教學(xué)評估與院系教學(xué)檔案管理的PDCA方法論文

　　摘要：教學(xué)檔案在教學(xué)評估中具有十分重要的作用，高校必須加強對教學(xué)檔案的管理。從近幾年的新建本科院校自評情況看，各院系在資料的準備上，經(jīng)常發(fā)生這樣的情況，即需要的資料找不到，無(wú)關(guān)資料卻不少。本文著(zhù)重探討如何收集和保存好日常教學(xué)資料，如何讓教學(xué)資料的管理更合理、更規范，讓教學(xué)工作評估在規范、齊全的教學(xué)檔案支持下井然有序.

　　關(guān)鍵詞：教學(xué)評估；檔案資料；PDCA；檔案分類(lèi)

　　2002年6月，教育部將本科教學(xué)工作合格評估、優(yōu)秀評估、隨機性水平評估合并為本科教學(xué)工作水平評估。2004年10月，教育部“高等教育評估中心”正式成立。此后，各高等院校每五年都要接受一次教學(xué)工作評估，并將評估結果向社會(huì )公布。實(shí)踐證明，教學(xué)工作水平評估是保證教學(xué)質(zhì)量行之有效的手段，提高教學(xué)質(zhì)量是高等學(xué)校生存和發(fā)展的生命線(xiàn)。因此，各地教育行政部門(mén)和高等學(xué)校都十分重視教學(xué)評估工作，加大教學(xué)基本建設投入，建立建全教學(xué)管理制度，深化教學(xué)改革，完善質(zhì)量監控體系等。為了做好迎評工作，學(xué)校將工作重心下移，并將責、權、利更多地下放到院系，為此，院系要管理的教學(xué)資料將越來(lái)越多。從近幾年的新建本科院校自評情況看，各院系在資料的準備上，經(jīng)常發(fā)生這樣的情況，即需要的資料找不到，無(wú)關(guān)資料卻不少。如何收集和保存好日常教學(xué)資料，如何讓教學(xué)資料的管理更合理、更規范，讓教學(xué)工作評估在規范、齊全的教學(xué)檔案支持下井然有序？筆者從院系教學(xué)管理特點(diǎn)入手，結合評估指標，引入了一套適合院系教學(xué)檔案收集整理的新方法，即“過(guò)程方法”，供同行參考.

　　一、院系的教學(xué)管理模式在管理理論中，過(guò)程方法是相對于目標管理的方法而言的。目標管理的方法只作宏觀(guān)目標的制約，不求微觀(guān)過(guò)程的管理。而過(guò)程方法既要宏觀(guān)目標的制約（如質(zhì)量方針、質(zhì)量目標），又要微觀(guān)過(guò)程的管理[1]。隨著(zhù)高校辦學(xué)規模的擴大和工作重心的下移，根據學(xué)校和院系教學(xué)工作特點(diǎn)，很多高校對院系采取了目標管理的模式，而院系是教學(xué)的基層單位，與教師和學(xué)生的關(guān)系相當緊密，很大程度上取決于系部的專(zhuān)業(yè)設計與教學(xué)過(guò)程，所以院系的內部管理采用的往往是過(guò)程方法的管理.

　　二、院系教學(xué)工作資料收集PDCA方法1．過(guò)程方法與“PDCA”在ISO9001：2000的2.4中有這樣的定義：“系統地識別和管理組織所應用的過(guò)程，特別是這些過(guò)程之間的相互作用，稱(chēng)之為‘過(guò)程方法’�！彼�是ISO9001的精髓之一，通過(guò)識別和管理眾多相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，分清各過(guò)程的職責，找出過(guò)程的輸入和輸出（不能重疊）管理質(zhì)量。GB/T19001-2000中提出“‘PDCA’的方法可適用于所有過(guò)程”[2]。何為“PDCA”方法？簡(jiǎn)略說(shuō)，“PDCA”包含四個(gè)環(huán)節：P—策劃：根據顧客的要求和組織的方針，為提供結果建立必要的目標和過(guò)程；D—實(shí)施：實(shí)施過(guò)程；C—檢查：根據方針、目標和產(chǎn)品要求，對過(guò)程和產(chǎn)品進(jìn)行監視和測量，并報告結果；A—處置：采取措施，以持續改進(jìn)過(guò)程業(yè)績(jì)[3]。PDCA是一個(gè)循環(huán)，在不斷的循環(huán)中保證產(chǎn)品的質(zhì)量。對于把ISO9000引入教育，目前存有爭議[4]，本文避開(kāi)ISO9000對教學(xué)質(zhì)量的影響問(wèn)題，專(zhuān)對教學(xué)工作資料的收集、歸類(lèi)作進(jìn)一步的探討.

　　院系的教學(xué)質(zhì)量管理就是一個(gè)以教學(xué)工作為中心，管理眾多與教學(xué)相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)的過(guò)程方法管理，其教學(xué)資料的收集、整理工作便是一個(gè)尋找各過(guò)程間輸入與輸出的相關(guān)性問(wèn)題，并對每個(gè)過(guò)程產(chǎn)生的材料進(jìn)行整理、歸類(lèi)的過(guò)程.

