高校檔案信息化管理模式論文

　　摘要：隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，地方高校在教學(xué)檔案管理中存在的一些問(wèn)題也日益突出，包括檔案管理質(zhì)量不高、數字化建設不足、管理模式落后、檔案利用率低下、檔案建設投入不足等。文章對高校教學(xué)檔案管理的傳統模式、混合模式、信息化模式進(jìn)行了分類(lèi)研究，并對教學(xué)檔案信息化的基本內容進(jìn)行了梳理，包括教學(xué)檔案數字化建設、信息系統建設、體系建設和信息化利用等。同時(shí)，對教學(xué)檔案信息化管理創(chuàng )新中的融合、共享、安全、過(guò)程管理等關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行了討論。文章最后指出，要強調檔案服務(wù)，重視檔案利用，讓教學(xué)檔案工作真正成為服務(wù)師生、服務(wù)決策的得力幫手

　　關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；信息化；管理模式；數字化

　　隨著(zhù)計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的深入發(fā)展，地方高校教學(xué)檔案管理也面臨著(zhù)諸多的挑戰與機遇。如何通過(guò)先進(jìn)的檔案管理手段，達到規范教學(xué)過(guò)程、提升教學(xué)質(zhì)量的目的，是擺在教學(xué)管理部門(mén)特別是教學(xué)檔案管理部門(mén)面前的一項急待解決的問(wèn)題。以信息化為手段，對教學(xué)檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng )新成為提升教學(xué)檔案管理效率、保障教學(xué)質(zhì)量的重要途徑。

　　一、地方高校教學(xué)檔案管理現狀分析

　　教學(xué)檔案是高校在教學(xué)管理過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的材料，包括物理實(shí)體檔案（主要是紙質(zhì)檔案）、電子數據或者是相關(guān)紙質(zhì)材料的電子化數據（如光介質(zhì)檔案、磁介質(zhì)檔案等）。隨著(zhù)地方高校辦學(xué)規模的不斷擴大和辦學(xué)層次的持續提升，教學(xué)檔案建設受到一定程度的重視，也取得了明顯的成效，教學(xué)檔案收集工作已經(jīng)形成較為規范的運行機制，檔案收集數量有了較大發(fā)展，教學(xué)檔案保管和利用工作也取得了一定的成績(jì)。但是，地方高校在教學(xué)檔案管理中仍舊存在許多問(wèn)題，有些已嚴重影響到教學(xué)工作的有效開(kāi)展。一些突出的問(wèn)題主要表現在以下幾個(gè)方面。

　�。ㄒ唬┙虒W(xué)檔案管理質(zhì)量有待提升

　　一方面，教學(xué)檔案的原始質(zhì)量不高。由于絕大多數教學(xué)檔案來(lái)自于一線(xiàn)教師，但他們卻缺少檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識，提交的教學(xué)材料也很難有較高的檔案專(zhuān)業(yè)水平。另外，這些檔案在經(jīng)過(guò)檔案管理人員簡(jiǎn)單核查后，直接歸檔，沒(méi)有進(jìn)行必要的規范化處理，檔案管理更多的僅僅是一種低質(zhì)量低層次的“檔案保管”。

　�。ǘ�）教學(xué)檔案數字化建設仍需加強

　　傳統檔案的主要載體是紙質(zhì)檔案，收集、處理和利用的速度較慢，從而導致檔案管理效率低下。教學(xué)檔案數字化是提高教學(xué)檔案管理水平的必要途徑。所謂教學(xué)檔案數字化就是將教學(xué)過(guò)程或結果性材料轉化為可以為計算機識別和處理的數字檔案。目前，教學(xué)檔案的實(shí)體仍然主要為紙質(zhì)文檔，教學(xué)檔案數字化建設進(jìn)展緩慢。這里的主要原因是，教學(xué)過(guò)程材料和結果性材料基本是以紙質(zhì)檔為主，傳統教學(xué)模式下的檔案介質(zhì)很難在短時(shí)間內發(fā)生根本性的變化。而且，許多紙質(zhì)教學(xué)檔案數量龐大，進(jìn)行數字化處理的工作量非常巨大。

