高等職業(yè)院校人事檔案管理的思考論文

　　摘要：隨著(zhù)文明社會(huì )的不斷進(jìn)步，人事檔案也應運而生，人事檔案記錄了個(gè)人的學(xué)習經(jīng)歷、工作履歷、獲得的各種獎?wù)陋勴�、還有違紀處分等，與個(gè)人今后的升遷、調遣都是息息相關(guān)的。人事檔案可以促進(jìn)文明社會(huì )的發(fā)展，有其一定的社會(huì )價(jià)值，高等職業(yè)院校要加強重視人事檔案的管理工作，要不斷創(chuàng )新，促進(jìn)人事檔案的信息化進(jìn)程，不斷豐富完善人事檔案的內容，加強檔案管理機制，充分發(fā)揮出人事檔案的社會(huì )價(jià)值和社會(huì )作用。

　　關(guān)鍵詞：高等；職業(yè)院校；人事檔案；管理

　　高等職業(yè)院校的人事檔案與每位學(xué)生息息相關(guān)，也在學(xué)生今后的工作生活中發(fā)揮著(zhù)非常重要的作用。學(xué)校對學(xué)生的個(gè)人檔案進(jìn)行綜合的管理，將學(xué)生的學(xué)習成績(jì)、獲得的獎?wù)�、是否有違紀行為等都會(huì )放入個(gè)人檔案中統一管理，人事檔案反映的是個(gè)人的經(jīng)歷和道德表現情況，是學(xué)生今后工作、升遷的重要依據，因此在高等職業(yè)院校對人事檔案的管理也就顯得非常重要了。如何對人事檔案進(jìn)行高效的管理是高等職業(yè)院校需要認真思考的問(wèn)題，在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的發(fā)展的當下，將人事檔案進(jìn)行信息化管理是最有效也最便捷的管理方式。

　　１高等職業(yè)院校人事檔案的職能

　�。保�１具有信息記錄存儲功能：

　　人事檔案記錄的是一個(gè)人的學(xué)習經(jīng)歷、政治面貌、工作履歷和職位變化等，詳細真實(shí)的記錄了一個(gè)人的真實(shí)面貌，是一個(gè)人參與社會(huì )活動(dòng)的原始材料，也是單位用人、聘用人員的重要依據。人事檔案要確保其真實(shí)性，這與一個(gè)人今后的發(fā)展是息息相關(guān)的，一個(gè)人的品德才能如何、社會(huì )經(jīng)歷如何都會(huì )如實(shí)的記錄儲存在人事檔案中，為個(gè)人升遷提供具體的理論依據。

　�。保�２具有社會(huì )控制功能：

　　人事檔案是國家規范人們遵紀守法的一種政治手段，在社會(huì )發(fā)展中具有一定的控制功能，在維護社會(huì )秩序方面發(fā)揮了重要的作用。單位在用人時(shí)都會(huì )根據人事檔案來(lái)決定是否聘用，人事檔案中還有一個(gè)人的政治面貌，反映一個(gè)人的政治取向和政治前途。人事檔案還便于組織人事部門(mén)的工作，人事調動(dòng)、任免都需要組織人事部門(mén)的審核，人事部門(mén)也是通過(guò)人事檔案來(lái)全面真實(shí)的了解一個(gè)人，再決定一個(gè)人的任職情況。人事檔案還記錄一個(gè)人的獎懲情況，形成個(gè)人的自我約束、自我控制，保證與黨的方針政策相協(xié)調，也能使個(gè)人在社會(huì )活動(dòng)中體現個(gè)人價(jià)值。同時(shí)人事檔案具有一定的保密性，當事人無(wú)法查閱自己的個(gè)人檔案，因此會(huì )注意自己的言行努力得到獎?wù)�，發(fā)揮了人事檔案的對社會(huì )成員的控制作用。

　�。保�３具有社會(huì )記憶功能：

　　人事檔案記錄的是不同時(shí)期的資料，可以真實(shí)地反映歷史情況，有一定的歷史價(jià)值。人事檔案的本質(zhì)就是記錄最原始的資料，具有社會(huì )記憶的功能，可以真實(shí)全面的反映當事人在某一時(shí)期的社會(huì )活動(dòng)情況，是歷史的真實(shí)再現。我們作為社會(huì )活動(dòng)的一份子，思想覺(jué)悟、政治觀(guān)念會(huì )隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展而不斷進(jìn)步，人事檔案就會(huì )清楚的反映出一個(gè)人所經(jīng)歷的歷史背景和在這一背景下的思想覺(jué)悟。人事檔案的社會(huì )記憶功能可以為國家和黨提供豐富真實(shí)的原始資料，是歷史的重要憑證。

　　２高等職業(yè)院校人事檔案管理存在的不足

　�。玻�１檔案管理體制較為落后：

　　很多高等職業(yè)院校的人事檔案存放的比較散亂沒(méi)有形成統一的管理存放，人事檔案在人事處、學(xué)生處等都有存放，這種散亂的存放方式對人事檔案管理非常不利，無(wú)法形成統一規范的管理模式，也非常不利于權力部門(mén)對檔案的使用，無(wú)法發(fā)揮人事檔案的作用。目前高等職業(yè)院校的人事檔案管理的方式比較落后，大部分是采用手工整理，人事檔案信息化進(jìn)程較為緩慢。高等院校檔案信息化建設的工作沒(méi)有建立統一的協(xié)調機制，很難實(shí)現資源的共享。很多高等職業(yè)院校對人事檔案管理觀(guān)念淡薄，檔案工作無(wú)法帶來(lái)直接的經(jīng)濟效益因此很容易被忽視，導致人事檔案管理工作的滯后。