　　借用過(guò)程方法來(lái)整理、歸類(lèi)零散的教學(xué)資料，借用PDCA方法對教學(xué)過(guò)程資料進(jìn)行分類(lèi)收集，這就是筆者進(jìn)行院系教學(xué)工作資料收集整理的思路.

　　2．院系教學(xué)工作過(guò)程劃分院系教學(xué)工作可視為一個(gè)大過(guò)程，大過(guò)程中又包含著(zhù)小過(guò)程，而每一個(gè)小過(guò)程都有各自的PDCA循環(huán)。過(guò)程劃分不能太大，也不能太小。過(guò)程太大了，資料的查找困難；過(guò)程太小了，檔案編碼太繁，難記、難歸類(lèi)。因此，找準“過(guò)程”，是院系教學(xué)工作資料管理的關(guān)鍵。根據教學(xué)工作的特點(diǎn)，院系教學(xué)工作可分為：（P—策劃）學(xué)科、專(zhuān)業(yè)辦學(xué)規劃；（D—實(shí)施）師資隊伍、辦學(xué)條件、學(xué)生資源；（C—檢查）教學(xué)工作檢查及結果；（A—處置）表彰、處分及改進(jìn)措施。策劃，是質(zhì)量目標環(huán)節，是院系辦學(xué)的指導性規劃；實(shí)施，分出三個(gè)子過(guò)程，涵蓋了院系所有的日常教學(xué)工作內容，是教學(xué)工作資料收集的重點(diǎn)；檢查，是質(zhì)量監控機制的重要一環(huán)，也是支撐教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵資料；處置，是改進(jìn)教學(xué)工作業(yè)績(jì)的重要環(huán)節；表彰和處分是為了引導制定改進(jìn)措施，持續改善過(guò)程業(yè)績(jì)。策劃、實(shí)施、檢查、處置四個(gè)環(huán)節，包攬了所有的與教學(xué)工作有關(guān)的各過(guò)程.

　　3．院系教學(xué)工作檔案分類(lèi)由于評估，檔案資料顯得更為重要[5]，因為院系教學(xué)工作相關(guān)資料是學(xué)校教學(xué)工作水平評估的重要支撐之一，更是專(zhuān)業(yè)辦學(xué)水平評估支撐，資料收集整理的好壞，直接影響學(xué)校評估結論。有關(guān)高校教學(xué)檔案分類(lèi)的文章不少[6]，但筆者認為，這些歸類(lèi)方法，不能很好地反映出“以評促建，以評促改、以評促管、評建結合、重在建設”的思路。系部的建設過(guò)程，是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，也是一個(gè)PDCA循環(huán)的過(guò)程，在院系檔案的分類(lèi)上也應該能較好地體現這一個(gè)過(guò)程。按照PDCA環(huán)節來(lái)收集、整理教學(xué)工作檔案，體現了一種動(dòng)態(tài)的循環(huán)，有利于資料的利用和動(dòng)態(tài)了解院系的教學(xué)工作狀況。結合評估指標對教學(xué)資料的要求，筆者用PDCA方法對院系教學(xué)工作資料進(jìn)行歸類(lèi)、編號，并說(shuō)明檔案立卷辦法，以利院系教學(xué)資料完整收集，合理歸類(lèi).

　　類(lèi)目說(shuō)明：一級類(lèi)目：P策劃、D實(shí)施、C檢查、A處置；二級類(lèi)目：以1位阿拉伯數標識（如1，2，3……）；三級類(lèi)目：以2位阿拉伯數標識（如01，02，03……）.

　　具體如下：P：策劃1規劃學(xué)科辦學(xué)規劃、專(zhuān)業(yè)培養方案、系部發(fā)展規劃等2實(shí)施實(shí)現方案的各種教學(xué)管理制度、措施和辦法、院系教學(xué)工作年度計劃、會(huì )議記錄等3檢查各種檢查、評價(jià)制度、措施等4處置各種獎勵、處罰辦法、修訂、完善各種方案、制度的記錄、會(huì )議記錄等立卷說(shuō)明：所有的策劃除修訂、完善方案記錄、會(huì )議記錄外，裝訂成冊（冊?xún)劝此膫�(gè)環(huán)節排序），并保留一份不裝訂，作為下面的“實(shí)施”過(guò)程中的“策劃”.

　　D：實(shí)施1師資隊伍01資格年度培養計劃、師資結構（含實(shí)驗教學(xué)隊伍）、培訓情況、年度總結、學(xué)歷學(xué)位復印件等.

　　02科研年度科研（含教研、教改）計劃、各種項目批復及立項書(shū)、專(zhuān)業(yè)科研進(jìn)校經(jīng)費、各種教學(xué)改革資料等.

　　03授課教學(xué)任務(wù)及工作量統計、課程教學(xué)計劃、課程開(kāi)出率、停課、調課情況、教學(xué)方法與手段改革、評課、評教結果等.

