檔案管理現代化分析論文

　　【摘要】隨著(zhù)社會(huì )的不斷進(jìn)步發(fā)展，檔案管理的現代化刻不容緩，然而在管理過(guò)程中依然存在許多問(wèn)題，例如現代化普及程度較低、檔案的管理者較少以及政府對檔案的管理制度仍存在漏洞等一系列有待解決的問(wèn)題，這些都要靠提升檔案管理的現代化來(lái)實(shí)現，對多元化人才大量招納，增強對檔案管理的現代化的管理手段，實(shí)現達到效率高、業(yè)務(wù)強的目標。

　　【關(guān)鍵詞】檔案管理；現代化；措施建議

　　一、檔案的現代化管理含義

　　關(guān)于對檔案的現代化管理，其基本含義是指通過(guò)使用現代計算機管理技術(shù)，根據管理層面的科學(xué)指導，借助先進(jìn)的設備來(lái)改變傳統的檔案管理問(wèn)題，最大限度的發(fā)揮管理者的專(zhuān)業(yè)知識，加快檔案的整理速度，可以借用計算機的智能化來(lái)代替部分人工操作，例如對文檔的信息檢索、打印、修改等程序。[1]與此同時(shí)，還可以使用計算機的人性化功能對檔案進(jìn)行錯誤診斷與保護、對重要的文案進(jìn)行復制留檔等。對檔案進(jìn)行現代化管理，可以最大程度的節省時(shí)間，提高工作效率，并且計算機的信息儲備量遠遠超出人的大腦，能夠很快地提供需要的信息。檔案的現代化管理主要涵蓋三個(gè)方面的內容：首先是使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)保護檔案，將檔案的壽命最大限度的延長(cháng)；其次是將檔案的信息通過(guò)現代化技術(shù)對外傳播，進(jìn)一步實(shí)現信息的公開(kāi)化。透明化，為廣大群眾服務(wù)；再就是通過(guò)檔案的現代化整理，可以得到壓縮的電子文檔，由此來(lái)實(shí)現文件的快速發(fā)送與接收，有助于管理者方便快捷的整理檔案。[2]

　　二、檔案的現代化管理中有待解決的問(wèn)題

　　1、檔案的管理手段不夠規范

　　在對檔案進(jìn)行管理操作時(shí)，程序的規范標準問(wèn)題要放在首位，這也是對檔案進(jìn)行管理的重要條件之一。在上個(gè)世紀后期，我國制定了有關(guān)檔案文件的法律條例，這一制度的頒布使得我國檔案的規范性提升了一個(gè)等級，但檔案本身具有亂、雜的特點(diǎn)，檔案的管理程序更是錯綜復雜，分散性與雜亂性使其主要特征，再加上傳統的檔案管理手段不靈活，使得不同的檔案運用不同的手段來(lái)整理，各自解決，不同的單位部門(mén)經(jīng)濟基礎也有一定的差異性，所用機器自然也是各不相同。雖然社會(huì )不斷進(jìn)步，但是至今仍沒(méi)有研發(fā)出國際統一的檔案使用軟件，對檔案的規范性管理具有一定難度，再這樣持續發(fā)展，檔案越來(lái)越多，將會(huì )給現代的檔案管理造成重大難題，使檔案管理停滯不前，所以說(shuō)檔案的管理規范性還有待提升。

　　2、缺少高級檔案管理者對檔案進(jìn)行管理的人員分為三類(lèi)：輔助、專(zhuān)業(yè)與高級管理者。高級的管理者是指擁有十分專(zhuān)業(yè)的管理技術(shù)、文化水平以及政治導向，對檔案的管理程序也相當熟悉。從當前來(lái)說(shuō)，高級的檔案管理者并不多，且隨著(zhù)檔案管理工作的日益繁重，對管理者的要求也隨之提升。在管理者的人群中，能夠真正掌握檔案操作程序的高級管理者屈指可數，這部分人員文化程度偏低、素質(zhì)水平不高且對檔案的現代化管理模棱兩可，新技術(shù)在他們中間進(jìn)行推廣存在一定難寫(xiě)，影響檔案管理工作的順利進(jìn)行。

　　3、對檔案的重視程度不足

　　我國對檔案的管理不夠重視，主要體現在投入經(jīng)費較少這一層面。檔案的管理意識還未能深入民心，因此政府并沒(méi)有撥出大量款項用于檔案的現代化管理，這一行為導致部分單位未能置辦現代化管理機器，造成檔案文件不規范、分散化。

　　三、達成檔案現代化管理的措施建議

　　1、增強檔案管理的規范化

　　規范管理成為檔案現代化管理的首要條件。在科技高速發(fā)展的今天，檔案信息的傳播溝通更加需要管理的規范化，像數據文件的傳輸接送都建立在現代化的基礎上。在規范管理檔案工作的實(shí)施過(guò)程中，難免出現這樣那樣的問(wèn)題，造成檔案的不規范管理，所以在制度的修訂過(guò)程中，要考慮到各級單位和管理人員的具體情況，保證規范管理的真正實(shí)現。

　　2、現代化管理者的全方面培養

　　要想實(shí)現檔案的現代化管理，就要從培養全能的檔案管理者入手，引導管理者學(xué)習科學(xué)的管理方法，將提升管理者素質(zhì)放在第一位，選擇錄用文化水平程度較高的管理工作者，不斷地通過(guò)各種方式來(lái)進(jìn)行崗位培訓，健全檔案負責人員的專(zhuān)業(yè)知識，將現代化的操作程序慢慢滲透到員工的日常工作中，提升管理者耐心、細心為群眾著(zhù)想的品德，使檔案管理者盡快發(fā)展成為全能的高級人才，促進(jìn)我國檔案的現代化管理工作。

　　3、重視檔案的現代化管理工作

　　在現代化的新形勢下，政府也應提升對檔案管理的重視力度，充分調動(dòng)可利用的資金來(lái)完善檔案的管理設備，積極配合相關(guān)的檔案部門(mén)進(jìn)行新手段的研發(fā)使用，保障檔案的現代化管理順利進(jìn)行。[3]再就是單位對檔案的管理工作也應加以重視，按規范的制度來(lái)配置檔案管理工作需要的設備，提升管理工作的信息化，加快推動(dòng)檔案的現代化，從社會(huì )到單位的各個(gè)方面對檔案的管理工作進(jìn)行保障。

　　四、結論

　　綜上所述，要想實(shí)現檔案的現代化管理，對檔案制度的規范、檔案管理者的培養、檔案管理的重視是必不可少的。完成檔案的現代化管理工作，是保證我國檔案準確性的一大前提，同時(shí)也是給檔案管理者出的一大難題，相信在國家與社會(huì )的共同努力下，檔案的文化事業(yè)可以健康穩定的不斷發(fā)展。

　　參考文獻：

　　[1]張記銘.《淺析檔案管理現代化》.黑龍江對外經(jīng)貿,2010年第5期.

　　[2]羅秀梅.《淺談檔案管理現代化》.黑龍江科技信息.

　　[3]趙燕平.《檔案管理現代化探析》.蘭臺縱橫,2015.5.

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