淺談涉密企業(yè)檔案信息化管理探討論文
涉密企業(yè)中存在大量密級不同的涉密檔案，且隨著(zhù)企業(yè)不斷擴大生產(chǎn)規模，涉密檔案越來(lái)越多。在信息時(shí)代，計算機網(wǎng)絡(luò )、先進(jìn)的技術(shù)為各類(lèi)檔案信息的收集、使用提供便利，但同時(shí)也增加了管理涉密檔案的難度，極易引發(fā)泄密事件，所以加強涉密企業(yè)檔案信息化管理是重中之重。
1加強涉密企業(yè)檔案信息化管理的重要性
對企業(yè)信息化建設而言，檔案信息化管理是重要組成部分，它依托計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，通過(guò)數字信息這一主要形式，對檔案資源進(jìn)行充分的利用、發(fā)掘，通過(guò)一系列操作使檔案管理最大化服務(wù)于涉密企業(yè)的效益目標。檔案是涉密企業(yè)最真實(shí)的縮影，它通過(guò)文字、圖片、圖表等形式涵蓋涉密企業(yè)全面而詳實(shí)的信息，包括企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、運轉決策、資金周轉、技術(shù)檔案、人事調動(dòng)等，具體涉及文書(shū)檔案、財會(huì )檔案、人事檔案、商標檔案、專(zhuān)利檔案、經(jīng)濟管理檔案等。紙質(zhì)檔案由于保存時(shí)間長(cháng)，加上經(jīng)常被查閱，極易遺失、損壞，且溫度、濕度、火災、蟲(chóng)蝕等因素也影響紙質(zhì)檔案的長(cháng)期保存，給涉密企業(yè)檔案管理帶來(lái)諸多不便。隨著(zhù)新時(shí)期里經(jīng)濟的高速發(fā)展，涉密企業(yè)對檔案的需求也從傳統的單一需求轉化成綜合需求，包括現行文件、圖書(shū)、檔案、情報檢索等，因此，面對海量的、錯綜復雜的信息，為更好地為涉密企業(yè)的運作服務(wù)，加強檔案信息化管理是必然趨勢。涉密企業(yè)檔案信息化管理的最終價(jià)值為：在科學(xué)創(chuàng )新的思想、現代化管理理念的指導下，通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，把涉密企業(yè)的檔案、文件等綜合信息加以整理、開(kāi)發(fā)、歸檔和保存，并在技術(shù)處理之后實(shí)現檔案管理的網(wǎng)絡(luò )化、數字化、信息化，管理好、保護好涉密企業(yè)的核心秘密，實(shí)現最大化的檔案利用率，使涉密企業(yè)的可持續發(fā)展獲得強有力的保障。
2加強涉密企業(yè)檔案信息化管理的具體策略
2.1做好基礎性工作，推進(jìn)信息化管理
涉密企業(yè)的涉密檔案從傳統的紙質(zhì)文檔、膠卷、圖片過(guò)渡到現代信息化管理需要一個(gè)具體的過(guò)程，只有做好基礎性工作，才能推進(jìn)信息化管理的進(jìn)程。檔案管理的目的是服務(wù)于涉密企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)，所以檔案部門(mén)應針對企業(yè)涉密文件材料的形成、積累以及整理、歸納開(kāi)展指導、檢查、監督等工作，并積極和其他單位、部門(mén)相互協(xié)調，在轉換、傳輸、存儲檔案信息的過(guò)程中確保檔案的準確性、完整性、真實(shí)性，特別是在歸檔、管理電子文件的環(huán)節，檔案部門(mén)務(wù)必要重視開(kāi)展著(zhù)錄與標引工作，依據國家的數據標準，保持著(zhù)錄項目與檢索語(yǔ)言的統一，從而使數據制作、標識檢索等趨于規范，確保檔案數據檢索的完整與準確。同時(shí)，如果部分傳統文檔在過(guò)渡時(shí)期無(wú)法及時(shí)處理，切忌隨意堆放，務(wù)必要做好整理、分類(lèi)和編號工作，妥善保存原有紙質(zhì)文檔、膠卷和照片等，避免信息損壞、丟失。
2.2對涉密檔案數字化掃描要嚴格管控
