事業(yè)單位電子檔案管理的主要措施的論文

　　摘要：近年來(lái)，我國事業(yè)單位在社會(huì )發(fā)展中所發(fā)揮的作用越來(lái)越大。事業(yè)單位作為服務(wù)廣大人民的窗口，它的工作質(zhì)量直接影響著(zhù)人民生活。因此，有必要對事業(yè)單位職能的發(fā)揮給予足夠的重視。目前事業(yè)單位的電子檔案管理方式，與傳統的檔案管理相比有很大的提升，不僅大大減輕了工作人員的壓力，提高了工作效率，還使得檔案的查詢(xún)和搜索等更加簡(jiǎn)單便捷，從而使事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量得到提升。本文對目前事業(yè)單位的電子檔案管理的主要措施進(jìn)行了具體分析，希望對我國事業(yè)單位的快速發(fā)展有所幫助。

　　關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；措施

　　1事業(yè)單位電子檔案管理現狀

　　隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，辦公自動(dòng)化也在逐步地擴展。在目前我國的事業(yè)單位中，電子檔案管理的方式正受到較為廣泛的關(guān)注和應用。通過(guò)將檔案信息電子化，不僅方便了對相關(guān)數據的錄入和檢索，使工作的簡(jiǎn)便性大大提升，降低了人員的工作壓力，提升了工作的效率，還提高了事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量，使單位的發(fā)展與社會(huì )發(fā)展相協(xié)調，進(jìn)一步提升了服務(wù)水平。另外，檔案的電子化與傳統相比雖然都有收集、整理和保存等環(huán)節，但在安全性、傳輸性以及可修改性等方面卻有很大不同，這一方面給檔案的管理帶來(lái)很多優(yōu)勢，另一方面也造成了很多隱患。

　　2電子檔案管理中出現的主要問(wèn)題

　　2.1安全性問(wèn)題。檔案管理電子化雖然給相關(guān)人員帶來(lái)了很大的便捷，提高了管理效率，但同時(shí)，它也造成了較大的安全問(wèn)題。在現代，互聯(lián)網(wǎng)已蔓延到各個(gè)行業(yè)及各個(gè)領(lǐng)域，它在帶來(lái)很大好處的同時(shí)也使數據和信息的安全受到很大威脅。由于進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)的門(mén)檻較低，再加上全球網(wǎng)絡(luò )正朝著(zhù)共享性和開(kāi)放性的方向發(fā)展，這就使得不法分子接近相關(guān)數據信息的難度大大減小，通過(guò)制造專(zhuān)門(mén)的病毒和木馬等或者直接潛入目標的數據庫中，竊取、篡改或破壞相關(guān)數據，給相關(guān)人員帶來(lái)較大的損失。計算機系統中出現漏洞是十分普遍的事，這就使互聯(lián)網(wǎng)所帶來(lái)的風(fēng)險始終存在，再加上在數據通過(guò)U盤(pán)等工具進(jìn)行轉移時(shí)所產(chǎn)生的泄露風(fēng)險、計算機軟件或者硬件的突然故障導致系統癱瘓的風(fēng)險等問(wèn)題，更突顯了電子檔案管理安全問(wèn)題的重要性。另外，由于現代的黑x所使用的技術(shù)越來(lái)越高級，大多數防火墻往往防不勝防，在遇到較大的威脅時(shí)不能很好地起到作用。再加上電子檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，部分人員不能及時(shí)對檔案系統的安全措施進(jìn)行及時(shí)的維護和升級，使得數據信息面臨較大威脅，而當管理人員為追求個(gè)人利益而泄露部分檔案信息時(shí)，也不易被上層領(lǐng)導察覺(jué)，這進(jìn)一步增加了檔案管理的難度。

　　2.2兼容性問(wèn)題。由于各個(gè)事業(yè)單位的電子檔案管理系統有一定差異，導致在不同的單位之間進(jìn)行檔案信息的傳輸和共享時(shí)可能會(huì )出現兼容性問(wèn)題，從而造成信息往來(lái)的不便。在目前，大多數事業(yè)單位的電子檔案的接收格式有很大不同，這十分不利于上級進(jìn)行統一的管理，同時(shí)，又由于每個(gè)部門(mén)在對檔案進(jìn)行制作和處理時(shí)所使用的軟件和所采取的形式不同，最終使得文件的形式差異較大，這給文件的管理工作帶來(lái)很大難度，大大降低了檔案管理的工作效率。

　　2.3保管問(wèn)題。電子檔案的保管與紙質(zhì)檔案有較大區別。在保管紙質(zhì)檔案時(shí)，要注意的是防水、防火、防潮、防蟲(chóng)等問(wèn)題，而電子檔案的保管則略有差異。首先，電子檔案同樣要進(jìn)行水和火的防護，防止水和火對電子設備造成損害；其次，電子檔案在進(jìn)行保管前，要徹底的查殺病毒和木馬，要保證檔案文件自身的安全，必要情況下還要進(jìn)行加密工作，定期進(jìn)行安全檢查，確保記錄信息的完整性和安全性；再次，要選擇質(zhì)量較好的存儲設備，避免因設備的損壞而導致文件丟失；最后，還要對保管環(huán)境進(jìn)行控制，遠離有害氣體和強磁場(chǎng)環(huán)境，同時(shí)選擇合適的溫度和濕度條件。