　　04師德履行崗位情況材料、教書(shū)育人典型材料、教師的年終考核、社會(huì )、學(xué)生對教師師德方面的反映等。2辦學(xué)條件01專(zhuān)業(yè)與課程專(zhuān)業(yè)建設、課程建設、教研室建設、課程教學(xué)大綱等，相關(guān)會(huì )議記錄.

　　02實(shí)驗與實(shí)踐實(shí)驗室建設、實(shí)驗項目建設、專(zhuān)業(yè)教學(xué)設備值統計，實(shí)驗設備管理（申購、建賬、使用、維修、報廢等）及設備資料管理，實(shí)習、實(shí)訓基地建設及設備情況等.

　　03教材與使用選用教材情況及分析，自編教材情況，專(zhuān)業(yè)文獻資料統計等.

　　3學(xué)生資源01生源學(xué)生來(lái)源及統計及分析02成績(jì)考試考核辦法、課程成績(jì)相關(guān)資料（試卷審核、試卷分析、成績(jì)冊、參考問(wèn)案）、計算機過(guò)級、英語(yǔ)統考.

　　03能力與素質(zhì)各種競賽、論文發(fā)表、思想道德修養、身體素質(zhì)等.

　　04畢業(yè)與就業(yè)畢業(yè)論文、學(xué)位獲得、就業(yè)情況統計以及用人單位對畢業(yè)生的評價(jià)等，畢業(yè)生獲得的榮譽(yù).

　　立卷說(shuō)明：實(shí)施過(guò)程以事件為主線(xiàn)，查找該事件的政策性文件，分年度（師資、科研、設備）或學(xué)年（實(shí)驗項目、實(shí)習實(shí)訓、學(xué)生成績(jì)、畢業(yè)論文）收集實(shí)施過(guò)程中的所有資料.

　　C：檢查學(xué)校的各種教學(xué)檢查、評估的反饋意見(jiàn)和結果、院系的各種檢查、評價(jià)記錄及結果，相關(guān)會(huì )議記錄.

　　立卷

　　說(shuō)明：檢查，一般為綜合檢查，檢查的內容涵蓋師資隊伍、辦學(xué)條件、學(xué)生資源三個(gè)內容，按事件立卷時(shí)，可將檢查資料中相關(guān)內容復印裝入卷中.

　　A：處置各種表彰和處分記錄，總結、改進(jìn)材料.

　　1師資教師獲得的各種獎勵或處分情況，對年度師資培養計劃的總結分析及改進(jìn)說(shuō)明.

　　2辦學(xué)專(zhuān)業(yè)、課程、教研室、實(shí)驗室、實(shí)驗項目、自編教材等的獲獎統計及證明材料。對年度各種計劃的總結分析及改進(jìn)說(shuō)明.

　　3學(xué)生學(xué)生獲得的各種獎勵或處分情況，對年度學(xué)生工作計劃的總結分析及改進(jìn)說(shuō)明.

　　立卷說(shuō)明：表彰、獲獎及處分原件資料采用分類(lèi)裝袋，不宜裝訂，留有一套復印件，分別裝入事件卷中�？偨Y分析及改進(jìn)材料按事件分別立薄卷，便于對照查閱.

　　以上的分類(lèi)一級類(lèi)目四個(gè)，為PDCA四個(gè)環(huán)節；二級類(lèi)目中只包含師資隊伍、辦學(xué)條件、學(xué)生資源三個(gè)內容；三級類(lèi)目在D環(huán)節中出現，每個(gè)二級類(lèi)目中不多于4個(gè)三級類(lèi)目，三級類(lèi)目的內容是二級類(lèi)目的細目，簡(jiǎn)潔，易記。立卷時(shí)應特別注意事件的PDCA環(huán)節，如發(fā)現事件缺少環(huán)節，則應分析是工作中出現遺漏還是事件歸類(lèi)太細，遵照這一原則，配合學(xué)校的檔案立卷辦法，教學(xué)工作檔案收集整理將會(huì )完整而無(wú)遺漏.

　　三、結語(yǔ)教學(xué)工作資料收集整理的目的是為了更好地利用資料，院系教學(xué)資料收集歸檔工作不管是否評估，都應該做實(shí)、做好。引入PDCA方法歸類(lèi)院系教學(xué)工作檔案，只要將教學(xué)工作中的PDCA環(huán)節資料收集完整，必定是科學(xué)、合理、規范的檔案材料。在日常教學(xué)中，院領(lǐng)導可以根據環(huán)節查閱資料，及時(shí)了解院系建設狀態(tài)；在各種教學(xué)評估中，只需按照相應的評估要求，歸類(lèi)裝盒，方便快捷，評估完成，資料歸位。這樣，院系的管理者會(huì )有更多的時(shí)間和精力思考院系教育教學(xué)改革和發(fā)展問(wèn)題，更好地制定各種激勵機制，實(shí)現院系的持續穩定的發(fā)展.

　　筆者相信，PDCA方法引入高校院系教學(xué)資料管理中，是切實(shí)可行的.

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