電力工程建設項目檔案超前控制管理論文

　　1電力工程建設項目檔案的超前控制管理方法

　　超前控制管理的具體做法就是將工程的實(shí)施過(guò)程分為若干階段，按階段進(jìn)行工程檔案的收集和整理。對工程檔案進(jìn)行超前控制管理有利于對工程初期階段形成的檔案資料進(jìn)行保管保護，可有效避免工程竣工后突擊補充整理檔案資料，保證了工程檔案完整率、準確率和歸檔率指標的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下幾方面內容：

　　1.1明確職責，考核措施到位

　　工程項目檔案是工程整體建設中的重要組成部分，而從目前工程檔案管理現狀來(lái)看，不少項目建設單位有“重工程建設、輕檔案管理”的現象，認為工程管理部門(mén)只負責工程的建設，至于工程檔案則是檔案部門(mén)的職責。因此，工程管理部門(mén)與檔案部門(mén)在工程檔案管理過(guò)程中的職責必須要明確。工程管理部門(mén)負責工程檔案收集和整理工作，對設計、施工、監理單位移交的工程檔案進(jìn)行審查和交接，工程竣工后3個(gè)月內，將整理好的工程檔案向檔案部門(mén)移交。檔案部門(mén)負責對工程檔案的收集和整理進(jìn)行監督和指導，按照工程節點(diǎn)計劃對工程檔案進(jìn)行階段性審查，工程竣工后，對工程管理部門(mén)移交的工程檔案進(jìn)行審查接收。明確工程管理部門(mén)與檔案部門(mén)的職責并納入績(jì)效考核指標，層層加以落實(shí)嚴格考核，是實(shí)現超前控制管理的前提條件，也是提高工程檔案管理水平的重要保證。

　　1.2完善管理流程，推進(jìn)工程檔案管理規范化

　　使用流程控制管理是提高管理效率的捷徑，也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程檔案管理流程時(shí)，要把握好以下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節：

　�、俟こ塘㈨椇�，工程管理部門(mén)應及時(shí)告知檔案部門(mén)，并將工程節點(diǎn)計劃報檔案部門(mén)。工程管理部門(mén)掌握工程立項和計劃下達情況，而檔案部門(mén)往往是在項目即將竣工時(shí)才知道項目的存在，致使檔案部門(mén)無(wú)法在工程實(shí)施過(guò)程中介入檔案的收集整理工作，超前控制管理更無(wú)從談起。只有掌握了工程的立項和節點(diǎn)情況，檔案部門(mén)才能按工程實(shí)施階段對檔案的收集和整理進(jìn)行監督和指導，從而實(shí)現超前控制管理。

　�、诠こ坦芾聿块T(mén)在與工程的設計、施工、監理等單位簽訂合同時(shí)，應就工程檔案的移交時(shí)間、移交范圍、質(zhì)量要求和違約賠償等事項作出約定。近幾年，電力企業(yè)積極推行依法治企，企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)、依法管理的水平有所提高，基建工程中各類(lèi)合同的簽訂都趨于規范化，但就合同內容而言，缺乏對工程檔案方面的約定，使工程檔案的收集和整理失去了法律上的保障�！秶�家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28—2002)總則第二款規定：在簽訂項目設計、施工及監理合同、協(xié)議時(shí)，應設立專(zhuān)門(mén)條款，明確有關(guān)方面提交相應項目文件以及所提交文件的質(zhì)量、歸檔責任。因此，工程管理部門(mén)在簽訂合同時(shí)，明確要預留部分資金，對及時(shí)移交完整、系統、準確檔案的施工單位或部門(mén)，應由檔案部門(mén)在驗收表上簽署結論和意見(jiàn)，由財務(wù)部門(mén)進(jìn)行決算，否則將預留資金留下作為文件材料整理、歸檔費用，以督促承建單位重視檔案并充分發(fā)揮檔案的法律價(jià)值和經(jīng)濟價(jià)值。這一環(huán)節在工程前期階段就為工程檔案的收集和整理打下基礎，是實(shí)現超前控制的有力保障。

　�、酃こ坦芾聿块T(mén)設置專(zhuān)(兼)職工程資料管理人員(資料員)，隨著(zhù)工程的進(jìn)度對工程資料進(jìn)行預歸檔。檔案部門(mén)按照工程項目的實(shí)施階段和節點(diǎn)計劃組織工程檔案階段性審查，對工程在某實(shí)施階段中形成的檔案的齊全性、完整性、準確性和是否按時(shí)收集整理的情況進(jìn)行了解和指導，出具審查報告，如需整改的要規定整改期限。對工程檔案進(jìn)行階段性審查是超前控制管理的具體體現，也是超前控制管理的關(guān)鍵環(huán)節。按照工程進(jìn)度，可將工程大致分為前期階段、施工階段和竣工投產(chǎn)階段，每一階段結束后，檔案部門(mén)應對該階段產(chǎn)生檔案資料的齊全完整和準確度等進(jìn)行審查，及時(shí)掌握工程檔案收集和整理情況，起到督促和指導作用。

　　1.3加強過(guò)程控制，力求檔案收集的完整性和準確性

　　在檔案的收集過(guò)程中，無(wú)論是工程管理人員還是檔案人員都會(huì )遇到一個(gè)同樣的問(wèn)題，即歸檔資料的界定。按檔案管理要求，應建立項目檔案技術(shù)交底制度，要求施工人員注意文件的形成與積累，是保證建設項目原始記錄真實(shí)、可靠，保證文件形成質(zhì)量的措施。檔案交底應包括兩方面內容：

　�、贆n案部門(mén)參加各項工程交底工作，了解工程建設的程序和文件形成的內容，做到主動(dòng)管理。

　�、跈n案人員采取培訓和會(huì )議形式，對各參建單位人員進(jìn)行檔案管理交底，目的是使施工人員提高檔案收集意識，讓他們了解文件形成過(guò)程應注意事項、文件材料收集、歸檔范圍、質(zhì)量要求，配合檔案人員做好工作。因此，建立檔案技術(shù)交底制度，使其標準化、實(shí)用化，更好地服務(wù)于檔案的超前控制管理。

　　1.4加強溝通，促進(jìn)部門(mén)之間團結協(xié)作

　　檔案人員要與工程管理、技術(shù)人員密切配合，工程項目檔案涉及方方面面的工作，貫穿工程全過(guò)程，所以做好項目檔案管理不只是檔案人員的工作，可以說(shuō)，一組完整、準確、系統的項目檔案，是參與工程建設各單位共同努力的結果。工程管理者、技術(shù)人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們的手中，他們也是今后利用檔案的主體，檔案人員要利用一切機會(huì )，對工程技術(shù)人員宣傳檔案工作的作用和意義，講解檔案歸檔的要求和目的，以取得工程技術(shù)人員對檔案收集管理工作的支持和配合；并利用庫存的工程檔案撰寫(xiě)編研材料、專(zhuān)題目錄等，使利用者感受到檔案管理帶來(lái)的方便快捷。只有通力合作，才能實(shí)現超前控制，進(jìn)而促進(jìn)工程檔案管理水平的提升。

　　2結語(yǔ)

　　超前控制管理有利于工程檔案完整率、準確率和歸檔率指標的提升，有利于規范管理流程，提高管理效率，適合當前工程檔案管理的需要，能夠促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

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