基于當前文秘工作的檔案管理關(guān)鍵問(wèn)題研究論文
摘 要：文秘工作指的是以企業(yè)領(lǐng)導機關(guān)的工作運轉與領(lǐng)導人員的服務(wù)決策為主要任務(wù)，是一項具有輔助性、事務(wù)性和參謀性的工作，主要包括企業(yè)的會(huì )議、行政事務(wù)以及文件等方面的工作。文秘工作不是領(lǐng)導工作，也不是業(yè)務(wù)工作，其自身具有獨特的規范性。文秘工作和檔案管理有著(zhù)互相依存、互相促進(jìn)的關(guān)系，良好的文秘工作能夠促進(jìn)檔案管理的科學(xué)性和規范性。因此，文章基于當前文秘工作的檔案管理關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行分析研究。
關(guān)鍵詞：文秘工作；檔案管理；問(wèn)題；研究
文秘工作和檔案管理聯(lián)系十分密切，文秘工作與檔案管理工作有相輔相成、密不可分的關(guān)系�，F代的文秘工作和檔案管理最關(guān)鍵的問(wèn)題是公文。公文是文秘工作的重要產(chǎn)品，檔案資料是從公文中獲得的，檔案管理的前身就是公文。因此，公文質(zhì)量的高低對于檔案管理的質(zhì)量有十分重要的影響。一個(gè)高質(zhì)量的檔案管理，需要嚴格的對公文進(jìn)行處理。所以，做好文秘工作是確保檔案管理工作的重要基礎，其之間雖然緊密相連，但是還具有各自的獨立性。
1 當前文秘工作的檔案管理關(guān)鍵問(wèn)題分析
伴隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計算機技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理日益朝“一體化”的方向發(fā)展，實(shí)現了“文檔一體化”。所謂“文檔一體化”，指的是從文秘工作和檔案管理的角度出發(fā)，公文從生成、制發(fā)到歸檔管理的過(guò)程中，通過(guò)運用計算機管理系統，實(shí)現文檔的生成一體化、利用一體化、規范一體化以及管理一體化，實(shí)現文秘工作與檔案管理信息資源的共享。但是在具體的工作過(guò)程中，文秘工作和檔案
管理運用的是分塊管理制度。雖然其具有一定的科學(xué)性，但是也存在一定的缺陷，從某種程度來(lái)說(shuō)，加大了文秘工作與檔案管理的距離。因此，通過(guò)對目前文秘工作與檔案管理存在的關(guān)鍵問(wèn)題，也就是公文的格式與處理方法等方面存在著(zhù)一些不足。
1.1 紙質(zhì)沒(méi)有達到標準，裝訂不夠規范
我國相關(guān)的規范標準對公文的規定為：公文所運用的紙張定量在60g/m2～80g/m2范圍內的膠版狀態(tài)的印刷紙或者復印紙，紙張的型號為國際上通用的A4紙；在裝訂時(shí)，要求從左側裝訂，不能出現漏頁(yè)、壞釘、散頁(yè)或者脫落的現象，并且還要確保后背平整等。但是通常情況下，公文所使用的紙張不會(huì )著(zhù)重于關(guān)注克度的要求，進(jìn)而容易造成紙具有質(zhì)量差、耐折度低的特點(diǎn)，最終導致公文的紙張保存時(shí)間不長(cháng)，就出現發(fā)黃的現象。除此之外，公文在進(jìn)行印刷和裝訂的過(guò)程中，還容易出現掉頁(yè)、壓字、釘腳不齊以及漏頁(yè)的現象，進(jìn)而導致公文不具有美觀(guān)性和嚴肅性、檔案信息不具有完整性。
1.2 版記設計的不夠全面，附件不夠規范
版記有利于促進(jìn)“文檔一體化”，實(shí)現文秘工作和檔案管理部門(mén)的互相銜接。但是在日常工作中，文秘工作人員往往對其沒(méi)有足夠的重視。例如在公文中存在著(zhù)有主題詞內容，卻沒(méi)有表明抄送和抄發(fā)單位；由于主題詞自擬自編、選用不準確，給文件的歸檔管理、寫(xiě)案卷標題等方面帶來(lái)麻煩，加大了“文檔一體化”操作的難度。我國的相關(guān)規范標準對于公文的附件也做出了相應的規定，但是在目前的公文制發(fā)過(guò)程中，還存在著(zhù)部分單位企業(yè)沒(méi)有對其進(jìn)行正確處理的現象，例如，部分公文的附件字樣標識不恰當，正文與附件的名稱(chēng)、序號等信息不相同。另外，在對附件進(jìn)行單獨裝置時(shí)，沒(méi)有對正文的字號、排列序號進(jìn)行正確的標識，這對于公文的規范立卷、規范歸檔具有一定的阻礙影響。
1.3 沒(méi)有規范的執行程序，文種利用不當
