數字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應用對策論文

　　【摘要】檔案管理的數字化是檔案管理工作適應新形勢的一項重要工作。本文論述了數字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應用，指出信息通信技術(shù)的應用非常重要，能夠為檔案管理及服務(wù)提供科學(xué)技術(shù)的良好支持，也為其提供了發(fā)展路徑。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理；數字化；信息通信技術(shù)；應用對策

　　數字化檔案管理主要是通過(guò)計算機系統而建立起有序結構的數字化檔案資源存儲信息庫，能夠克服傳統文本檔案管理的缺陷，發(fā)揮出提質(zhì)增效的作用。而信息通信技術(shù)在其中的應用具有一定的技術(shù)優(yōu)勢，但是要讓檔案服務(wù)得到更實(shí)質(zhì)性的發(fā)展，還需要對信息通信技術(shù)的應用進(jìn)行優(yōu)化。

　　一、信息通信技術(shù)的基本概述

　　信息通信技術(shù)是信息技術(shù)和通信技術(shù)的有效融合，如今在許多領(lǐng)域都得到了廣泛的應用，是企業(yè)在轉型升級中或者產(chǎn)業(yè)發(fā)展過(guò)程中不可或缺的技術(shù)支持力量。而在檔案管理領(lǐng)域，信息通信技術(shù)依舊可以為其業(yè)務(wù)發(fā)展與社會(huì )服務(wù)提供優(yōu)良的技術(shù)路徑。隨著(zhù)數字化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也實(shí)現了數字化的發(fā)展，使得傳統檔案實(shí)體朝向檔案信息進(jìn)行轉型發(fā)展。而在這一檔案管理的數字化建設進(jìn)程中，傳統的手工檢索手段被計算機搜索技術(shù)所取代，提高了檔案信息查閱和調閱的便捷性。而這也離不開(kāi)信息通信技術(shù)的重要作用，要求檔案管理部門(mén)加強計算機軟硬件的建設，并加大信息通信技術(shù)的推廣應用，利于提高數字化檔案管理水平。

　　二、數字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應用

　�。ㄒ唬┰趯�(shí)踐中改進(jìn)檔案管理信息通信技術(shù)。1.信息通信技術(shù)的優(yōu)勢與缺陷。在信息通信技術(shù)的支持下，數字化檔案管理已經(jīng)得到了良好的應用。且云計算技術(shù)的引入在極大程度上豐富了文檔管理模式，既有速度快和精準度高的優(yōu)勢，也具有查詢(xún)便捷和方式多樣的特點(diǎn)，已經(jīng)成為關(guān)鍵信息管理和溝通的重要工具。而在技術(shù)的飛速發(fā)展之下，檔案管理也越來(lái)越依賴(lài)于計算機網(wǎng)絡(luò )，一旦發(fā)生軟硬件故障，就容易帶來(lái)數據失真或者數據丟失等風(fēng)險。而且在處理文件時(shí)，若操作失誤，也會(huì )直接影響數據的真實(shí)性和有效性。2.信息通信技術(shù)的應用對策。在這優(yōu)勢與缺陷并存的現狀下，檔案部門(mén)需要在實(shí)踐過(guò)程中對檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)，既充分發(fā)揮信息通信技術(shù)在數字化檔案管理中的顯著(zhù)作用，又可以享受信息通信技術(shù)帶來(lái)的有效管理成果。因此，檔案部門(mén)需要降低檔案管理對計算機網(wǎng)絡(luò )相關(guān)設備的依賴(lài)性，不斷更新軟硬件，增強軟硬件的兼容性，減少甚至避免信息丟失或失真的問(wèn)題。同時(shí)，針對數字化檔案的安全與保密漏洞，可設置使用限制，禁止文件被隨意修改。另外，還需要對數字化檔案信息實(shí)施定期更新與備份，加強身份驗證技術(shù)和數字簽名技術(shù)的安全性，為數字化檔案管理提供安全保障。

　�。ǘ�）信息通信技術(shù)的功能優(yōu)化。信息技術(shù)和通信技術(shù)相融合的背景下，對數字化文檔的處理提出了非常高的要求。每份檔案文件都可以分為前端、中端與末端，其中前端主要是文件的形成，而中端包括文件的處理、鑒定、整理及其編目，而末端即是文件的永久保存或者到期銷(xiāo)毀。在這些數字化檔案管理的過(guò)程中，與信息技術(shù)和通信技術(shù)存在緊密的聯(lián)系。其中信息系統集成部署系統的數據管理實(shí)現了數字化檔案的無(wú)縫傳遞與信息共享，解決了信息不對稱(chēng)的問(wèn)題，也緩解了信息孤島現象。而這一系統可以支持不同部門(mén)或個(gè)人結合工作需求而進(jìn)行便利的查詢(xún)與使用，若是數據比較龐大，可能會(huì )產(chǎn)生冗余問(wèn)題，但是卻能夠減少員工文檔處理的工作壓力。在數字化檔案管理過(guò)程中，信息通信技術(shù)能力的改善一直受到重視，針對其關(guān)鍵基礎設施依舊和目標存在差距的現狀，要求加大信息部門(mén)的建設力度，并提高檔案工作人員對數字化檔案管理中的信息通信新技術(shù)的運用水平，構建系統辦公網(wǎng)絡(luò )平臺，推動(dòng)OA系統、現代電子政務(wù)和電子商務(wù)等方面的建設與發(fā)展，這可以突顯信息通信技術(shù)的應用優(yōu)點(diǎn)，也可以在這個(gè)探索與前進(jìn)的過(guò)程中實(shí)現信息通信技術(shù)功能的進(jìn)一步優(yōu)化。

　�。ㄈ�）以信息通信推送技術(shù)提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。當前人們信息交流與傳遞方式的嬗變促進(jìn)了檔案信息服務(wù)技術(shù)水平的提升，而當前的網(wǎng)絡(luò )信息溝通工具體現出集成化、開(kāi)放化的特點(diǎn)，突破了時(shí)空與地理上的限制。要優(yōu)化其應用效果，則需要有效整合信息通信技術(shù)資源。只是在實(shí)際情況下，網(wǎng)站服務(wù)平臺及其服務(wù)體系的更新周期并不短，導致其服務(wù)內容主要體現在被動(dòng)的信息咨詢(xún)反饋，甚至缺少主動(dòng)的信息通信推送服務(wù)。因此，應該要讓信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能，探索網(wǎng)絡(luò )平臺及智能服務(wù)平臺的新生技術(shù)。另外，在信息公開(kāi)的環(huán)境下，數字化檔案在線(xiàn)服務(wù)應該注重從用戶(hù)需求出發(fā)，對當前的檔案管理和服務(wù)理念進(jìn)行更新，并且更新信息通信技術(shù)手段，積極踐行信息通信推送服務(wù)，同時(shí)推廣站點(diǎn)鏈接和網(wǎng)頁(yè)聚合等多方面的服務(wù)功能，在信息通信技術(shù)的推動(dòng)力下，最大限度上實(shí)現數字化檔案信息的互聯(lián)共享與合理利用，實(shí)現提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量的目的。

　　三、結束語(yǔ)

　　綜上所述，在數字化檔案管理中，信息通信技術(shù)的應用非常重要，能夠為檔案管理及服務(wù)提供科學(xué)技術(shù)的良好支持，也為其提供了發(fā)展路徑。使其在實(shí)際應用中克服其中存在的不足，不斷推進(jìn)數字化檔案管理的實(shí)質(zhì)化發(fā)展。

　　【參考文獻】

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