淺談檔案管理存在的問(wèn)題及對策論文

　　摘要：檔案管理是一項集管理和服務(wù)為一體的工作，它主要是對各部門(mén)形成的歷史文件進(jìn)行管理和服務(wù)的。在社會(huì )發(fā)展的各個(gè)歷史階段，檔案管理都發(fā)揮著(zhù)為當時(shí)經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)的作用。對整個(gè)社會(huì )的發(fā)展有遠大的意義，因此，我們對檔案管理工作應該給予足夠重視。文章從三個(gè)方面分析了檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了解決的方法。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對策

　　檔案管理是一項集管理和服務(wù)為一體的工作，它主要是對各部門(mén)形成的歷史文件進(jìn)行管理和服務(wù)的。在社會(huì )發(fā)展的各個(gè)歷史階段，檔案管理都發(fā)揮著(zhù)為當時(shí)經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)的作用。比如檔案管理部門(mén)對檔案進(jìn)行編撰研究，為社會(huì )實(shí)踐提供信息以便更好的適應社會(huì )的需要等。由此可見(jiàn)檔案管理是社會(huì )信息系統的基石，對整個(gè)社會(huì )的發(fā)展有遠大的意義，因此，我們對檔案管理工作應該給予足夠重視。但通過(guò)筆者對一些單位的調研，卻發(fā)現在日常檔案管理工作中存在一些問(wèn)題，需要引起我們的注意。

　　一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬┎恢匾晫�(zhuān)職檔案管理人員的配備

　　一些單位領(lǐng)導對檔案工作存在認識錯誤，認為檔案管理人員就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、整理資料的工作，所以，不注重專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的配備，他們中的大多數人員都不是科班出身，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識，對檔案管理的工作并不了解，對檔案的重要性更是無(wú)從談起。在對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)方面存在應付現象，對檔案的真實(shí)性和準確性不能很好的把握。有的檔案管理人員還兼任其他崗位的工作，從而對檔案工作不能盡心盡力的完成，使檔案管理的水平不能提高。

　�。ǘ�）檔案管理工作中資金投入不到位

　　檔案在后期保存過(guò)程中，對外界環(huán)境條件的要求較高，因此，后期需要一定的資金投入才能保證檔案存放時(shí)不丟失、霉變、蟲(chóng)蛀。比如在調查中發(fā)現，有的單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室以及放置檔案材料的柜子，檔案室內缺乏必要的采暖、除濕、通風(fēng)等裝置，甚至有的檔案室還存在著(zhù)年久失修漏雨的現象，導致檔案材料保存困難。在信息社會(huì )的今天，使用科技手段運用信息管理檔案已經(jīng)發(fā)展成為現在管理檔案的新模式，這樣的話(huà)，就需要購置電腦、網(wǎng)線(xiàn)、軟硬件等，對資金的投入要求就更大。

　�。ㄈ�）對檔案信息管理和編撰工作不夠重視

　　在檔案管理的過(guò)程中，很多單位還存在使用手工檢索的現象，這樣不但浪費人力，工作效率還不高。另外檔案檔號不規范、組卷混亂、案卷缺少卷內目錄等現象比較嚴重 。甚至有的檔案部門(mén)在編研工作上不是對于一些有價(jià)值的資料進(jìn)行編研，而是為了應付上級部門(mén)的檢查，隨便的編撰一些沒(méi)有任何價(jià)值的資料。

　　二、檔案管理工作中存在問(wèn)題的應對措施

　�。ㄒ唬┏浞种匾�，配置專(zhuān)職檔案管理人員

　　領(lǐng)導應改變傳統觀(guān)念，要意識到檔案管理的重要意義。在檔案管理人員的配置上，一要切實(shí)做到檔案工作專(zhuān)職專(zhuān)人負責，通過(guò)專(zhuān)業(yè)化的檔案管理，切實(shí)使檔案發(fā)揮出其應有的作用。二要積極引入一批懂業(yè)務(wù)會(huì )管理的人員，并且從生活、工作等方面對他們 多進(jìn)行關(guān)心照顧，以便讓他們更好地開(kāi)展工作。同時(shí)對現任的檔案管理工作人員可以采取定期不定期的專(zhuān)業(yè)知識培訓，讓他們通過(guò)自學(xué)和培訓提高自己的業(yè)務(wù)知識。有條件的單位還可以采取把他們送到高等院校進(jìn)行進(jìn)修深造的方法，以此來(lái)加強檔案管理人員的隊伍建設和人員業(yè)務(wù)知識及素質(zhì)的提高。

　�。ǘ�）在工作中充分調動(dòng)檔案管理人員的積極性

　　由于檔案管理工作中比較枯燥，工作方式也比較落后，因此檔案工作人員長(cháng)期以往難免會(huì )產(chǎn)生一些惰性。所以在工作中應引入相應的競爭和激勵措施，比如運用聘任制的方法做到優(yōu)勝劣汰、能者上庸者下；對現有人員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，增加檔案管理工作的緊迫感和壓力感，從而更大程度的激勵他們，挖掘個(gè)人潛能，開(kāi)創(chuàng )工作新局面。

　�。ㄈ�）對檔案工作加大資金投入力度

　　重視對檔案工作的資金投入力度，單位每年都要建立一定的預算，作為檔案室桌椅門(mén)窗的修繕，檔案柜的購置資金。同時(shí)，應該適應信息檔案的發(fā)展趨勢，配備計算機等現代化辦公設施，運用計算機多媒體手段，實(shí)現檔案管理信息化。

　�。ㄋ模┙�立健全科學(xué)合理的檔案管理制度

　　應根據單位特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際建立健全科學(xué)合理的檔案管理制度。應以方便實(shí)用，可操作性強為原則。以便更好地發(fā)揮制度的作用。在規章制度的執行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現制度的權威性，對于檔案管理人員無(wú)論是領(lǐng)導還是一般同志都要做到一視同仁。只有這樣才能更好地做好檔案管理工作 。

　　三、結語(yǔ)

　　總之，檔案管理工作是一項專(zhuān)業(yè)性較強的工作，它在社會(huì )、政治、經(jīng)濟方面都發(fā)揮著(zhù)極其重要的作用，各級各部門(mén)檔案管理人員應引起足夠的重視，同時(shí)應加大對檔案管理工作人力、物力、財力等方面支持力度，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的難題，以便使檔案這一重要的信息載體，能更好地為社會(huì )的發(fā)展發(fā)揮其應有的作用。

　　參考文獻：

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