建設項目檔案管理與項目管理的同步實(shí)施的論文

　　隨著(zhù)中國經(jīng)濟的快速增長(cháng)和現代化建設的發(fā)展，企業(yè)規模不斷擴大，在擴大的過(guò)程中涉及到了很多項目投資的工程，這些項目涉及到的資金往往較多，需要投入巨大的人力、物力、財力資源，因此在實(shí)施前要制定相應的實(shí)施計劃，并且設立項目檔案管理部門(mén)，實(shí)現項目管理與項目檔案管理的同步實(shí)施，能夠提高項目管理的效率和企業(yè)的經(jīng)濟效益。

　　1項目檔案管理的重要性

　　近年來(lái)，隨著(zhù)企業(yè)項目投資的數量和規模不斷增加，企業(yè)將項目檔案管理工作和項目管理工作進(jìn)行了結合，并取得了一定的成效，因此企業(yè)的管理人員和項目的建設人員要提高對項目檔案管理工作的重視程度，將項目檔案的管理工作與項目驗收工作一視同仁。項目檔案管理工作影響著(zhù)項目后期的竣工、驗收、維護工作的進(jìn)行效果，項目檔案管理保管工作要比項目存在的時(shí)間長(cháng)，因此，項目檔案管理工作在整個(gè)項目工程中發(fā)揮的作用也日益明顯，體現的信息量較多，是項目建設中較為重要的一項工作。

　　2項目檔案管理與項目管理同步實(shí)施的意義

　　建設項目本身就是一項復雜且龐大的工程，涉及到的專(zhuān)業(yè)知識領(lǐng)域較多，一項合格的建設項目可以使用很長(cháng)時(shí)間，但如果在項目運行過(guò)程中，相關(guān)的項目檔案出現了破損和遺失，會(huì )對項目的管理工作帶來(lái)極大的不利，為項目管理工作增加麻煩。建設項目不僅包含項目工程的施工，還包含項目工程的管理、使用后的維護、問(wèn)題工程的維修、項目的擴建等，因此項目管理工作涉及到很多方面。每一項建設項目在建設前都要進(jìn)行立項，在建設的過(guò)程中需要對其中的施工順序、施工技術(shù)、施工方式進(jìn)行記錄，形成項目的數據和信息，這些信息和數據都被記錄在檔案中，因此項目檔案中記載著(zhù)項目工程施工的真實(shí)信息和數據。由此可見(jiàn)，實(shí)現檔案管理與項目管理同步實(shí)施，讓管理人員在項目工程使用出現問(wèn)題時(shí)，能及時(shí)查找出當時(shí)的建設信息，并根據這些信息和數據來(lái)解決其中的問(wèn)題[1]。

　　上述的分析證明了項目管理工作和項目檔案管理工作之間是相互影和相互協(xié)調的關(guān)系，不是孤立分離的，因此加強兩者之間的聯(lián)系，做好項目檔案管理工作，是保證項目管理工作高效率進(jìn)行的基礎。

　　3實(shí)現檔案管理與項目管理同步實(shí)施的方式

　　3.1建設項目領(lǐng)導人員要重視檔案管理工作

　　領(lǐng)導要在建設項目中發(fā)揮帶頭作用，提高對項目檔案管理工作的重視程度。建設項目的負責人一向對項目管理工作比較重視，在明確了項目管理工作和項目檔案管理工作之間的相互關(guān)系之后，提高對項目檔案管理工作的重視程度，才能實(shí)現項目管理和項目檔案管理的同步實(shí)施。項目的領(lǐng)導人員還要建立專(zhuān)門(mén)的項目檔案管理體系，此舉是為了適應項目檔案涉及面廣、內容豐富、信息全面的特點(diǎn)，再加上建設項目涉及到的部門(mén)較多，單憑借檔案管理部門(mén)的力量不能做好復雜的檔案管理工作，因此實(shí)現項目檔案管理的標準化和信息化，需要建立完善的檔案管理體系。另外，要做好項目檔案管理工作，需要保證檔案管理工作進(jìn)行時(shí)有一定的制度可以遵循，有一定的章法可以約束，同時(shí)要明確的將項目檔案管理工作分配給項目管理部門(mén)，這樣能夠更好的實(shí)現建設項目檔案管理與項目管理的同步實(shí)施[2]。

