電子檔案與紙質(zhì)檔案共存期管理研究論文

　　摘要：對紙質(zhì)檔案和電子檔案共存期管理問(wèn)題制定一系列相對應的解決方法，研究了電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理的影響、并存時(shí)期的檔案管理的模式以及確保電子文件原始性的管理措施，并對傳統的管理方法提出合理的改進(jìn)策略，從而達到對兩種載體檔案共存期管理的分析有所裨益，更好地進(jìn)行檔案管理事業(yè)。

　　關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；共存期；管理

　　隨著(zhù)信息化社會(huì )的到來(lái)，信息科學(xué)的迅速崛起，信息技術(shù)的廣泛應用，信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，很大程度上推動(dòng)了人們的生產(chǎn)、生活、學(xué)習和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲介質(zhì)正悄然發(fā)生著(zhù)質(zhì)的變化，即由紙質(zhì)文件向磁盤(pán)、光盤(pán)等形式為介質(zhì)的電子文件過(guò)渡。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統的單一的紙質(zhì)檔案管理，而出現了兩種載體檔案共存的現象。電子檔案的崛起促使紙質(zhì)檔案的管理趨于有序化和科學(xué)化，從而促進(jìn)整個(gè)檔案管理的發(fā)展和水平的提高。為此我們要做好這一過(guò)渡時(shí)期的檔案管理工作，也就不得不對原有的管理方法進(jìn)行改進(jìn)，為實(shí)現檔案管理和信息處理的現代化做好準備。

　　1并存時(shí)期的檔案管理的模式

　　紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件材料為工作對象，按照長(cháng)期總結的工作流程進(jìn)行�，F在不少企業(yè)、機關(guān)在工作中形成了電子的和紙質(zhì)的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時(shí)存在于機關(guān)內，采取不同的管理方式。一部分按照紙質(zhì)檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門(mén)和檔案部門(mén)，紙質(zhì)文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數機關(guān)將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質(zhì)的兩套檔案�，F階段，大多數機關(guān)已經(jīng)認可了電子文件不可或缺的功用，主張應該由檔案部門(mén)統一管理電子檔案。從而形成了兩種介質(zhì)檔案的共存的場(chǎng)面，在未來(lái)會(huì )有更多的機關(guān)逐漸完成紙質(zhì)文件向電子文件的過(guò)渡。20世紀中葉，國家檔案局提出了省及省以上的首腦機關(guān)、要害部門(mén)和重要單位要實(shí)行檔案兩套制。從而形成與傳統管理方式不同的觀(guān)點(diǎn)，其是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存下的更科學(xué)、更實(shí)用以及更經(jīng)濟的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準確、簡(jiǎn)便、靈活的信息服務(wù)，滿(mǎn)足檔案管理的一般性需求；紙質(zhì)檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩定，便于長(cháng)期保存和實(shí)時(shí)查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計算機產(chǎn)生的電子文件轉化為紙質(zhì)文件，使之應用于實(shí)際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應盡可能的保證檔案的真實(shí)性和準確性。在沒(méi)有十足的把握證實(shí)電子文件的真實(shí)性、安全性之前，不能忽略傳統的紙質(zhì)文件形式。這種專(zhuān)業(yè)的精神即為檔案工作者的職業(yè)精神。同時(shí)電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲方面方便快捷的特性，這是紙質(zhì)文件不具備的，構建一個(gè)功存管理的信息系統，可以更加高效率、更準確地滿(mǎn)足利用者的信息需求。另一種情況是為現有的一些紙質(zhì)檔案制作數字化副本，起到拷貝的作用。我們在一些機關(guān)可以看到，大量被刻錄的磁盤(pán)、光盤(pán)構成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數字化工作的正面映射。與此同時(shí)，電子文件給利用者帶來(lái)的方便是立竿見(jiàn)影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現實(shí)。在檔案保護方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據現有的技術(shù)水平，在對原件進(jìn)行數字化時(shí)可以根據需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，需要做到以下幾項工作：電子文件必須建立與紙質(zhì)檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數據項、電子檔案的數量可能少于紙質(zhì)檔案，應根據需要和可能確定其內容的完整程度。

　　2電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理的影響

　　簡(jiǎn)化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學(xué)術(shù)界關(guān)注度很高的一個(gè)問(wèn)題。各種觀(guān)點(diǎn)絡(luò )繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對所需歸檔的文件進(jìn)行邏輯分類(lèi)，并且組成不同問(wèn)題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關(guān)一個(gè)問(wèn)題或者一個(gè)事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點(diǎn)集中在在檢索工具上。在國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》中可以看出，不僅認可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經(jīng)被廣泛實(shí)施,充分展示了以“件”為整理單位的優(yōu)越性和實(shí)用性，得到廣大一線(xiàn)檔案工作人員的贊許和認可。其優(yōu)點(diǎn)是方便，缺點(diǎn)是裝訂工作量過(guò)大。與此同時(shí)，《歸檔文件整理規則》僅限于對文書(shū)檔案的處理，還不涉及對其他門(mén)類(lèi)的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統的立卷方法。因為電子檔案可以實(shí)現自動(dòng)完成，隨著(zhù)電子檔案的發(fā)展，就可以降低紙質(zhì)檔案立卷的工作量。

　　3確保電子文件原始性的管理措施

　　電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)引起檔案管理工作的革新。紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理之間既有聯(lián)系又有所不同。電子檔案已經(jīng)具有強大的功能，實(shí)現檔案管理工作的各項要求，為管理工作者提供便捷。通過(guò)電子檔案，系統可以自動(dòng)形成建庫后全宗檔案分類(lèi)方案、排序規則、機構設置以及他們的變更情況和建立銷(xiāo)毀清冊、庫存檔案統計、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統的全宗介紹、鑒定報告、檢索記錄等有關(guān)文件，并輸出紙質(zhì)打印件。而且可以記錄或自動(dòng)賦予邏輯庫存的庫址位置，從而指明任何紙質(zhì)案卷的具體地點(diǎn)和任意檔案裝具或檔案庫房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過(guò)電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質(zhì)案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據，實(shí)現一舉兩得的功效。綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的時(shí)代已經(jīng)來(lái)到，分析其共存期的管理問(wèn)題已經(jīng)成為檔案界的一個(gè)炙手可熱的趨勢。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實(shí)踐的不斷檢驗。因此我們有理由相信，在紙質(zhì)檔案沒(méi)有完全退出歷史舞臺，電子檔案正蓬勃發(fā)展的當下，檔案理論界會(huì )探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務(wù)于檔案管理工作。結束語(yǔ)檔案事業(yè)的發(fā)展與高素質(zhì)的檔案隊伍密不可分，要適應變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平�，F階段，根據檔案管理的實(shí)際情況，短時(shí)間內紙質(zhì)檔案仍會(huì )占主導地位，并不斷向電子檔案過(guò)渡，已經(jīng)成為主流趨勢。我們要做好電子文件和資質(zhì)文件的共存管理，才能適應當今檔案管理的大環(huán)境。

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