企業(yè)檔案信息管理開(kāi)發(fā)與利用的重要性的論文
論文關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 重要性
論文摘要：信息產(chǎn)業(yè)化的快速發(fā)展，給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了巨大影響。檔案管理工作在企業(yè)乃至社會(huì )的發(fā)展中起著(zhù)非常重要的作用，進(jìn)行檔案管理相當于將各類(lèi)知識進(jìn)行濃縮、融匯，是信息的傳承。認識到檔案管理的重要性，并對其進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)與利用，可以達到事半功倍的效果。
檔案，可以說(shuō)是人類(lèi)文化與知識的結晶，對其進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)、利用，實(shí)現檔案信息化，對各類(lèi)信息資源進(jìn)行分類(lèi)、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業(yè)和社會(huì )提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，可謂一舉多得。
1對檔案信息進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和利用，是企業(yè)生存與發(fā)展的重要保障
我們所說(shuō)檔案的價(jià)值可以從兩個(gè)方面來(lái)理解，一個(gè)是檔案對于本單位的價(jià)值，另一個(gè)是檔案對于其他單位的利用價(jià)值。從這兩個(gè)方面我們就可以看出對檔案進(jìn)行管理的重要性以及檔案的可利用價(jià)值。開(kāi)發(fā)與利用檔案信息是企業(yè)求生存、求發(fā)展的需要。在市場(chǎng)經(jīng)濟的法則下，適者才能得到生存，與時(shí)俱進(jìn)的強者才能得到發(fā)展，這就好比逆水行舟，不進(jìn)則退。所以，高明的智者或聰慧的企業(yè)家都能做到與時(shí)俱進(jìn)，并高效地開(kāi)發(fā)與利用檔案信息，為企業(yè)的發(fā)展提供決策依據。
1.1檔案信息的生命力源于開(kāi)發(fā)與利用
首先，要重視推廣交流以及服務(wù)環(huán)節的緊密連接。為適應市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展的規律，企業(yè)就要重視檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用，這是保障企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的需要。因此要立足于廣泛地搜集信息，其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技術(shù)推廣與應用等各方面的信息持有，并從中進(jìn)行科學(xué)地整理、分類(lèi)歸檔以及動(dòng)用網(wǎng)絡(luò )平臺進(jìn)行錄入，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠性、科學(xué)性和前瞻性的信息。
其次，在信息的開(kāi)發(fā)與利用的時(shí)候，要注意用科學(xué)的方法，加以甄別和求證，不斷提高分析、整理的能力，使其信息開(kāi)發(fā)與利用功能得以釋放，進(jìn)而提高信息開(kāi)發(fā)與利用的工作價(jià)值。因為你提供的信息有吸引力、現實(shí)性強、參考價(jià)值大，就必然會(huì )引起領(lǐng)導者的注意和研究，這也是信息開(kāi)發(fā)利用重要性的一個(gè)方面。
1.2 提供的檔案信息要及時(shí)準確
信息重要性具有可采用性和價(jià)值性。為此，檔案工作者要在浩瀚的信息之海中，應以獵人般的敏銳嗅覺(jué)、科學(xué)工作者般的縝密思維去匯集有用的信息，還要善于用檔案管理系統的網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行收集。為了確保信息的及時(shí)與準確就要定期舉辦各單位兼職檔案員培訓班，著(zhù)力宣講檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的重要性、信息收集及時(shí)準確的必要性、檔案信息申報標準及要求。以此來(lái)提高信息提供者的素質(zhì)，力求信息提供的質(zhì)量高、可信度強，從而保證信息提供的時(shí)效性。