　�。ㄈ�）教學(xué)檔案管理模式落后

　　一方面，教學(xué)檔案管理模式主要還是“收繳、保管”模式。檔案管理人員的主要精力集中在把材料“收上來(lái)、保管好”，而很少考慮如何將檔案工作做得更有效率，把檔案質(zhì)量做得更好。此外，教學(xué)檔案管理的規范體系尚未形成。由于教學(xué)檔案主要是在教學(xué)部門(mén)層面進(jìn)行的，檔案專(zhuān)業(yè)化程度較低，檔案工作缺少?lài)栏竦囊幏扼w系，制度也不完善，從而導致基層教學(xué)檔案管理呈現一種粗放式的狀態(tài)，管理模式落后。

　�。ㄋ模┙虒W(xué)檔案利用率低下

　　由于教學(xué)檔案記錄了教學(xué)及管理的過(guò)程和歷史，只有學(xué)習歷史才能從歷史中發(fā)現規律，吸取經(jīng)驗和教訓，從而更好地為當前的各項教學(xué)管理工作服務(wù)。如果教學(xué)檔案不能有效地為教學(xué)工作服務(wù)，檔案管理就會(huì )流于形式，而失去其應有的意義。目前，許多地方高校由于采用的主要是傳統檔案介質(zhì)，從而導致其共享和利用困難。同時(shí)，教學(xué)檔案管理仍采用落后的“收繳保管”模式，而且缺乏有效的檔案信息管理系統，檔案管理效率低下。

　�。ㄎ澹┙虒W(xué)檔案建設投入不足

　　地方高校在教學(xué)檔案建設上，存在投入不足的問(wèn)題。首先是空間投入不足，教學(xué)檔案室普遍存在面積不足的問(wèn)題，這給教學(xué)檔案的保管、整理和利用帶來(lái)了困難。有些教學(xué)檔案室環(huán)境較差，導致紙質(zhì)檔案極易受到損壞。其次是，資金投入不足，教學(xué)檔案管理的辦公設備落后，環(huán)境設施不能滿(mǎn)足檔案保管的基本要求，信息系統建設更是嚴重滯后，影響了檔案管理的效率。再一個(gè)就是，人員投入不足，許多地方高校的教學(xué)檔案管理人員是二級學(xué)院的兼職人員，普遍存在管理專(zhuān)業(yè)化水平不高、崗位責任不明確的問(wèn)題，使得教學(xué)檔案管理責任很難落實(shí)到位。

　　二、高校教學(xué)檔案管理模式

　　根據教學(xué)檔案實(shí)體對象的形式和管理方式，教學(xué)檔案管理經(jīng)歷了這樣幾個(gè)階段：紙質(zhì)檔案的人工管理階段、紙質(zhì)檔案的電子化管理階段、電子檔案的信息化管理階段。由此，可以歸納出高校教學(xué)檔案管理的三種基本模式：傳統模式、混合模式、信息化模式。

　�。ㄒ唬﹤鹘y模式

　　教學(xué)檔案管理的傳統模式是指檔案載體以教學(xué)第一手的紙質(zhì)文檔為主，而且檔案管理為人工方式。傳統模式在檔案載體和檔案管理上均采用了“傳統”模式，表現為檔案載體沒(méi)有從紙質(zhì)形式有效轉化為數字形式，檔案管理也沒(méi)有從人工形式轉化為計算機管理形式。在教學(xué)檔案管理的傳統模式中，檔案形式陳舊、信息存儲效率低下、管理方法落后、檔案的可利用性不高。目前，許多地方高校在教學(xué)檔案管理上基本上還處于傳統模式。

