疾控中心檔案數字化管理的重要性論文

　　疾病預防控制機構(簡(jiǎn)稱(chēng)疾控中心)是由政府舉辦的實(shí)施國家疾病預防控制與公共衛生技術(shù)管理和服務(wù)的公益事業(yè)單位，在防止疾病傳播流行、保護人民健康、維護社會(huì )穩定和促進(jìn)經(jīng)濟發(fā)展等方面起著(zhù)重要作用。工作職能涵蓋傳染病、慢性病、地方病等疾病的防控、突發(fā)公共衛生事件的應急處置、實(shí)驗室檢測分析、健康危害因素監測等。其檔案是疾控工作的原始記錄，尤其疫情數據更是保密資料，需要長(cháng)期完整保存，這些資料有著(zhù)重要的科學(xué)研究?jì)r(jià)值，它對于提高疾病預防控制工作的整體水平、保障人民的健康有著(zhù)重大的意義。而檔案的規范化數字化管理則能夠大大提高檔案管理水平和利用率，更好地為疾控事業(yè)的可持續發(fā)展提供有力支持，為維護廣大群眾身體健康做出積極貢獻。

　　一、疾控機構檔案管理現狀

　　目前，多數疾控部門(mén)的檔案仍采用傳統的、煩瑣的、人工的方式進(jìn)行管理，并且分科室進(jìn)行資料的收集、整理、存放。沒(méi)有專(zhuān)人負責全中心的檔案管理，單位內部業(yè)務(wù)考核和上級各部門(mén)的考核需要查閱相關(guān)資料時(shí)，都要到具體科室翻閱審核紙質(zhì)檔案，電子版資料也存放在各自科室的計算機中，非常零散不便查找。沒(méi)有做到統一的規范化、信息化管理，資料整合利用率低下，已不適應現在疾控工作發(fā)展的需要。

　　二、實(shí)施檔案規范化數字化管理的必要性

　�。ㄒ唬﹪�家自2009年實(shí)行疾控機構績(jì)效考核，對檔案管理的標準和要求提高了，資料分類(lèi)要求更加細化。疾病預防控制工作績(jì)效考核操作手冊（2009版）考核指標體系中，省級機構34個(gè)項目77個(gè)指標，設區市級35個(gè)項目104個(gè)指標，縣級機構35個(gè)項目101個(gè)指標，主要包括日常工作記錄、監測數據、檢測結果現行的信息管理系統數據、有關(guān)專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)項調查資料等，需要收集信息數以萬(wàn)計。面對著(zhù)日常工作中產(chǎn)生的海量數據，疾控檔案數字化規范化管理已是勢在必行。

　�。ǘ�）辦公設備自動(dòng)化、信息化技術(shù)應用的不斷發(fā)展，以及大數據時(shí)代的到來(lái)，為疾控檔案管理提供了技術(shù)平臺。以數字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò )化的形式互相連接，計算機系統進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結構的檔案信息庫，實(shí)現規范化數字化檔案管理，可以確保檔案及時(shí)收集整理、統一保管，不但高效、安全，而且能夠及時(shí)提供利用，實(shí)現資源共享，必將使疾控檔案管理模式發(fā)生巨大轉變。

　�。ㄈ�）實(shí)現檔案規范化數字化管理的具體措施。

　　1、加強檔案管理人員培訓,增強業(yè)務(wù)人員專(zhuān)業(yè)技能。定期對檔案管理人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓，內容主要有計算機基礎知識，數據庫技術(shù)、數字檔案信息存儲、管理、索引等，以及網(wǎng)絡(luò )安全、電子檔案保密等相關(guān)知識與技能。培訓可以采用“請進(jìn)來(lái)，走出去”等多種方式，定期請行業(yè)專(zhuān)家到疾控中心進(jìn)行專(zhuān)題講座，派出專(zhuān)業(yè)人員到檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)修學(xué)習。通過(guò)專(zhuān)業(yè)化、系統化培訓，檔案管理人員能夠及時(shí)了解檔案的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)及信息，并實(shí)現日常電子檔案的維護、管理與利用，不斷提高疾控中心檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

　　2、加大投入，逐步完善檔案管理的軟硬件設施。疾控中心首先要整合各科室現有資源，將目前的檔案信息采集設備、存儲設備等集中歸中心檔案室管理使用，檔案室配備專(zhuān)職人員具體負責，在此基礎上再購進(jìn)一些高端的掃描儀、計算機、服務(wù)器、關(guān)盤(pán)等設備，更好地完成紙質(zhì)檔案的數字化轉換、存儲、檢索、統計等功能。

　　3、各業(yè)務(wù)科室檔案管理員對本科室紙質(zhì)檔案進(jìn)行數據錄入、全文添加、目錄整理、圖片掃描等，將整理后的資料設為共享，由中心檔案室專(zhuān)職人員負責將各科室的檔案進(jìn)行統一編目、標引，在計算機上進(jìn)行文檔一體化管理，本單位局域網(wǎng)用戶(hù)都能查閱，方便文件的檢索，可以大大提高了疾控中心檔案管理質(zhì)量與效率。

　　4、建立疾控中心的檔案信息網(wǎng)站，將必要的檔案信息網(wǎng)聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng)，不但可以實(shí)現本單位部門(mén)間的信息交流和資源共享，而且使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，更加突出疾控檔案工作社會(huì )化服務(wù)的時(shí)效性、廣泛性。

　　5、嚴格控制電子檔案的質(zhì)量，中心檔案專(zhuān)職人員定期對業(yè)務(wù)科室的檔案數據錄入情況進(jìn)行抽查，對數據的年號、卷宗號、卷內目錄順序、保管期限等內容是否準確無(wú)誤，掃描的圖片是否清晰完整、目錄與文件、圖像的對應、保密資料是否加密等內容重點(diǎn)檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理，確保電子檔案的準確性、完整性和規范性。

　　三、建議

　　我國的檔案管理工作已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò )信息時(shí)代。疾控機構專(zhuān)用的檔案信息管理系統操作方便，數據輸入方式靈活，易于升級和維護，業(yè)務(wù)處理高度智能化，信息自動(dòng)識別分類(lèi)歸檔，資料檢索查詢(xún)快速而準確，且可實(shí)現系統功能的增加及調整，國家應采取必要措施在疾控機構盡快推廣使用，以提高了檔案的整體利用率�？傊�，檔案數字化規范化管理已成為疾控機構檔案發(fā)展的必然趨勢，疾控部門(mén)要在工作實(shí)踐中不斷創(chuàng )新與完善，提高檔案管理水平和檔案的利用率，更好地為疾控工作服務(wù)，為群眾健康服務(wù)。

　　參考文獻

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