淺談民政部門(mén)檔案信息化建設管理學(xué)論文

　　民政部門(mén)作為政府重要的行政職能部門(mén)，在保障人民群眾基本生活權益，維護社會(huì )穩定，促進(jìn)經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展與社會(huì )和諧進(jìn)步等方面都發(fā)揮著(zhù)重要作用。民政檔案管理是民政部門(mén)的基礎工作，也是整個(gè)民政行政業(yè)務(wù)工作的核心內容之一。它包括民政文件資料的受理、錄入、整理、歸檔、管理、借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節�？茖W(xué)規范的管理民政檔案，對運用現代化手段維護民政工作文件資料的完整和安全，充分發(fā)揮民政行政職能，具有十分重要的意義。民政部門(mén)必須加快民政工作檔案管理、使用、創(chuàng )新，大力推進(jìn)民政檔案信息化建設，檔案信息化建設是國民經(jīng)濟和社會(huì )信息化的重要內容，在新的形勢和機遇面前，我們必須運用現代高新技術(shù)手段，全面提升民政檔案工作水平，以更好地適應信息社會(huì )對民政檔案工作的需求。

　　從民政部門(mén)檔案信息化建設工作的現狀看，目前主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：一是對民政檔案信息化工作重要性認識不到位。當前，一些民政部門(mén)工作人員，甚至部分檔案工作人員對抓民政檔案信息化重視不夠，簡(jiǎn)單地認為民政工作信息化建設只要完成民政工作任務(wù)就可以了，對檔案主管部門(mén)的工作部署和檢查存在應付心理，而民政部門(mén)檔案工作人員往往又身兼數職，承擔著(zhù)繁重的民政工作任務(wù)，不能專(zhuān)心做好檔案工作，致使民政檔案管理工作是“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”，造成有的基層民政檔案管理工作做完了，卻沒(méi)有將文件材料及時(shí)歸檔，亂丟亂放，出現人走檔丟的現象。

　　二是檔案工作人員信息化管理水平不高。從目前基層民政檔案專(zhuān)業(yè)人員隊伍的整體狀況看，普遍存在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)偏低、信息化管理水平不高等問(wèn)題，與現時(shí)民政工作檔案信息化的發(fā)展要求存在較大差距。許多民政工作檔案管理人員的管理水平停留在傳統工作經(jīng)驗上，信息化管理經(jīng)驗不足，思想觀(guān)念和管理水平跟不上時(shí)代發(fā)展，缺乏創(chuàng )新和活力。

　　三是電子文件管理不健全。雖然當前的電子文件應用與管理越來(lái)越普遍，各級工作人員應用計算機開(kāi)展工作越來(lái)越廣泛，但是，由于當前計算機技術(shù)開(kāi)發(fā)、推廣與使用上的制約，以及民政工作法律政策規定的要求，民政部門(mén)對民政工作文件的管理和利用仍然采用"雙軌制"，即文件電子版與紙質(zhì)文件實(shí)物載體同時(shí)并存，特別是針對電子文件修改、銷(xiāo)毀的隨意性的不確定性認知，人們還是對紙質(zhì)文本的信任度較強，因此，電子文件的整理、歸檔并沒(méi)有被廣泛地重視起來(lái)，而且，有的部門(mén)的專(zhuān)門(mén)檔案室、檔案柜并未很好地建立起來(lái)或很好地使用，每個(gè)民政工作人員所使用的計算機里面都有電子文件，沒(méi)有按規定收集整理立卷歸檔，銷(xiāo)毀隨意性大，電子檔案管理很混亂。

　　四是民政檔案信息化基礎設施不足。由于對民政檔案工作信息化經(jīng)費投入的不足，民政檔案信息化管理軟硬件設施還相對缺乏，使得民政檔案信息化管理相對滯后，不能適應民政工作信息化建設的需要，不能及時(shí)、迅速、準確、全面地為民政工作科學(xué)化、規范化推進(jìn)提高提供有價(jià)值的信息資源。而且，目前部分民政文件資料仍然是人工歸檔、管理，計算機在檔案管理上的使用、保護水平較低，使民政工作檔案信息不能共享，查閱不方便。往往是要“沉入”檔案室的卷宗中，逐卷、逐頁(yè)尋找，不能適應民政檔案信息化發(fā)展的要求。