　�。ǘ�）混合模式

　　混合模式是指紙質(zhì)與數字的檔案載體混合、人工與計算機的檔案管理混合的一種模式。在混合模式下，教學(xué)檔案中已經(jīng)出現一定的數字化檔案，但是數字化檔案的體系不完善，標準不健全，從而導致檔案形式多樣化且呈現一定的混亂狀態(tài)。同時(shí)，在教學(xué)檔案管理方面，使用了一定程度的計算機輔助管理工具，但是層次不高，有些工具僅僅是一些基本的記錄功能，比如Excel、Word等一些簡(jiǎn)易的軟件系統。在混合模式下，教學(xué)檔案管理有了一定的進(jìn)步，但是檔案建設的質(zhì)量仍然不高，教學(xué)檔案的利用效率仍需進(jìn)一步提升。

　�。ㄈ�）信息化模式

　　檔案信息化是以計算機信息技術(shù)為手段，對傳統檔案及檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行變革，實(shí)現從紙質(zhì)檔案向數字檔案的載體形式轉變、人工管理向計算機管理的管理模式轉變，從而提高檔案收集、處理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節的效率。在教學(xué)檔案管理的信息化模式下，所有教學(xué)檔案均以數字內容或數字目錄的形式存儲在計算機系統中，檔案管理各項工作將高度自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化，檔案管理效率得到極大提升。

　　三、高校教學(xué)檔案管理信息化的基本內容

　　教學(xué)檔案管理的過(guò)程環(huán)節包括檔案收集、分類(lèi)編目、檔案處理、保管維護、檢索利用等。對于教學(xué)檔案管理信息化來(lái)講，其基本內容也就是對這些環(huán)節進(jìn)行信息化改造和完善，主要包括以下幾個(gè)部分。

　�。ㄒ唬┙虒W(xué)檔案數字化建設

　　教學(xué)檔案數字化是信息化建設的基礎和條件。對于地方高校來(lái)講，許多基礎性的教學(xué)數據都是以紙質(zhì)文檔提交的，這阻礙了檔案信息化工作的深入開(kāi)展。為此，必須優(yōu)先做好教學(xué)檔案的數字化工作。一方面，要做好教學(xué)檔案的直接數字化，即引導教學(xué)檔案的提交者（主要是一線(xiàn)教師）按照數字化要求提供電子歸檔材料，包括課程教學(xué)材料、電子試卷、教研成果等。另一方面，要做好教學(xué)檔案的二次數字化，即通過(guò)數字轉換設備將非數字化的教學(xué)材料轉化成數字化的檔案，或者是建立數字化的索引目錄。

　�。ǘ�）教學(xué)檔案管理信息系統建設

　　教學(xué)檔案管理信息系統是對數字化教學(xué)檔案進(jìn)行有效管理的必備工具。最初的信息化管理工具可以是一些通用的計算機軟件，如Excel等，可以幫助檔案管理人員有效記錄、查找、存儲檔案信息，還可以進(jìn)行一些基礎性的統計分析。也有一些高校采用了一些簡(jiǎn)單的檔案管理系統來(lái)進(jìn)行輔助檔案管理，促進(jìn)了教學(xué)檔案管理的效率。隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)的進(jìn)一步深化發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò )的教學(xué)檔案管理系統成為許多地方高校的首選。這些檔案管理線(xiàn)上系統，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節發(fā)揮了重要作用，比如，它可以讓教師隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò )遞交第一手的教學(xué)材料，并由教師直接進(jìn)行數字化錄入，極大地提高了數字化檔案收集的效率。各個(gè)地方高�？梢愿鶕�自身教學(xué)檔案建設的實(shí)際需要，選擇購買(mǎi)或自行開(kāi)發(fā)適用的管理平臺，并配備相應管理人員，提升教學(xué)檔案管理的層次和效率。

