檔案信息化建設與工程檔案管理論文

　　摘要：文章探索了檔案信息化建設與工程檔案管理的涵義，對工程檔案信息化管理的重要性進(jìn)行了分析，并就如何加強工程檔案信息化管理提出優(yōu)化路徑。

　　關(guān)鍵詞：檔案；信息化；工程建設

　　檔案信息化就是以檔案為依據，在不改變檔案原來(lái)的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息社會(huì )化，實(shí)現檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因為它自身就包涵著(zhù)信息。

　　1、檔案信息化建設的涵義

　　“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。檔案信息化的內容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì )政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì )交流系統，在社會(huì )中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì )信息形式融合使用，在社會(huì )中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì )。當然這兩個(gè)方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。

　　2、促進(jìn)檔案信息化建設的幾點(diǎn)建議

　　2、1檔案工作人員要樹(shù)立檔案信息意識

　　馬克思主義哲學(xué)認為意識具有能動(dòng)性，一定的社會(huì )意識就具有一定的社會(huì )能動(dòng)作用。那么社會(huì )檔案意識在檔案信息化建設中必然有能動(dòng)的影響，成為檔案信息化建設的基本推動(dòng)力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀(guān)念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹(shù)立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會(huì )具有強烈的使命感和責任心，促使檔案信息化建設與其他社會(huì )信息事業(yè)相互結合，共同發(fā)展。

　　2、2提高檔案信息化水平技術(shù)

　�。�1）配備計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開(kāi)發(fā)應用或完善，可通過(guò)計算機系統軟件的操作進(jìn)行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。

　�。�2）檔案中心目錄及全文的數字化。檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門(mén)每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動(dòng)，不但能節約人力和財力，而且也會(huì )大大加快了檔案信息數字化的進(jìn)程。

　�。�3）對上網(wǎng)信息進(jìn)行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開(kāi)、內部、秘密、機密進(jìn)行界定；其次對檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢(xún)權限，以保障軟件系統的安全。

　　2、3提高檔案信息管理水平

　　信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變�，F今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實(shí)現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門(mén)建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機、光盤(pán)刻錄機、掃描儀等，在系統開(kāi)發(fā)和檔案利用過(guò)程中發(fā)揮著(zhù)重要作用。

　�。�1）隨著(zhù)電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現實(shí)問(wèn)題。早在2002年，國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設實(shí)施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進(jìn)行錄入、開(kāi)發(fā)利用等工作是開(kāi)展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。

　�。�2）檔案管理軟件的對象是電子文件，通過(guò)選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過(guò)軟件的整合和開(kāi)發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展過(guò)程中的一筆巨大的文化財富。

　�。�3）“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實(shí)施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，是疏通信息化建設管理脈絡(luò )，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節，在很大程度上決定著(zhù)檔案信息化建設的成敗。

　　3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向

　　工程建設的過(guò)程就是工程檔案的形成過(guò)程，這就決定了工程檔案的建立是一個(gè)漫長(cháng)而復雜的過(guò)程。從工程立項直到工程驗收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門(mén)來(lái)實(shí)施的，這就在客觀(guān)和主觀(guān)上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無(wú)疑提高工程檔案管理效率與效益。

　　3、1加強工程檔案信息化建設，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門(mén)分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng )造更多有利于方便公眾利用的條件。

　　3、2建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。

　　3、3檔案工作人員要學(xué)習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態(tài)之中。

　　4、結語(yǔ)

　　充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機應用的普及和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網(wǎng)絡(luò )搭建專(zhuān)門(mén)的檔案管理平臺，不僅能有效地實(shí)現工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會(huì )信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

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