　　針對民政部門(mén)檔案信息化管理工作中存在的上述問(wèn)題，結合檔案信息化工作實(shí)際，要實(shí)現民政檔案規范化管理，應從以下幾個(gè)方面采取對策：首先，要加強民政檔案信息化基礎建設。一方面各級民政部門(mén)應充分認識到做好民政檔案信息化工作的重要意義，適應民政工作信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入民政信息化建設的總體發(fā)展格局中，以促進(jìn)民政檔案事業(yè)持續快速健康發(fā)展，為民政事業(yè)發(fā)展服務(wù)。另一方面，要提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。把檔案信息化建設相關(guān)的計算機應用基礎知識、數字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)知識、現代管理技術(shù)知識等列入民政檔案工作人員知識更新和繼續教育工作計劃;采取請進(jìn)來(lái)與走出去相結合、專(zhuān)家授課與個(gè)人自學(xué)相結合等培訓方式，加強對檔案業(yè)務(wù)人員應用新技術(shù)、新設備、新方法的培訓，普及信息技術(shù)知識，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運用現代化技術(shù)的技能，不斷拓寬民政檔案管理人員的知識面，準確掌握《檔案法》、民政部關(guān)于文書(shū)檔案工作的有關(guān)規定和要求，促進(jìn)基層民政檔案信息化管理水平的不斷提高。并且，民政檔案工作人員要堅持在工作中學(xué)習和掌握民政工作信息化的有關(guān)知識，努力自主提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應當前和今后一個(gè)時(shí)期的工作需要。

　　其次，要加強民政檔案信息資源和應用系統建設。一是要加強電子文件歸檔管理。民政部門(mén)要根據民政工作檔案管理的要求，加強對本部門(mén)電子文件積累、鑒定、著(zhù)錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。及時(shí)總結、推廣經(jīng)驗，引導、規范機關(guān)電子文件的歸檔管理。二是要盡快實(shí)現民政檔案的信息化與民政工作的信息化同步。民政檔案必須適應民政工作信息化要求，把電子文件妥善保管起來(lái)。民政工作信息化的迫切要求及快速發(fā)展，對民政檔案管理提出了更高的要求。隨著(zhù)計算機技術(shù)的發(fā)展，數據存儲技術(shù)的成熟、數據安全問(wèn)題的解決，電子文件將不斷增加，紙質(zhì)載體的文件數量將不斷萎縮，電子文檔的應用是檔案發(fā)展的必然。民政工作電子文件不止是日常工作形成的方案、總結之類(lèi)的文稿，更多的會(huì )是越來(lái)越多的每個(gè)工作日里形成的婚姻登記文書(shū)檔案、正式的文件，低保救助、五保管理、民間組織等申報審批形成的數據資料，地名管理、勘界協(xié)議、退役士兵安置等工作中形成的文件資料及各類(lèi)電子版的影像檔案，都要越來(lái)越多地作為電子檔案保存、應用，使民政檔案現代化與民政工作信息化有機結合，同步發(fā)展。

　　再次，要加強民政檔案信息安全體系建設。按照《檔案法》和民政工作的相關(guān)法律法規的要求，在上級檔案工作主管部門(mén)的指導下，民政部門(mén)要建立健全與檔案法律法規及民政工作相關(guān)法律法規相配套的一系列內部管理制度，建立民政檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制，進(jìn)一步規范民政工作電子文件檔案管理工作，加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全;加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。

　　信息化條件下，文檔一體化已經(jīng)成為普遍共識，電子文件管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實(shí)、完整、長(cháng)期可讀，推進(jìn)民政工作檔案信息化建設是檔案工作的必然選擇。民政工作檔案是民政工作的記載，是工作中形成的文件材料的歸宿，以民政檔案信息化建設作為推進(jìn)民政工作，推進(jìn)民政檔案事業(yè)發(fā)展的杠桿，以此推動(dòng)民政工作及民政檔案工作的規范化、制度化建設，為構建社會(huì )主義和諧社會(huì )服務(wù)。

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