數字檔案信息化管理的實(shí)現途徑分析論文

　　摘要：數字檔案信息化管理是發(fā)揮檔案價(jià)值，滿(mǎn)足用戶(hù)使用檔案需求重要手段。應當在現代信息技術(shù)的支撐下，創(chuàng )新數字檔案管理工作方式，豐富數字檔案管理渠道，形成數字檔案管理體系，提高數字檔案管理有效性。

　　關(guān)鍵詞：數字檔案 信息化管理 智能化 管理體系

　　數字檔案信息化管理體現著(zhù)檔案事業(yè)發(fā)展方向，本文在分析數字檔案信息化管理過(guò)程中存在問(wèn)題的基礎上，找準數字檔案信息化管理的具體路徑，總結數字檔案信息化管理的基本原則，全面提高數字檔案管理有效性。

　　1 數字檔案信息化管理的價(jià)值

　　1.1提升信息服務(wù)價(jià)值

　　現代數字檔案管理工作是以服務(wù)用戶(hù)為宗旨的檔案管理體系，數字檔案管理體系的建設不僅僅著(zhù)眼于提高檔案管理質(zhì)量，而且還要開(kāi)發(fā)滿(mǎn)足用戶(hù)檔案使用需求的系統，強調發(fā)揮出檔案的價(jià)值，切實(shí)把數字檔案信息服務(wù)于社會(huì )經(jīng)濟發(fā)展建設，進(jìn)一步滿(mǎn)足社會(huì )對數字檔案的使用需求。

　　1.2減輕檔案管理壓力

　　現代數字檔案管理工作面臨著(zhù)海量的數據，豐富的信息源與多樣化的數據類(lèi)型，只有實(shí)現數字檔案的信息化管理，才能建立起穩定的數字檔案管理運行體系，不斷挖掘數字檔案的使用價(jià)值，解決數字檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題，減輕工作人員的壓力，并且更好實(shí)現數字檔案管理目標。

　　2 數字檔案信息化管理的特征

　　2.1數字檔案管理特征

　　數字檔案是依靠現代信息技術(shù)發(fā)展起來(lái)的檔案管理形式，數字檔案不僅可以實(shí)現實(shí)時(shí)數據信息的獲取，而且具有保存時(shí)間長(cháng)，占有空間小，傳輸速度快，可以隨時(shí)使用與智能化讀取的功能。數字檔案依靠電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)取得快速發(fā)展�，F代數字檔案已經(jīng)從傳統的存儲管理功能向著(zhù)智能開(kāi)發(fā)的方向快速發(fā)展。數字檔案管理已經(jīng)從被動(dòng)管理向主動(dòng)服務(wù)的方向邁進(jìn)，大數據與云計算支撐數字化檔案管理工作快速發(fā)展，極大發(fā)揮出數字檔案的應用價(jià)值，可以為企事業(yè)單位決策、管理、日常工作分析提供必要數據支撐，有效發(fā)揮了檔案的應用價(jià)值。

　　2.2數字檔案管理模式

　　目前數字檔案管理工作模式是在計算機檔案管理系統與互聯(lián)網(wǎng)的輔助支撐下開(kāi)展的具體檔案管理工作。在數字化檔案管理的過(guò)程中更注重電子文件數據信息的收集，強調做好具體的保存與數字檔案的歸檔工作，要求確保數據信息的齊全與完整，在數字檔案管理模式下更強調使用計算機進(jìn)行智能化的管理，要求開(kāi)發(fā)出簡(jiǎn)易的數字化檔案管理工作程序，強調運用標準化的檔案管理操作方式對數字檔案信息進(jìn)行存儲歸檔并且提高檔案運行效率。數字檔案使得人們對數據信息的需求量不斷增加，而且實(shí)現了數據信息的安全共享，可以滿(mǎn)足人們使用的需求，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，解決了檔案管理工作的難題。