我國的相關(guān)規范規定的公文有13個(gè)種類(lèi)，但是在實(shí)際的工作過(guò)程中，文秘工作人員容易將“決定”和“意見(jiàn)”、“通知”與“通告”等意思相近的詞混淆。其中，混淆率最高的兩個(gè)文種是“請示”與“報告”，在應該使用“請示”的情況下，使用了“報告”；在應該使用“報告”的情況下，使用了“請示”，嚴重者還出現將這兩個(gè)文種互相結合的現象，例如“請示報告”。一系列的文種錯誤，不僅給公文的受理機關(guān)造成了不便，而且還對公文文件的歸檔管理帶來(lái)了影響。公文辦理程序是一個(gè)具有嚴密性特點(diǎn)的體系，但是在日常工作中，越級行文、簽發(fā)，公文的有校對無(wú)復核以及沒(méi)有登記就進(jìn)行印發(fā)的現象卻屢屢存在，不可避免，進(jìn)而給公文的檔案管理工作留下一定的隱患。
1.4 公文原稿不夠齊全，沒(méi)有規范編號
對公文進(jìn)行處理的過(guò)程中，進(jìn)行原稿的收集和整理工作是其中最重要的環(huán)節。在公文辦理的過(guò)程中還存著(zhù)公文的辦理過(guò)程規范，但是在進(jìn)行歸檔時(shí)，只有公文的定稿，沒(méi)有原稿或者修改稿。從某種程度上來(lái)說(shuō)，修改稿，特別是經(jīng)過(guò)領(lǐng)導批示的具有很高的存檔價(jià)值。另外，還存在著(zhù)歸檔材料沒(méi)有進(jìn)行復印，就對其進(jìn)行存檔，在短期時(shí)間內字跡容易變模糊，進(jìn)而給公文的質(zhì)量造成影響。
2 文秘工作的檔案管理關(guān)鍵問(wèn)題的解決措施
以上針對文秘工作的檔案管理關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行分析，為了有效的避免這些問(wèn)題，需要采取以下幾個(gè)方面的措施進(jìn)行解決：
2.1 樹(shù)立質(zhì)量管理意識
為了做好文秘工作和檔案管理工作，首先要樹(shù)立質(zhì)量管理意識。在工作的每個(gè)環(huán)節，工作人員都要樹(shù)立質(zhì)量第一的思想觀(guān)念，對自身的工作崗位、責任和義務(wù)進(jìn)行明確。
2.2 制定嚴格規范的質(zhì)量標準
在我國的相關(guān)法律規范中，例如《檔案法》、《辦法》等規范，對于我國的機關(guān)公文進(jìn)行處理時(shí)，需要遵循相關(guān)規范所制定的公文格式、原則、收發(fā)程序、行文規則以及公文管理的要求和歸檔工作等內容。要求文秘工作人員要認真的學(xué)習，并熟練掌握。
2.3 建立組織機構
實(shí)現公文的全過(guò)程管理，要通過(guò)理順管理體制，健全組織機構以及建設優(yōu)秀的隊伍等方式來(lái)加強管理。文秘工作和檔案管理要求工作人員必須具備專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，建立一支優(yōu)秀的工作隊伍。
2.4 制定嚴格的公文辦理程序
通過(guò)建立嚴格的管理制度和工作程序，確保工作人員依據嚴格的標準規范來(lái)對公文進(jìn)行辦理。所制定的公文辦理程序，要具有細化、簡(jiǎn)捷以及操作性強的特點(diǎn)。為了有效的執行公文的行文規則，要對審核簽發(fā)制度進(jìn)行嚴格規范，例如公文在印制前所辦理的審核手續是否規范、附件和格式是否齊全、規范等。除此之外，在對公文的用紙方面，例如紙質(zhì)、紙型、紙張尺寸、字體字號、分布規范以及裝訂要求等方面進(jìn)行嚴格的把握。
2.5 運用先進(jìn)的設備技術(shù)
目前我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的得到了越來(lái)越廣泛的應用。以往的公文文件設備和檔案管理工具已經(jīng)不能適應現代社會(huì )的發(fā)展潮流。因此，通過(guò)充分利用先進(jìn)的計算機技術(shù)，使檔案管理實(shí)現電子化，并配置相應的先進(jìn)設備工具，對文秘工作人員進(jìn)行定期的培訓，使其能夠熟練、規范的操作設備。
3 結束語(yǔ)
總而言之，通過(guò)對目前我國的文秘工作和檔案管理的關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應的解決對策，旨在促進(jìn)文秘工作的良好發(fā)展和檔案管理朝科學(xué)性和規范性的方向發(fā)展。
參考文獻
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