高職人事檔案管理信息化論文

　　［摘要］

　　高職院校管理工作中，人事檔案管理工作相對其他一切管理工作而言，是重要的基礎工作。當前形勢下，信息化是高職院校發(fā)展中必須要面對的問(wèn)題。當今社會(huì )是一個(gè)信息化的社會(huì )，幾乎在所有領(lǐng)域，信息化已成為現代及今后發(fā)展的潮流，為順應時(shí)代要求，人事檔案工作進(jìn)行信息化管理勢在必行。建立網(wǎng)絡(luò )化管理體系和人事檔案數據庫系統，培養專(zhuān)業(yè)的高素質(zhì)信息化檔案管理人才隊伍是進(jìn)行人事檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。

　　［關(guān)鍵詞］高職院校；信息化；人事檔案

　　在當前形勢下，把信息化管理引入檔案管理中是院校發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步的共同要求，為順應信息時(shí)代潮流和教育單位人事制度發(fā)展的要求，應大力加快人事檔案信息化改造，加強高職院校人事檔案管理從傳統領(lǐng)域轉向信息化檔案管理的改造。

　　1高職院校人事檔案信息化管理的重要性

　　1.1人事檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展的方向

　　當今社會(huì )，以計算機為基礎的信息技術(shù)在社會(huì )各個(gè)領(lǐng)域高速發(fā)展，為時(shí)代帶來(lái)了一場(chǎng)深刻變革，電腦網(wǎng)絡(luò )正以驚人的速度深入到社會(huì )的各個(gè)角落，信息技術(shù)和相關(guān)設施的大量普及使得信息化進(jìn)程成為當今社會(huì )發(fā)展各個(gè)領(lǐng)域的主流。而檔案原生具有可信息化的基礎，人事檔案實(shí)現信息化是時(shí)代發(fā)展的需要。人事檔案信息化是指用科技手段和信息技術(shù)對人事檔案材料資源實(shí)施基于現代電子信息環(huán)境下的管理和利用。人事檔案管理的信息化改造是細致復雜而系統的工程，也是改造優(yōu)化現有檔案系統、資料轉化和整理的過(guò)程。2002年國家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國檔案信息化建設實(shí)施綱要》里面提出我國檔案管理工作的任務(wù)中，重要的一項就是信息化建設。因此人事檔案管理實(shí)現信息化是當前高職院校管理工作的重要任務(wù)，是當今社會(huì )信息化潮流的必然趨勢。

　　1.2高職院校人事制度改革和發(fā)展要求檔案管理信息化

　　隨著(zhù)院校規模不斷擴大，人員越來(lái)越多，人事制度管理也越來(lái)越復雜，高職院校人事制度改革是院校發(fā)展的必然要求，是在新的環(huán)境中生存和發(fā)展并更好地滿(mǎn)足人事制度優(yōu)化改良的重要策略。檔案管理信息化是高職院校人事制度改革的重要項目之一，隨著(zhù)高職院校管理制度改革的推進(jìn)和當前社會(huì )環(huán)境信息化潮流的要求，傳統模式人事檔案管理越來(lái)越無(wú)法適應現實(shí)要求，材料信息數量越來(lái)越多，種類(lèi)越來(lái)越復雜，檔案提取和操作日益頻繁，傳統模式對人事檔案的管理已無(wú)法滿(mǎn)足現實(shí)環(huán)境提出的相應要求，因此，要以信息化技術(shù)對人事檔案管理進(jìn)行改造和建設，把檔案管理信息化融入到人事制度改革中去才能適應當前的客觀(guān)現實(shí)對人事檔案管理工作的需要。