　�。ㄈ�）教學(xué)檔案信息化體系建設

　　教學(xué)檔案的基礎材料形成于各個(gè)教學(xué)部門(mén)，因此，教學(xué)檔案體系建設應以教學(xué)部門(mén)為主要責任部門(mén)，以教師為基本主體，結合教學(xué)質(zhì)量評價(jià)體系，對教學(xué)檔案進(jìn)行梳理，形成切合信息化要求的檔案體系。檔案信息化體系不但要符合檔案建設的基本規范要求，更要體現教學(xué)工作的基本需求，還要滿(mǎn)足信息化建設的各項要求。在對教學(xué)檔案的內容結構進(jìn)行明確分類(lèi)的同時(shí)，還要對檔案的歸檔質(zhì)量要求進(jìn)行說(shuō)明。只有形成清晰的體系結構，才能有高質(zhì)量的檔案內容，也才能使得信息化系統高效地發(fā)揮作用。

　�。ㄋ模┙虒W(xué)檔案信息化利用

　　教學(xué)檔案信息化的目的是提高檔案利用效率，促進(jìn)教育教學(xué)質(zhì)量的提升。檔案收集、檔案記錄、檔案保管都不是目的，檔案利用才是檔案信息化的關(guān)鍵。如何使檔案利用效果更好，信息化手段是必備的工具。通過(guò)建立教學(xué)檔案管理的信息系統，特別是線(xiàn)上系統，可有效保障教學(xué)檔案的管理和利用。同時(shí)，借助于檔案管理的站或移動(dòng)服務(wù)系統，檔案管理者和使用者也可全天候、全空間進(jìn)行檔案的管理和利用。通過(guò)對檔案系統不同用戶(hù)的角色分配和權限設置可以明確檔案使用的層次，使得檔案系統使用者能各取所需，最大限度發(fā)揮檔案信息化帶來(lái)的便利。

　　四、教學(xué)檔案信息化管理模式創(chuàng )新的關(guān)鍵問(wèn)題

　　教學(xué)檔案信息化是在檔案數字化基礎上通過(guò)檔案管理信息系統對現有紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行管理。對于地方高校來(lái)講，教學(xué)檔案信息化管理創(chuàng )新還面臨許多問(wèn)題，其中關(guān)鍵問(wèn)題包括融合問(wèn)題、共享問(wèn)題、安全問(wèn)題、過(guò)程檔案管理問(wèn)題、以人為本問(wèn)題等。

　�。ㄒ唬﹤鹘y檔案與數字檔案的融合問(wèn)題

　　從教學(xué)檔案的形式來(lái)講，主要分為以紙質(zhì)材料為代表的傳統檔案和以電子文檔為代表的數字檔案兩種。隨著(zhù)教學(xué)檔案管理的發(fā)展，數字檔案所占比例在不斷擴大，其在檔案信息化管理中的作用也日趨明顯和突出。但是，數字檔案不可能占據教學(xué)檔案的全部，有相當一部分紙質(zhì)教學(xué)檔案是不可能轉化成數字檔案的或者是沒(méi)有必要轉化成數字檔案的，比如傳統課堂教學(xué)過(guò)程中形成的紙質(zhì)學(xué)生作業(yè)、實(shí)驗報告、教師授課記錄等。這就需要在信息化系統中對這些傳統檔案進(jìn)行部分的數字化處理或者建立數字化索引，從而使得系統中能存儲全部教學(xué)檔案的目錄數據，避免在檔案信息系統之外形成孤立的僵尸檔案。只有在檔案信息系統中做到傳統檔案與數字檔案的高度融合，才能整合全部教學(xué)檔案資源，使教學(xué)檔案更好地為教學(xué)工作服務(wù)。