　　2.4歸檔問(wèn)題。由于電子檔案具有一定的可重復性和可逆性，使得相關(guān)人員在對檔案進(jìn)行修改時(shí)不會(huì )產(chǎn)生修改痕跡，從而減少了在進(jìn)行歸類(lèi)時(shí)所產(chǎn)生的錯誤，同時(shí)，由于錯誤可以被及時(shí)更正，為工作帶來(lái)很大的便捷，但是，電子檔案的這種性質(zhì)也使其面臨檔案的真實(shí)性無(wú)法得到保證的問(wèn)題，由于檔案可被人無(wú)痕跡修改，使得其內部的數據信息無(wú)法被看出是否被人刻意改動(dòng)，進(jìn)而影響檔案的使用。電子檔案由于是通過(guò)虛擬的方式形成的，相關(guān)人員可以隨時(shí)進(jìn)行數據信息的修改等工作，使得其文件真偽的辨別難度大大提升，另外，由于其載體可通過(guò)復制粘貼等方式進(jìn)行變更，從而使其缺乏法律方面的效力，因此，在電子檔案的真實(shí)性和原始性的界定方面目前還存在較大問(wèn)題。

　　3相應的解決措施

　　3.1加強安全防護。事業(yè)單位應定期的對檔案管理系統進(jìn)行升級和維護，設置完善防火墻系統，及時(shí)的進(jìn)行病毒和木馬的查殺工作，定期進(jìn)行漏洞的修補，對網(wǎng)絡(luò )的安全加大監測力度，及時(shí)引進(jìn)國外先進(jìn)軟件進(jìn)行系統的防護工作。同時(shí)，要對設備所處的環(huán)境進(jìn)行檢查，遠離水源和易燃易爆物品，對含有有害氣體和較大磁場(chǎng)的環(huán)境應及時(shí)進(jìn)行處理或更換設備安置地點(diǎn)。另外，還要提升管理人員的素質(zhì)，提升人員的安全責任意識，必要時(shí)可制定危機處理應急方案以降低安全問(wèn)題出現時(shí)所造成的損失。

　　3.2規范統一格式。對于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，若要減少在進(jìn)行文件共享以及傳輸等情況下出現的不兼容問(wèn)題的發(fā)生，唯有通過(guò)在各單位之間建立共同的標準，將格式等進(jìn)行規范和統一，摒棄具有特殊格式的軟件，使文件類(lèi)型等保持一致。通過(guò)建立電子檔案規范制度，對電子檔案的收集、整理、保存等方面的具體細節進(jìn)行嚴格規定，從而大大方便事業(yè)單位的整體工作效率，提升事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。

　　3.3加強檔案文件真實(shí)性。檔案文件的真實(shí)性和原始性的加強主要是通過(guò)借助先進(jìn)的計算機技術(shù)以及嚴密的制度來(lái)實(shí)現。首先，事業(yè)單位應引進(jìn)國外先進(jìn)的文件加密技術(shù)，使得每次檔案修改的內容及修改時(shí)間等信息完完全全的被記錄下來(lái)，通過(guò)對電子檔案的內部結構以及背景等的元數據進(jìn)行保留，方便日后的查詢(xún)和追蹤工作；其次，要在制度上進(jìn)行設置，在有相關(guān)人員進(jìn)行檔案的修改時(shí)務(wù)必要經(jīng)過(guò)上級的批準，通過(guò)采用身份驗證管理方式，防止無(wú)關(guān)人員對數據信息的篡改，具體來(lái)說(shuō)，可使用包括用戶(hù)信息驗證、數字證書(shū)認證以及輸入密碼口令等方法，來(lái)對用戶(hù)的權限進(jìn)行一定限制，保證檔案數據的真實(shí)性和原始性。

　　4結論

　　事業(yè)單位的電子檔案管理工作還存在著(zhù)諸多問(wèn)題，包括安全性問(wèn)題、兼容性問(wèn)題、歸檔問(wèn)題以及保管問(wèn)題等，可通過(guò)加強安全防范措施、制定相應標準統一格式以及提升管理人員素質(zhì)等方式來(lái)進(jìn)行解決，從而提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量，減少錯誤的發(fā)生率，提升事業(yè)單位的服務(wù)水平。本文對事業(yè)單位電子檔案管理的主要措施進(jìn)行了仔細分析，對存在的問(wèn)題進(jìn)行了客觀(guān)詳細的探討，并給出了部分解決方法，為相關(guān)研究人員提供了一定幫助。

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