　　3.2完善項目管理的制度

　　傳統的項目管理體系中的管理制度一般都是針對項目施工人員制定的，很少有專(zhuān)門(mén)針對項目檔案管理人員制定的，這也是項目檔案管理工作得不到重視的一項原因，項目檔案驗收的工作經(jīng)常由項目管理人員代替，為此項目管理者應當將項目檔案管理的規定寫(xiě)入到項目管理的規定中，為項目檔案管理工作提供制度支持。在項目檔案管理和項目管理規定中要對相關(guān)工作人員的崗位職責與權利義務(wù)進(jìn)行明確規定，工作人員明確各自的工作內容和職責范圍，各司其職，即使出現問(wèn)題，也能第一時(shí)間找到相關(guān)責任的負責人，解決問(wèn)題。項目管理制度要對項目檔案的收集、項目檔案信息的傳達、項目檔案的歸檔等工作作出明確的規定。

　　另外，項目檔案管理部門(mén)應當加強項目管理制度的信息化建設，在項目檔案管理和項目管理中應用現代化信息技術(shù)，提高項目檔案管理工作的信息化程度。即使出現檔案管理人員調動(dòng)，新的檔案管理人員也能在項目建設的內部系統上找到詳細的建設信息和動(dòng)態(tài)發(fā)展，避免出現因檔案人員調動(dòng)導致的檔案遺失或不全面的現象。與此同時(shí)，在項目管理部門(mén)召開(kāi)會(huì )議時(shí)，項目檔案的管理人員也要參加，確保項目檔案管理人員了解項目的進(jìn)度，隨時(shí)收集資料，達到建設項目檔案管理與項目管理的同步實(shí)施。

　　3.3要抓住檔案管理工作和項目管理工作中的重點(diǎn)

　　檔案管理工作和項目管理工作中的重點(diǎn)在項目工程的施工和監管上，因此管理部門(mén)要統一管理思想，圍繞兩項重點(diǎn)環(huán)節展開(kāi)檔案歸檔和管理工作。項目檔案中主要記錄的是項目工程的施工環(huán)節，做好對施工環(huán)節的檔案管理工作也就做好了主要的項目檔案管理工作，也就做好了主要的項目管理工作。項目管理中涉及到的部門(mén)較多，因此建設項目領(lǐng)導者或管理者要在項目立項前召開(kāi)會(huì )議，參加會(huì )議的部門(mén)包括項目施工部門(mén)、項目監管部門(mén)、項目驗收部門(mén)、項目管理部門(mén)，對項目工程中可能出現的問(wèn)題進(jìn)行集體探討，并制定相應的解決方式，明確各部門(mén)的職責，為項目管理和項目檔案管理工作的進(jìn)行打下堅實(shí)的基礎[3]。

　　抓住檔案管理工作和項目管理工作重點(diǎn)的具體方式如下：第一，制定各項檔案和資料歸類(lèi)的范圍，這樣施工部門(mén)和監管部門(mén)的檔案收集人員能夠知道哪些檔案是需要進(jìn)行收集和上報的，檔案管理部門(mén)能夠對施工工程和監管工程中的重要文件進(jìn)行收集，并將其及時(shí)的轉換成網(wǎng)絡(luò )上的數據和信息，以方便查找。第二，管理部門(mén)對施工過(guò)程的圖紙變化要及時(shí)的記錄，并編制匯總表，這樣能夠保障檔案記錄與工程施工同步。第三，要明確檔案歸檔的程序，進(jìn)而提高檔案管理和項目管理的質(zhì)量。

　　4總結

　　綜上所述，建設項目檔案管理工作是一項較為繁瑣的工作，并且與項目管理工作息息相關(guān)，因此在建設項目檔案管理與項目管理的同步實(shí)施的過(guò)程中，兩個(gè)部門(mén)的工作人員要結合項目的實(shí)際需求，運用合理的建設方式，提高兩項工作的結合程度和效率，進(jìn)而實(shí)現檔案管理工作與項目管理工作的同步實(shí)施。

　　參考文獻

　　[1]葛洪梅.建設項目檔案管理與項目管理的同步實(shí)施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，07：121.

　　[2]康莉華.建設項目檔案管理與項目管理的同步實(shí)施[J].中華建設，2016，10：118-119.

　　[3]吳炳亮，董勁柏.淺談重大建設項目檔案管理與項目建設同步進(jìn)行[J].黑龍江檔案，2014，01：54.

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