　�。ǘ�）數字檔案的共享問(wèn)題

　　和傳統檔案相比，數字檔案的最大優(yōu)勢就是其高效的共享性。因此，教學(xué)檔案在進(jìn)行檔案數字化處理之后，其核心工作就是設計、實(shí)現檔案的共享機制。這種共享機制至少應包括三個(gè)方面的內容：數字檔案的共享等級分類(lèi)、檔案利用者的角色和權限設計、檔案管理系統共享功能的設計與實(shí)現。進(jìn)入檔案數據庫的檔案必須進(jìn)行分類(lèi)，以確定其開(kāi)放共享的程度。使用者也只能根據預設的角色，被賦予相應的檔案使用權限。此外，信息系統也應該具有對應的功能模塊，以保證檔案共享功能的實(shí)現。

　�。ㄈ�）數字檔案的安全問(wèn)題

　　傳統檔案的安全問(wèn)題主要表現為檔案的無(wú)意損害及遺失等。數字檔案在開(kāi)放共享的同時(shí)，其安全問(wèn)題也顯得較為突出。分類(lèi)管理、角色設置、權限控制等是解決數字檔案安全問(wèn)題的主要途徑。此外，修補系統漏洞、安裝防火墻、殺毒軟件也是保障數字檔案安全的重要手段。在教學(xué)檔案信息化過(guò)程中，既要堅持檔案的開(kāi)放共享，也要保障檔案系統的安全可靠。要在教學(xué)檔案管理中，強化安全意識，特別是要強化數字檔案的網(wǎng)絡(luò )安全，最終通過(guò)技術(shù)手段和人為措施來(lái)改善安全環(huán)境，使得教學(xué)檔案信息化管理不但開(kāi)放、高效，而且安全可靠。

　�。ㄋ模┻^(guò)程檔案管理問(wèn)題

　　由于傳統檔案管理觀(guān)念的影響，教學(xué)檔案的收集通常是在某一階段的教學(xué)環(huán)節完成之后進(jìn)行的。這樣，教學(xué)檔案保存的往往是一些結果性的材料。實(shí)際上，在整個(gè)教學(xué)過(guò)程中，有許多過(guò)程性材料也是非常重要的，具有較高的保存價(jià)值。因為，過(guò)程材料往往更能說(shuō)明教學(xué)工作的進(jìn)展情況，也更能解釋教學(xué)質(zhì)量產(chǎn)生的根本原因。所以，教學(xué)檔案信息化管理不但要重視結果檔案，更要重視過(guò)程檔案。同時(shí)，要堅持檔案數字化與教學(xué)管理過(guò)程的高度融合，在教學(xué)過(guò)程中實(shí)現檔案的數字化收集和利用，讓教學(xué)過(guò)程得到有效的記錄，從而便于分析，有效指導后續的教學(xué)管理工作實(shí)踐。

　�。ㄎ澹┮匀藶楸镜臋n案管理

　　教學(xué)檔案存在的根本目的是服務(wù)于教學(xué)工作、服務(wù)于人才培養。也就是說(shuō)，教學(xué)檔案管理本身不是目的，只是一種提高教學(xué)管理效率的手段。地方高校教學(xué)檔案管理應該堅持“服務(wù)教學(xué)，以人為本”的基本原則，不但要注重檔案收集和保管，更要強化檔案服務(wù)和利用。教學(xué)檔案存放的是教學(xué)部門(mén)的教學(xué)歷史，是教學(xué)評價(jià)和教學(xué)改進(jìn)的主要依據，對于教學(xué)管理者的決策工作具有十分重要的意義。

　　五、結語(yǔ)

　　教學(xué)工作是高校工作的中心，教學(xué)檔案工作同樣也是高校檔案管理的核心。教學(xué)檔案信息化管理是提升管理效率的重要路徑。在教學(xué)檔案信息化管理中，一定要強調檔案服務(wù)，重視檔案利用，不能為了檔案而檔案，要讓教學(xué)檔案工作成為服務(wù)師生、服務(wù)決策的得力幫手，讓教學(xué)檔案管理成為推動(dòng)教學(xué)改革、促進(jìn)人才培養的有效手段。

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