，總結出以下幾點(diǎn)電算化會(huì )計檔案管理的新特點(diǎn)：

　�。ㄒ唬�對于載體本身變化的時(shí)候。就范圍而言，會(huì )計電算化檔案存儲的范圍比較廣泛，而傳統的就比較狹窄，對于如今會(huì )計電算化的檔案而言，不僅僅將過(guò)去的會(huì )計檔案以傳統紙質(zhì)的形式保留了下來(lái)，而且同步將紙質(zhì)信息轉化成為電腦數據存儲在計算機硬件設備中。

　�。ǘ�）由于性質(zhì)本身的要求給會(huì )計電算化帶來(lái)了新的要求。對于新型的會(huì )計檔案不便于人類(lèi)的查詢(xún)，只有在特定的計算機硬件中和電腦環(huán)境中才能夠查詢(xún)；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

　�。ㄈ�）由于新的流程規范及維護的系統操作都給新的會(huì )計檔案帶來(lái)了新的要求特點(diǎn)。在過(guò)去老的會(huì )計操作中，其原始憑證的編寫(xiě)到報表都是由人工來(lái)編制完成的，因而具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表及有關(guān)的附屬資料。當用新型的會(huì )計制度以后，所有的會(huì )計業(yè)務(wù)都是通過(guò)電子信息來(lái)完成的。由于電腦是一種電子時(shí)代的操作工具，財務(wù)人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，隨后會(huì )利用計算機電子信息來(lái)對會(huì )計業(yè)務(wù)進(jìn)行核算。由于會(huì )計信息反映出來(lái)的是一些文件程序、數據信息及各種代碼既是使電算化會(huì )計信息運行的前提條件，又是保證電算化會(huì )計信息系統正常運轉的故障維護查詢(xún)資料，因而這些資料雖然不是會(huì )計核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒(méi)有人們所能觀(guān)察到的相應數值或者表格，但是如果會(huì )計電算化沒(méi)有了他們，就沒(méi)有辦法將整個(gè)會(huì )計電算化完整的記錄下來(lái)，無(wú)法核算，所以必須將這些代碼或者程序數值等保存下來(lái)。

　　二、會(huì )計電算化檔案管理的問(wèn)題對策

　�。ㄒ唬�會(huì )計檔案的載體：現如今會(huì )計電算化已經(jīng)在各個(gè)企業(yè)中實(shí)施了，雖然時(shí)間不長(cháng)，但是企業(yè)的領(lǐng)導人以及財務(wù)工作人員對其新型會(huì )計電算化制度及操作并不了解，對會(huì )計檔案的了解甚少，許多的企業(yè)往往是將憑證打印出來(lái)并留底備案，但是忽視了電子計算機中的信息存儲等情況，對會(huì )計檔案的完整性會(huì )有直接的影響。

　　對于單位的硬件設施應當加以完善，應該設置一臺好的噴墨或者激光的打印設施，作為會(huì )計打印后的紙質(zhì)憑證依據，還要保證打印以后的紙質(zhì)憑證能夠在檔案中符合保存時(shí)間。并且要給會(huì )計一個(gè)專(zhuān)門(mén)的會(huì )計檔案柜之類(lèi)的。配備一個(gè)具有安全性的專(zhuān)門(mén)檔案處，防止各種不利公司利益事情的必要設施。為了使盤(pán)片不變形，庫內溫度要保持在 15—25 度，相對濕度保持在 45%—60%為宜，配有各種測量實(shí)施和制冷空調，嚴格把關(guān)，隨時(shí)調整。

　�。ǘ�）會(huì )計載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題：電算化會(huì )計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業(yè)因為沒(méi)有將會(huì )計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會(huì )計數據不能被調用。

　　我們應加強電算化會(huì )計檔案與對應會(huì )計軟件版本一致性的管理。會(huì )計電算化檔案除保存各種版本和備份會(huì )計數據外還應保存對應版本的會(huì )計電算化軟件版本。

　�。ㄈ�）不健全的會(huì )計檔案制度：眾所周知，電算化的會(huì )計檔案很容易被人為所篡改，為此如果企業(yè)沒(méi)有抓緊時(shí)間對會(huì )計檔案管理體系進(jìn)行修訂，沒(méi)有制定相應的會(huì )計電算化檔案管理人員職責情況下，會(huì )計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

　　必須對會(huì )計檔案進(jìn)行人為保管的權力。在如今的電算化信息時(shí)代中，所有的會(huì )計資料都是通過(guò)計算機磁盤(pán)或者光盤(pán)保存的，未經(jīng)授權的人員出于私利和不正當的目的有可能通過(guò)計算機和網(wǎng)絡(luò )瀏覽全部數據，復制、偽造、銷(xiāo)毀一些重要的會(huì )計數據，會(huì )計信息的完整性、安全性受到挑戰。為此對其各階段的各項內容都需要設定不同的使用權限。對于一般性的數據，可以在大范圍內實(shí)施共享，涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人使用；設計原程序文件、數據結構文件等，僅主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。只有這樣才能確保電子信息的安全可靠性，可以避免人為過(guò)失導致的信息流失。對于借用手續制度要非常的嚴謹：查閱會(huì )計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門(mén)負責人批準，按照檔案管理的有關(guān)規定，辦理借閱手續。外單位查閱本部門(mén)會(huì )計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導、財務(wù)部門(mén)負責人批準。任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、賬冊、備份磁盤(pán)的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。

　　三、電算化下會(huì )計檔案管理展望

　　新制度下的會(huì )計檔案中包含了電算化會(huì )計檔案，并且與老式的會(huì )計檔案相互結合，緊密的聯(lián)系在一起。在會(huì )計檔案的管理工作中，我們可以將傳統形式的檔案管理作為基礎，將電算化融入其中，將其作為檔案管理的個(gè)性化手段。帶動(dòng)會(huì )計檔案向著(zhù)規范化、現代化快速發(fā)展。這就要求我們要將會(huì )計檔案管理工作落到實(shí)處，從基礎工作入手，這樣才能將電算化檔案管理的強大功能一一展現，達到事半功倍的效果。

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