　�。玻�２檔案管理人員的素質(zhì)偏低：

　　很多人普遍認為檔案管理工作不需要高學(xué)歷人員來(lái)管理，在高等職業(yè)院校中人事檔案管理工作人員的學(xué)歷普遍較低，專(zhuān)業(yè)分布不合理，工作的積極性較差，導致檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低。由于檔案管理人員素質(zhì)的偏低，無(wú)法為檔案管理提出創(chuàng )新性建議，對檔案管理現代化進(jìn)程有一定的阻礙。人事檔案信息化要求檔案管理人員掌握計算機、檔案管理等多方面的知識，而檔案管理人員素質(zhì)偏低直接影響了人事檔案管理的現代化進(jìn)程。

　�。玻�３檔案沒(méi)有及時(shí)更正：

　　高等職業(yè)院校中學(xué)生的人事檔案是不斷變化的，比如學(xué)生獲得了獎?wù)禄蛘呤艿教幏侄际且�及時(shí)放入檔案中，若更新不及時(shí)就會(huì )造成檔案的遺漏、信息的不完整。在電子檔案管理中還要注意檔案內容的規范正確，檔案管理工作者在錄入信息時(shí)要認真審核，否則很容易造成檔案信息的不正確或出現混淆錯誤。

　　３加強高等職業(yè)院校人事檔案管理的措施

　　針對當前我國高等職業(yè)院校在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導要給予足夠的重視，及時(shí)采取有效的解決措施，不斷完善現有的人事檔案管理制度，進(jìn)而為院校實(shí)現可持續發(fā)展奠定良好的基礎�；�于此，下面本文就對完善等職業(yè)院校人事檔案管理的有效措施進(jìn)行深入的分析和研究。

　�。常�１完善檔案管理機制：

　　要不斷完善檔案管理機制，協(xié)調好人事檔案與各部門(mén)的關(guān)系，有力推進(jìn)人事檔案的信息化管理。高等職業(yè)院校要制定出規范的檔案管理工作流程，將檔案管理的工作分配到人，每個(gè)人都要擔負起責任，處理好檔案管理工作中的矛盾和出現的問(wèn)題。為了防止檔案管理混亂情況的出現，高等職業(yè)院校盡量把檔案統一歸入人事處或檔案室統一管理，加強各部門(mén)與檔案管理的配合和合作，共同完成檔案的高效管理。此外還要不斷加強高等職業(yè)院校檔案管理的意識，認識到檔案工作的重要性。檔案可以有效促進(jìn)國家文明的發(fā)展，其社會(huì )價(jià)值是不容忽視的。也要讓學(xué)生認識到檔案的重要性，認識到個(gè)人檔案與自己今后的工作、晉升都是息息相關(guān)的，從而在學(xué)校能夠更好的約束自己的行為，并以積極的態(tài)度去學(xué)習和參加學(xué)習各項活動(dòng)。

　�。常�２充實(shí)檔案的內容：

　　傳統的人事檔案只是記錄了學(xué)生的學(xué)習成績(jì)、獲得的獎項，內容較為單一，無(wú)法適應現代的應用需求。高等職業(yè)院校應在人事檔案中多加入一些學(xué)生的專(zhuān)業(yè)特長(cháng)、興趣愛(ài)好、知識體系等內容，多注重學(xué)生的個(gè)性特征和職業(yè)偏好，不斷充實(shí)人事檔案的內容，避免所有的檔案都是千篇一律沒(méi)有個(gè)性特點(diǎn)，無(wú)法發(fā)揮其作用。只有豐富充實(shí)的檔案才能更好的為權力部門(mén)提供派遣的依據，發(fā)揮檔案的優(yōu)勢。高等職業(yè)院校要實(shí)現人事檔案的多樣化就要加快人事檔案信息化管理的進(jìn)程，利用計算機來(lái)采集錄入學(xué)生信息，可以方便檔案的整理和歸納，信息化管理還可以實(shí)現增加、刪減、檢索的功能使人事檔案應用時(shí)更加方便。

　�。常�３提高檔案管理人員的素質(zhì)：

　　不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)知識還要學(xué)習掌握信息專(zhuān)業(yè)知識，保證檔案管理信息化進(jìn)程的順利進(jìn)行。檔案管理人員要全面完善自己的知識結構，能夠為檔案管理提出有效的建議，從而加強檔案管理的工作。學(xué)校還可以組織檔案管理人員多出去學(xué)習交流，多借鑒其他學(xué)校的先進(jìn)管理經(jīng)驗，有效促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

　　４結束語(yǔ)

　　綜上所述，人事檔案反映的是個(gè)人的經(jīng)歷和道德表現情況，是學(xué)生今后工作、升遷的重要依據，我們要認識到人事檔案的重要性，加強高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作，不斷推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，高等職業(yè)院校使檔案多樣化，充分發(fā)揮出檔案的社會(huì )價(jià)值，為促進(jìn)國家文明社會(huì )的發(fā)展做出貢獻。

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