淺析提升檔案管理人員素質(zhì)教育的方法論文
摘要：如何在新時(shí)期繼續保證我國現代企業(yè)檔案管理工作持續、健康、穩定地發(fā)展, 努力探討現代社會(huì )發(fā)展對檔案管理工作者素質(zhì)的基本要求具有重要意義。鑒于此, 文章重點(diǎn)針對加強檔案管理人員素質(zhì)教育的方法進(jìn)行了分析, 以供借鑒。
關(guān)鍵詞：檔案管理人員; 素質(zhì)教育; 有效方法;
隨著(zhù)電子檔案的應用和發(fā)展, 檔案的收集方式和存儲方式也發(fā)生了轉變, 進(jìn)一步提高了檔案管理的科學(xué)性、準確性以及安全性。同時(shí), 隨著(zhù)檔案管理水平的提高, 檔案管理人員也要積極主動(dòng)地提升自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì), 才能有效滿(mǎn)足現代化檔案管理的要求, 這是檔案管理實(shí)現信息化的基礎和關(guān)鍵。
一、檔案管理人員現狀分析
相關(guān)企業(yè)對于檔案管理的重視程度不足, 管理中存在制度上的缺陷, 出現問(wèn)題時(shí)無(wú)規可依, 導致不能及時(shí)糾正出現的錯誤。首先, 檔案管理工作者在工作中沒(méi)有給予檔案管理工作足夠的重視, 形成了應付了事的觀(guān)念。其次, 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力不高, 對檔案建設理解有偏頗。檔案建設中盲目追求量的多少, 往往忽視了對檔案整理及調研的實(shí)際需求, 以至于檔案失去了其應有的使用價(jià)值, 沒(méi)能達到檔案資源建設的目的。檔案管理工作者必須具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、敬業(yè)精神以及負責任的態(tài)度, 深入調查實(shí)際需求, 具備一定的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識。尤其是面臨著(zhù)目前檔案種類(lèi)增多、信息化不斷發(fā)展的情況。檔案本身是一個(gè)大型的數據資源庫, 而當前檔案的主要作用僅僅是一個(gè)儲蓄罐。如何提高適應發(fā)展的需要, 高效保質(zhì)保量做好檔案管理工作有待思考。
二、加強檔案管理人員素質(zhì)教育的方法
(一) 加強專(zhuān)業(yè)知識學(xué)習。
新時(shí)期, 檔案管理工作是一個(gè)不斷創(chuàng )新和完善的工作, 對此作為崗位的負責人, 檔案管理人員也要積極汲取和完善自身的專(zhuān)業(yè)知識, 不斷提升自身的崗位技能。首先, 企業(yè)要積極為檔案管理人員提供系統培訓和學(xué)習的機會(huì ), 幫助檔案管理人員獲取先進(jìn)的檔案管理思想和理念, 完善現有的檔案管理工作方法。其次, 檔案管理人員也要樹(shù)立自主學(xué)習的意識, 積極學(xué)習自身崗位所涉及的知識, 豐富自身的檔案專(zhuān)業(yè)知識, 并積極學(xué)習相關(guān)的政策法規和先進(jìn)的檔案保護技術(shù)。
(二) 完善激勵及鞭策機制。
科學(xué)的激勵以及處罰政策能夠充分調動(dòng)職工的工作積極性, 檔案管理人員當然也不例外。然而, 獎懲政策的構建卻是有難度的, 大多數獎懲機制存在缺陷, 其系統性、可操作性以及科學(xué)性都不盡如人意, 很大一部分人社部門(mén)甚至沒(méi)有相應獎懲政策。應根據企業(yè)的實(shí)際情況, 制定檔案管理工作人員獎懲政策, 通過(guò)激勵機制提升其責任感, 從而達到提升檔案管理工作質(zhì)量的效果。
(三) 建立內外監督機制。
企業(yè)內部相關(guān)人員組成監督小組, 對檔案管理人員進(jìn)行考評監督, 稱(chēng)之為內部監督, 監督小組定時(shí)對保密、管理、業(yè)務(wù)、作風(fēng)、效率等工作內容進(jìn)行考評;由上級監督和群眾監督組成的監督叫作外部監督, 檔案管理人員應接受上級不定期的抽查, 更要接受群眾的意見(jiàn)或投訴, 虛心采納, 對不足之處進(jìn)行及時(shí)更改、調整。
(四) 提高檔案管理人員對計算機和現代信息設備的應用水平。
現階段, 隨著(zhù)計算機和現代信息技術(shù)的快速發(fā)展, 創(chuàng )新了傳統檔案管理人員的工作方式和工作內容, 憑借傳統的檔案管理經(jīng)驗和方法已經(jīng)不能勝任現階段的電子檔案管理工作, 因此檔案管理人員也要積極提高自身的計算機和現代信息設備的應用水平。檔案管理人員在電子檔案管理系統的日常維護和管理中, 要熟悉和了解現代化的計算機檔案管理系統, 掌握一定的計算機技能。同時(shí), 21世紀, 科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展進(jìn)一步實(shí)現了無(wú)紙化辦公, 檔案管理人員就要具備熟練操作現代化設備的能力。
(五) 增強檔案管理人員的基本業(yè)務(wù)技能。
第一, 嫻熟的操作技能。操作技能也被稱(chēng)為動(dòng)作技能、運動(dòng)技能, 是通過(guò)經(jīng)常學(xué)習和連續強化而形成的合乎邏輯規則的操作活動(dòng)方式。檔案人員的操作技能涉及檔案文書(shū)立卷、檔案整理、編目、鑒定、檔案目錄、標引等。第二, 卓越的管理技能。管理技能是指檔案管理工作所涉及的各級管理者運用流程、技術(shù)和知識完成檔案管理任務(wù)的能力。管理技能包括對檔案室、檔案館、檔案設備和檔案文件、文本資料等實(shí)體物質(zhì)的日常管理, 還包括對檔案事業(yè)可持續發(fā)展的系統管理和科學(xué)管理。檔案管理人員要認真學(xué)習現代管理學(xué)基礎理論, 熟悉企事業(yè)企業(yè)現代辦公管理的新知識、新方法和新技能, 特別是計算機和多媒體采集等高新技術(shù)管理手段在檔案管理工作中的具體運用。第三, 靈活的信息開(kāi)發(fā)技能。信息開(kāi)發(fā)技能主要用于檔案管理和處理電子檔案信息所采用的各種現代高新技術(shù)。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是檔案管理工作的重要環(huán)節, 更是檔案管理人員的必備素質(zhì)。
三、結論
總之, 隨著(zhù)我國現代化技術(shù)水平的不斷提高, 傳統的檔案管理方式需要創(chuàng )新, 對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。因此檔案管理工作人員要積極站在社會(huì )發(fā)展與時(shí)代變革的全局角度上, 不斷提高自身的崗位技能和業(yè)務(wù)素質(zhì), 還要具備一定的創(chuàng )新意識和法律素養。
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