最近幾年，涉密企業(yè)開(kāi)始對紙質(zhì)檔案開(kāi)展數字化掃描的工作，但在該工作環(huán)節應注意：涉密企業(yè)嚴禁對涉及國家秘密的資料、檔案實(shí)施數字化掃描，且一般情況下涉及商業(yè)秘密的資料、檔案也不能實(shí)施數字化掃描，如果涉密企業(yè)需要掃描對商業(yè)秘密有所涉及的檔案，就應在企業(yè)內部專(zhuān)門(mén)安排場(chǎng)所進(jìn)行，嚴禁把涉密檔案帶離企業(yè)。同時(shí)，加工場(chǎng)地務(wù)必要安裝好監控設備，對數字化掃描實(shí)施全程錄像操作；保持加工場(chǎng)所網(wǎng)絡(luò )與設備的獨立性，嚴禁和企業(yè)的辦公網(wǎng)絡(luò )、互聯(lián)網(wǎng)等連接、共享，禁止加工場(chǎng)所的任何計算機、網(wǎng)絡(luò )連接互聯(lián)網(wǎng)；采取必要的技術(shù)手段，拆封外接設備的信息出口，保證涉密數據沒(méi)有接口，從而有效預防在數字化掃描中泄露信息。
2.3落實(shí)涉密檔案管理的兩個(gè)平臺建設
涉密企業(yè)檔案的信息化管理是重點(diǎn)工作，而信息安全是系統性工程，要求企業(yè)檔案部門(mén)從管理、技術(shù)兩個(gè)層面著(zhù)手，采取信息化管理策略，并尚未完善完善管理與技術(shù)條件的情況下將電子載體與紙質(zhì)載體、保密與開(kāi)放、集中與分散之間的關(guān)系處理好；在尚未完善管理檔案的策略的情況下切忌太過(guò)強調數字化，杜絕資源共享的隨意性。特別是針對涉密信息，務(wù)必要在信息化管理中納入重點(diǎn)監控的范疇。涉密企業(yè)檔案信息化管理的重點(diǎn)在于落實(shí)兩個(gè)平臺建設：（1）建設數字檔案庫平臺，使其與企業(yè)的PDM、OA等管理系統鏈接起來(lái)，采取信息手段、管理手段實(shí)現涉密企業(yè)科研、生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的檔案數字化、信息化。（2）建設文檔服務(wù)器安全平臺，即涉密企業(yè)要建立文檔綜合服務(wù)器平臺，把各個(gè)計算機里散落的文件上傳到該服務(wù)器，以便集中管理、保存。相應的，在信息化環(huán)境里要重點(diǎn)控制涉密檔案管理的上述兩個(gè)環(huán)節，通過(guò)密碼管理、多級授權等安全控制手段確保信息系統的安全性、保密性，提升涉密企業(yè)檔案信息化管理水平。
2.4進(jìn)一步強化電子信息安全技術(shù)應用
電子信息安全技術(shù)的應用對涉密企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程的推進(jìn)有重要意義。（1）物理防范策略，即設置不間斷電源，保證電子檔案信息服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò )等的電力供應，并針對信息化網(wǎng)絡(luò )電器屬性設置好防火報警系統。（2）應用防火墻、殺毒軟件，即涉密企業(yè)要針對局域網(wǎng)絡(luò )建立防火墻，隔斷外部網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行非正常訪(fǎng)問(wèn)的源頭，盡可能避免不法分子的攻擊網(wǎng)絡(luò )；針對涉密企業(yè)的內部網(wǎng)絡(luò )，統一采購正版殺毒軟件，統一由服務(wù)器實(shí)行病毒數據庫的更新。（3）物理斷網(wǎng)，即涉密企業(yè)要針對有極高保密等級的檔案信息采用非聯(lián)網(wǎng)電腦進(jìn)行單獨的存儲，并在檔案室內保管，只有經(jīng)過(guò)允許才能在檔案室里使用檔案。
3結語(yǔ)
要做好涉密企業(yè)檔案的信息化管理，需要企業(yè)的檔案人員具備高度的使命感、責任感，練就持之以恒的細心、耐心，把涉密檔案信息化管理視作檔案工作的技術(shù)革新，從而通過(guò)檔案信息化管理推動(dòng)涉密企業(yè)的信息化發(fā)展進(jìn)程，使檔案管理能更好地為涉密企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)，從而發(fā)揮檔案信息化管理在涉密企業(yè)發(fā)展中的應有作用。
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