新形勢下企業(yè)電子檔案管理策略初探論文
摘 要：隨著(zhù)計算機的普及，計算機技術(shù)在社會(huì )生活的各個(gè)方面都有廣泛的應用，尤其是檔案管理領(lǐng)域。企業(yè)的檔案管理一直以來(lái)都主要以文書(shū)立卷方法，但是隨著(zhù)辦公效率和對檔案管理要求的不斷提升，企業(yè)檔案管理也要不斷適應現代化技術(shù)的發(fā)展，把檔案管理工作與計算機網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)有機結合起來(lái)，形成一套以計算機管理為基礎的現代檔案管理模式。
關(guān)鍵詞：企業(yè) 電子檔案管理 問(wèn)題 策略
一、 前言
隨著(zhù)計算機在企業(yè)辦公，管理工作中的廣泛運用，很多企業(yè)的資料，檔案都開(kāi)始以電子檔的形式存在和儲存。傳統的企業(yè)檔案主要以歸檔立卷方法進(jìn)行整理，通常比較繁瑣和復雜， 工作量大，而且缺乏客觀(guān)真實(shí)性，查找起來(lái)也不是很方便和快捷，而電子檔案管理相對于傳統的紙質(zhì)檔案管理來(lái)說(shuō)，有很多優(yōu)勢，如智能管理與識讀、高效集成與可用性、信息存儲的海量和高密度性。本文作者通過(guò)分析我國目前企業(yè)檔案電子化的管理現狀，發(fā)現了一些存在的問(wèn)題，并且提出解決的方案和建議。
二、企業(yè)電子檔案管理的概念和目前存在的問(wèn)題
企業(yè)電子檔案主要包括在企業(yè)正常運行的過(guò)程中，產(chǎn)生的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)系的文件，圖片，影像資料等。電子檔案相對于傳統的檔案來(lái)說(shuō)，只是一種存在形式的區別，一般是指以字節、比特方式儲存于磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等介質(zhì)中，然后通過(guò)閱讀解碼的軟件將數據，圖表，文字等信息在用戶(hù)面前顯示出來(lái)。
當前我國的企業(yè)檔案管理電子化存在以下幾個(gè)主要問(wèn)題：
（一） 企業(yè)檔案管理電子化普及程度不高
電子辦公在很多國內企業(yè)中都有普遍的運用，大多企業(yè)單位都在使用計算機進(jìn)行文件處理和部門(mén)之間的溝通交流的工具以及日常會(huì )議通知等事務(wù)性工作。但是電子檔案管理是屬于企業(yè)電子化辦公的更深層更系統化的運用，國內企業(yè)中能夠真正使用計算機管理檔案的仍然很少。在實(shí)行有限的檔案管理電子化的部分公司中，即使是有將計算機運用于管理檔案中，但管理層次也僅僅局限于較簡(jiǎn)單和膚淺的目錄管理，而處于不同目錄下的電子文檔等資料則仍然是很分散的，檔案管理電子化有名無(wú)實(shí)。
（二） 企業(yè)人員對于檔案電子化管理認識不足
目前，在很多企業(yè)中，利用電腦進(jìn)行文書(shū)的書(shū)寫(xiě)，圖表的制作已經(jīng)是很普遍的了。但是對于已經(jīng)制作好的文件，在打印使用完之后，電子版的保存工作往往會(huì )被人忽視。長(cháng)此以往，公司電腦中的文檔處于不斷被刪除，修改，或者覆蓋的狀態(tài)，對于這種檔案往往就沒(méi)有整理管理的價(jià)值了。2除了不同企業(yè)工作人員對檔案電子化管理沒(méi)有概念之外，連有些檔案管理人員都沒(méi)有一個(gè)正確的認識，他們認為檔案電子化管理就是在管理中應用一定數量的計算機、復機印、掃描機、刻錄盤(pán)。
（三） 電子化管理自身的難題
首先，由于電子檔案的儲存方式主要是光盤(pán)，磁帶等形式，存在復雜性，不穩定性，和儲存方式的互換性。當儲存介質(zhì)性質(zhì)發(fā)生變化時(shí)，儲存的信息就很容易造成丟失缺損，覆蓋，刪除，不利于完整重現信息。3
其次，電子檔案的安全性較低。由于電子檔案存放位置沒(méi)有一個(gè)統一的標準和規定，具有一定的隨意性，而且電子檔案的開(kāi)放性相對于傳統的文書(shū)檔案更加高，電子檔案的獲取也很容易，導致檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷(xiāo)毀的危險。
另外，電子檔案的儲存和顯示都需要一定的格式和軟件，但是不同的企業(yè)和單位使用的版本都會(huì )存在一定的差異，而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案，使得同一個(gè)電子檔案無(wú)法在不同的使用終端無(wú)法共享，失去可讀性。