　　1.3實(shí)現人事檔案自身價(jià)值需要高職院校人事檔案管理信息化

　　高職院校人事檔案管理工作的根本價(jià)值在于檔案能否具備一個(gè)高效準確合理的利用基礎，人事檔案記錄了大量的人事信息，是單位人事調整、個(gè)人辦理相關(guān)手續的重要依據，信息服務(wù)的準確性和高效性是人事檔案管理工作的兩項基本原則。另外人事檔案也是人才開(kāi)發(fā)工作重要的人事材料基礎，人事檔案作為人才信息的資料庫記錄了大量人才相關(guān)的重要信息資源，可為開(kāi)發(fā)和利用人才資源提供信息上的支持與保障。人事檔案管理工作從針對客體上分為實(shí)體和信息化兩部分，實(shí)體檔案針對客體是檔案的原始憑證、紙質(zhì)文件，這種形式所特有的唯一性、真實(shí)性和法律憑證作用是其他形式所不可替代的，不過(guò)實(shí)體檔案管理工作操作復雜，利用手續繁瑣，檢索麻煩、管理效率十分有限。人事檔案信息化管理相對實(shí)體檔案具有高效便利的特點(diǎn)，可極大提高檔案工作管理的效率，簡(jiǎn)化檔案利用的復雜程序，充分發(fā)揮人事檔案的功能，更大實(shí)現檔案價(jià)值。

　　2高職院校人事檔案管理實(shí)施信息化的措施

　　2.1加強對人事檔案工作的重要性認識

　　人事檔案管理雖然具有很強的重要性和不可替代性，但檔案管理是一項系統和長(cháng)期的工作，對檔案管理工作的重視或忽略都難以在短期內顯現出其效果或危害。因此，提高對檔案管理的工作重視，加大關(guān)注檔案管理的重要性，必要性認識，提高教育單位內部有關(guān)人員的檔案意識，提高上級領(lǐng)導和教育單位各部門(mén)對人事檔案工作的支持和配合十分關(guān)鍵。要實(shí)現人事檔案管理工作的準確性、高效性、信息化，硬件建設是必不可少的前提，而人事檔案管理工作的重要性獲得領(lǐng)導重視是關(guān)鍵。要進(jìn)行相關(guān)制度的改革，設備的購置，人員的調整，無(wú)一不需要上級部門(mén)逐一進(jìn)行審批，學(xué)院領(lǐng)導對人事檔案工作的認識如果不夠會(huì )造成檔案建設上重大困難，因此要把檔案管理重要性作為學(xué)院整體工作重要性的必要組成部分，在人事檔案制度和信息化改進(jìn)的相關(guān)要求上予以必要支持；組織人事部門(mén)的領(lǐng)導更要對檔案重要性給予必要重視，要將人事檔案工作納入本部門(mén)重要議事日程，把檔案工作的規劃布置，研究考核與本部門(mén)其他工作同期開(kāi)展，定期研究檢查、布署、指導人事檔案工作。

　　2.2建立制度基礎，規范檔案管理

　　為增強高職院校人事檔案工作管理質(zhì)量，提高檔案工作效率，規范檔案工作流程，科學(xué)化的檔案管理非常重要。要本著(zhù)合理性和科學(xué)性原則建立一套完整的檔案管理規章制度。規章制度是管理工作正常進(jìn)行的依據，是檔案管理具體實(shí)施的標準，合理科學(xué)的一整套人事檔案管理規章制度是實(shí)現管理規范化、科學(xué)化的重要保障。提供資料的相關(guān)部門(mén)要對檔案管理目標實(shí)施全面細致地考察，從不同角度、多個(gè)側面真實(shí)準確地考察所有檔案人員的相關(guān)材料，重視對當事人工作能力，性格特點(diǎn)、業(yè)務(wù)水平的記錄，保障形成材料的真實(shí)性、準確性、客觀(guān)性和全面性。

　　2.3建立完備的高職院校人事檔案數據庫系統

　　當今快節奏高速發(fā)展的時(shí)代環(huán)境要求人事檔案管理工作也要具備與之適應的工作效率，迅速有效地實(shí)現信息交流和檔案數據更新。為跟上時(shí)代步伐，高職院校人事檔案管理的工作重點(diǎn)應由實(shí)體管理向信息化管理轉變；而信息化管理很多方面依賴(lài)于計算機技術(shù)和信息技術(shù)在檔案管理上的應用，因此建立人事檔案數據庫系統是這一切的基礎。數據庫系統的建立可實(shí)施人事檔案信息匯總和動(dòng)態(tài)管理，方便快捷地更新人事檔案數據，使人事檔案查閱，比對，傳輸上更為迅速準確。人事檔案數據庫要建立在中組部《信息結構體系》的基礎上，循序漸進(jìn)，分層次、分步驟、分階段、有序地進(jìn)行。數據采集是人事檔案管理工作最基礎的一項內容，采集工作一定要以組織人事部門(mén)審核的年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷學(xué)位為依據，保證人事檔案數據庫內信息的準確性、完整性、真實(shí)性。