　　3 數字檔案信息化管理的問(wèn)題

　　3.1歸檔保護困境

　　目前數字化檔案推廣使用過(guò)程中主要面臨著(zhù)歸檔與檔案安全保護方面的問(wèn)題。例如，各級機構都在自主拓展辦公智能化功能，各相關(guān)單位之間大多數都在開(kāi)發(fā)針對自己實(shí)際情況的辦公自動(dòng)化系統，這使得相關(guān)單位間的數據信息傳遞存在著(zhù)兼容性差，運行系統版本多樣和文件格式不統一的問(wèn)題。軟件的個(gè)性化雖然提高了基層各單位的實(shí)際辦公效率，但是不利于相關(guān)數據信息的傳遞工作，也給數字檔案信息的歸檔帶來(lái)了較大的挑戰，由于數據檔案的版本不同、標準不同與運行方式多樣，直接造成了檔案數據冗余或者數字檔案錯誤問(wèn)題，提高了數字檔案的存儲難度。而且在不兼容的環(huán)境下導致檔案數據信息傳遞的困難，有些數據信息無(wú)法實(shí)現即時(shí)轉換，而且可能在轉換的過(guò)程中存在著(zhù)數據錯誤，以及難以歸檔保存的問(wèn)題，這給數字檔案使用帶來(lái)較大困難。而且兼容性不足的檔案面臨著(zhù)更大的安全隱患，有可能被系統誤認為錯誤的數據信息被刪除或損毀，因此給檔案安全管理帶來(lái)一定困擾。

　　3.2重復建設弊端

　　數字檔案建設雖然取得較快發(fā)展，但是紙制檔案資源仍未退出歷史舞臺。當前普遍存在著(zhù)紙制檔案與數字檔案的雙重管理機制，這使得當前檔案管理部門(mén)存在著(zhù)較大的工作重疊問(wèn)題，而且嚴重地浪費了檔案管理工作資源，影響了檔案管理工作質(zhì)量，同時(shí)還增加了人力工作成本。目前電子檔案在制作過(guò)程中還要考慮紙制檔案加工處理，還需要考慮紙制檔案的存儲方式，需要運用先進(jìn)的數據信息系統來(lái)考慮紙制檔案的保存方式方法問(wèn)題，因此極大地影響了數字檔案的傳遞使用效率，給檔案糾錯與管理帶來(lái)較大考驗，影響檔案數字化的質(zhì)量和進(jìn)程。

　　3.3人員素質(zhì)困擾

　　目前數字檔案信息化管理工作的水平有限主要與缺乏專(zhuān)業(yè)信息管理人才有關(guān)�；鶎訂挝坏臋n案數字化還處于起步階段，目前各級檔案管理部門(mén)普遍的缺乏信息管理人才，現有檔案管理人員的信息化檔案管理理念匱乏，檔案管理效率低，因此影響數字化檔案管理工作的質(zhì)量與效果。還有的人員沒(méi)能經(jīng)過(guò)必要的數字信息技術(shù)培訓，現有的數字檔案管理知識不足以應對數字檔案的傳遞、信息挖掘與智能化服務(wù)管理工作的需求。而且基層單位之間與內部未能有效的配置專(zhuān)職與兼職數字檔案管理人員，導致數字檔案管理工作制度與責任難以在基層單位有效落實(shí)，因此影響檔案管理工作的效率，降低了數字檔案管理工作質(zhì)量。

　　4 數字檔案信息化管理的原則

　　4.1規范性原則

　　實(shí)現數字檔案的信息化管理，必須面向互聯(lián)網(wǎng)提高數字檔案的運行質(zhì)量，解決數字檔案傳遞使用中的不規范的現象，形成規范的數字檔案運行體系。首先，要求所有數字檔案都按照規范化的格式進(jìn)行制作與存儲傳遞，要在統一模式下進(jìn)行標準化的數字檔案管理工作。其次，采用科學(xué)的方式對網(wǎng)絡(luò )檔案資源進(jìn)行管理，劃分各級各類(lèi)檔案管理與使用人員的權限，引導檔案管理人員與使用人員在數字檔案管理系統中合理使用，切實(shí)減少因為檔案管理軟件與存儲格式方面存在的實(shí)際問(wèn)題。第三，還要有效地防止資源浪費的問(wèn)題，全面提高數字檔案的使用傳輸規范性，獲得數字檔案使用的最佳效率，全面提高數字檔案的管理工作質(zhì)量。

　　4.2可靠性原則

　　只有檔案信息化管理安全可靠，才能體現出數字檔案管理工作的價(jià)值，解決數字檔案建設過(guò)程中的實(shí)際問(wèn)題，全面提高數字檔案管理工作有效性。由于數字檔案管理依靠信息技術(shù)，而信息技術(shù)在檔案管理使用過(guò)程中過(guò)于復雜，可能存在著(zhù)各種錯誤程序、錯誤操作對檔案數據信息造成的影響，因此必須提高數字檔案信息管理的安全性與可靠性。首先，應當加強相關(guān)制度建設，形成數字檔案管理的規范，解決檔案管理操作隨意的問(wèn)題。其次，阻塞數字檔案管理漏洞，提高數字檔案管理的嚴密性，防止未經(jīng)授權單位或個(gè)人使用檔案。第三，加強數字檔案鑒定工作，對數字檔案的各個(gè)流程進(jìn)行管理，有效防止數字檔案信息的丟失，全面提高數字檔案的可靠性，加強對數字檔案的備份工作。