三、企業(yè)電子檔案管理的有效措施
（一） 制定標準，完善企業(yè)檔案信息化規范體系
在以及實(shí)行辦公電子化的企業(yè)中，領(lǐng)導應當高度重視企業(yè)檔案電子化管理的重要性，并督促建立有關(guān)制度。應當進(jìn)一步提高電算化會(huì )計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。在檔案信息化建設中，必須嚴格執行檔案部門(mén)有關(guān)檔案數字化、電子文件歸檔管理等技術(shù)規范標準；結合企業(yè)的實(shí)際情況，制定系統標準化的企業(yè)檔案信息化管理標準、業(yè)務(wù)規范、技術(shù)規范等。將檔案電子化管理滲透到公司的每個(gè)角落。4
（二） .提高企業(yè)檔案工作者的信息素質(zhì)
要改掉傳統對于檔案管理人員的看法，在信息時(shí)代，為了適應電子化的管理，檔案工作者必須要有較高的計算機操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)。除了普通的管理人員，還要有一批負責企業(yè)電子檔案的開(kāi)發(fā)利用的精通信息管理應用技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才。
（三） 用先進(jìn)的的電子、數碼設備硬件來(lái)輔助檔案管理電子化發(fā)展
檔案電子化管理需要人才也需要必要的先進(jìn)設備。企業(yè)要在設備方面加大投入，除了一些必須的設備，如計算機、服務(wù)器、掃描、照像設備等電子、數碼硬件等之外，還需要進(jìn)一步建立檔案電子化的載體和數據庫，實(shí)施內部局域網(wǎng)絡(luò )，整合內部OA和ERP系統資源，為儲存、保護、利用、歸集、開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案，創(chuàng )造有利的硬件條件。
（四） 建立安全，共享性強的檔案管理的電子數據庫
在符合國家規定的標準下，選擇使用范圍最廣的統一檔案電子化的格式和軟件。將之前的文書(shū)式的檔案通過(guò)電子輸入、掃描、照相等手段，全部轉換成電子檔案，建立一個(gè)完整的的檔案數據庫。在建立檔案數據庫的基礎上，還要保證數據庫的安全，這就要求在檔案數據庫之外設置安全防護墻，防止偷竊信息和客的攻擊，對于可以接觸到數據庫的人員要進(jìn)行嚴格的審查。
四、 結論
總之，企業(yè)要想真正實(shí)現電子化辦公，檔案管理電子化是其中的一個(gè)非常重要的部分。而要想實(shí)現檔案管理電子化，首先必須建立起一整套科學(xué)、嚴謹、合理的電子檔案管理制度，從而實(shí)現電子檔案管理的標準化和規范化，提高檔案人員的個(gè)人專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，要適應信息技術(shù)發(fā)展的需要，積極采取措施抓好自身知識更新，企業(yè)要從上到下重視檔案管理這一工作，加大投入建立安全，完整地檔案電子數據庫，做好企業(yè)的電子檔案管理工作。
參考文獻：
[1] 劉金川. 企業(yè)電子檔案管理的問(wèn)題與措施[J]. 工會(huì )論壇(山東省工會(huì )管理干部學(xué)院學(xué)報), 2009,(05) .
[2] 李莉. 企業(yè)電子檔案歸檔與管理研究[J]. 蘭臺世界, 2008,(07) .
[3] 秦艷梅,周玉英. 淺談電子檔案管理中幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題及其對策和建議[J]. 黑龍江史志, 2009,(15) .
【新形勢下企業(yè)電子檔案管理策略初探論文】相關(guān)文章：
煙草企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)渠道管理策略論文10-13
企業(yè)檔案管理報告12-14
關(guān)于中小企業(yè)電子商務(wù)的論文10-30
企業(yè)電子商務(wù)風(fēng)險管理的探討論文10-14
分析企業(yè)電子商務(wù)的發(fā)展現狀論文10-23
檔案管理論文06-24
檔案管理論文08-05
關(guān)于基層工會(huì )檔案管理的論文08-09
檔案管理論文【推薦】06-25
- 相關(guān)推薦