　　2.4實(shí)施人事檔案網(wǎng)絡(luò )化管理

　　高職院校人事檔案數據庫的建立和檔案管理的信息化轉換，使檔案信息的利用效率大大提高。為實(shí)現信息資源共享，加強檔案信息的交流與傳遞，在局域網(wǎng)內實(shí)現高職院校人事檔案的管理和人事數據交流必不可少。實(shí)現人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò )化信息化交流和共享體系，保障信息安全是前提，在網(wǎng)絡(luò )信息管理中要重點(diǎn)做好管理權和使用權的問(wèn)題，要進(jìn)行密碼和多重驗證來(lái)核對管理者身份。要以多種方法對數據庫采取安全防護和安全性監督。防止非法人員利用網(wǎng)絡(luò )盜取和損壞檔案信息；同時(shí)保密性也是人事檔案數據管理的重要原則。針對人事部門(mén)內部要合理設置操作者和管理用戶(hù)的系統權限，避免不必要的授權和重復授權，對于管理權限的分配要做到責任和權限對等，避免出現越權管理和權限失效現象。人事檔案數據可通過(guò)網(wǎng)絡(luò )實(shí)現數據共享，避免了人事檔案操作程序上的反復錄入，提高檔案管理工作效率。網(wǎng)絡(luò )化的檔案服務(wù)還可實(shí)現全天候24小時(shí)在線(xiàn)，隨時(shí)需要都可實(shí)時(shí)查詢(xún)檔案數據，方便各種工作情況的要求。人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò )化還可在需要人事信息資料匯總和統計分析時(shí)實(shí)現快速高效的實(shí)時(shí)統計，這對決策和組織人事工作而言是極為有利的信息支持。實(shí)現高職院校人事檔案網(wǎng)絡(luò )化管理需要運用相應的電子設備和信息技術(shù)，遵循《干部人事檔案原件管理系統》的相關(guān)原則，把相應人事數據嚴格對照檔案原件逐步輸入電腦，建立人事檔案電子數據庫。人事檔案實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化以后檔案的管理匯總、統計利用、查閱、變更都能夠實(shí)現無(wú)紙化操作，大大提高了檔案工作的效率和管理的科學(xué)性和先進(jìn)性。

　　3結語(yǔ)

　　為迎接信息時(shí)代的到來(lái)，高職院校人事檔案管理要積極引入信息化、網(wǎng)絡(luò )化、電子辦公的先進(jìn)理念，運用科技手段改進(jìn)檔案管理制度。加快高職院校人事檔案改革的推進(jìn)，努力挖掘人事檔案信息資源，實(shí)現人事檔案資源的合理化利用。使人事檔案成為高職院校管理制度改進(jìn)、人力資源開(kāi)發(fā)以及提升綜合實(shí)力的有力支持。

　　主要參考文獻

　�。�1］季瑤嫻.新建高職院校人事檔案管理信息化研究——以溫州科技職業(yè)學(xué)院為例［J］.文教資料,2011(7).

　�。�2］李建英.對高職院校檔案信息化建設問(wèn)題的粗淺認識［J］.黑龍江檔案,2011(4).

【高職人事檔案管理信息化論文】相關(guān)文章：

高校信息化管理中的人事管理論文10-26

檔案管理論文06-24

檔案管理論文08-05

醫院人事檔案管理（通用10篇）01-28

關(guān)于基層工會(huì )檔案管理的論文08-09

檔案管理論文【推薦】06-25

人事檔案管理述職報告范文（精選10篇）09-14

人事檔案管理工作總結11-10

檔案管理論文【經(jīng)典15篇】03-04

檔案管理論文精選15篇06-26