　　4.3高效率原則

　　數字檔案信息化管理往往面臨著(zhù)海量的數據信息，只有提高數字檔案管理工作的效率，才能提高數字檔案管理工作有效性，解決數字檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題。首先，選擇最優(yōu)的數字檔案管理方案，加強在數字檔案信息化管理過(guò)程中的計算性，圍繞著(zhù)數字檔案的運行傳遞體系加強相關(guān)建設工作。其次，提高硬件與軟件水平，加強具體的數字檔案的運行平臺建設工作。第三，提高數字檔案的運行速度，加強數字檔案的兼容性，解決數字檔案建設不規范問(wèn)題，進(jìn)一步提升數字檔案管理有效性。

　　5 數字檔案信息化管理的路徑

　　5.1建立完善的管理體系

　　提高數字檔案信息化管理水平，必須建立起完善的數字檔案管理系統，運用現代信息技術(shù)支撐數字化檔案的高效運行。首先，建立起主動(dòng)智能化的檔案管理系統，面向基層收集檔案數據信息同時(shí)能夠加強數字檔案的主動(dòng)服務(wù)水平，在仔細分析數字檔案資料的基礎上，實(shí)現對數字檔案信息的分類(lèi)管理。其次，嚴把檔案質(zhì)量關(guān)，提高數字檔案的服務(wù)質(zhì)量，在形成完善公開(kāi)檔案體系的基礎上，提高數字檔案保密與安全工作水平，防止檔案數據信息外泄，形成科學(xué)的以?xún)?yōu)質(zhì)硬件為基礎的檔案存儲體系，保證電子文檔長(cháng)久保存。

　　5.2建立智能化軟件系統

　　提高數字檔案信息化管理水平，必須依靠?jì)?yōu)質(zhì)的檔案管理工作系統，要針對不同專(zhuān)業(yè)檔案的使用與傳輸需求，開(kāi)發(fā)智能型的數字檔案應用管理系統。首先，根據數字檔案管理工作的獨特性和用戶(hù)對數字檔案的使用需求，開(kāi)發(fā)針對域內用戶(hù)為主體的數字檔案信息服務(wù)管理系統，一方面運用該系統實(shí)現檔案數據信息的收集，另一方面提高檔案數據信息的智能化推送能力。其次，依靠檔案數字化管理系統提高現有數字檔案的標準化建設水平，不僅要依靠智能系統對數字檔案信息進(jìn)行規范建設，而且要開(kāi)發(fā)出強大的糾錯功能，保證數字信息可以精確高效運行，減少使用過(guò)程中的問(wèn)題。

　　5.3加強基礎設施建設力度

　　只有加強數字檔案運行的軟硬件建設工作，才能保證數字檔案信息化管理的不斷發(fā)展，切實(shí)滿(mǎn)足用戶(hù)對數字檔案管理中問(wèn)題，全面提高數字檔案管理工作效率。首先，實(shí)現數字檔案的集成化管理，建立起門(mén)的數字檔案管理部門(mén)，形成獨立的數字檔案管理工作機構，在單位各業(yè)務(wù)部門(mén)與各分支機構中形成必要的聯(lián)絡(luò )保障機制，促進(jìn)數字檔案的高效傳遞。其次，在開(kāi)發(fā)互聯(lián)網(wǎng)系統的同時(shí)還要建立起涉密檔案信息的局域網(wǎng)，提高相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的核心檔案傳遞的安全性，在實(shí)現數字檔案共享的同時(shí)進(jìn)一步提高檔案的安全性。

　　實(shí)現數字檔案信息化管理要完善數字檔案運行體系，豐富數字檔案管理手段，提高數字檔案管理工作效率，運行智能化、系統化與規范的手段加強數字檔案管理，全面提高數字檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

　　參考文獻：

　　[1] 劉瑩.分析數字檔案在檔案信息化建設中的重要性[J].價(jià)值工程，2012（18）：307- 308.

　　[2] 劉玲.從檔案管理到檔案信息管理—實(shí)現傳統意義上的檔案館到數字檔案館的轉變[J].云南檔案，2012（1）：10- 11.

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