2 建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò )平臺的重要性
2.1 建立信息網(wǎng)絡(luò )為企業(yè)發(fā)展提供信息共享平臺
建立檔案信息網(wǎng)絡(luò )平臺是適應市場(chǎng)經(jīng)濟高速發(fā)展、新科學(xué)、新技術(shù)不斷涌現的需要。因為任何一個(gè)企業(yè)不能做到與時(shí)俱進(jìn)，就有可能被時(shí)代的發(fā)展的大潮所淘汰；只有跟上時(shí)代的速度，適應時(shí)代的發(fā)展的步伐，才能積淀發(fā)展的實(shí)力。為什么有的企業(yè)發(fā)展到一定程度就停滯不前了，而有的企業(yè)可以發(fā)展到跨國公司的高度？其中一個(gè)重要問(wèn)題就在于企業(yè)領(lǐng)導者重視信息開(kāi)發(fā)利用的程度。運用網(wǎng)絡(luò )平臺資源共享，其效能是顯而易見(jiàn)的。
2.2 建立檔案信息網(wǎng)絡(luò )，做到信息共享，共同開(kāi)發(fā)與利用
企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)與利用工作有其獨到的地位與作用。為了使企業(yè)領(lǐng)導者在制定發(fā)展戰略規劃時(shí)體現其科學(xué)性，可行性，就必須發(fā)揮檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的功能作用。檔案信息系統在大范圍集成化、凝聚信息量，利用計算機管理就能使檔案管理實(shí)現現代化，因為隨著(zhù)社會(huì )經(jīng)濟、科技、文化的發(fā)展，檔案信息的總量也出現了驚人的增長(cháng)速度。所以運用計算機的管理功能，就能使檔案信息達到圖、文、聲一體化，并在視覺(jué)和心理上，引起了領(lǐng)導者的關(guān)注。同時(shí)也體現出了檔案信息存儲量巨大、保管時(shí)限長(cháng)、存儲成本低和調用與參考及時(shí)的顯著(zhù)優(yōu)勢。
2.3 建立信息網(wǎng)絡(luò )平臺強化檔案管理功能的需要
作為檔案管理部門(mén)有著(zhù)得天獨厚的條件與優(yōu)勢，這就是掌控大量的資料，存儲相當多的信息。因此，要把信息的開(kāi)發(fā)與利用納入現代化管理工作之中，并不斷強化檔案管理的功能，提升檔案信息管理的質(zhì)量。企業(yè)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò )，就為企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)與利用提供一個(gè)平臺。檔案管理者利用網(wǎng)絡(luò )獲得大量信息，對信息及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)開(kāi)發(fā)編著(zhù)。把企業(yè)內部網(wǎng)絡(luò )與檔案管理信息系統建立相關(guān)公開(kāi)信息的鏈接就可以共享資源，在節約資源的同時(shí)，把信息公開(kāi)職能逐漸遷移到檔案管理信息網(wǎng)絡(luò )中，讓檔案信息利用者形成一種意識，有利于檔案管理其他資源的開(kāi)發(fā)利用。企業(yè)各職能部門(mén)就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )平臺對檔案信息進(jìn)行有效的利用與開(kāi)發(fā)，從此提高其工作效率，為企業(yè)可持續發(fā)展發(fā)揮職能部門(mén)的作用，為企業(yè)增創(chuàng )效益。檔案管理部門(mén)要精心地做好檔案的收集工作，依據企業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)，切實(shí)搞好跟蹤服務(wù)。對企業(yè)的基建、技改措施、科研等項工作。需要檔案管理部門(mén)主動(dòng)上門(mén)服務(wù)，以保障檔案收集信息齊全，這樣才能保證及時(shí)了解需求，提供必要的資料。例如：一個(gè)大型基建項目，從項目立項開(kāi)始，檔案管理人員就要事先編制歸檔工作計劃、標準及要求，事中進(jìn)行跟蹤管理，參與計劃與鑒定，事后進(jìn)行歸檔資料的審查與驗收。凡是對企業(yè)有價(jià)值的信息都應為檔案收集的內容，以保證館藏質(zhì)量。以此享有豐富的信息量，開(kāi)發(fā)才會(huì )有豐富可采用的信息，利用才滿(mǎn)足企業(yè)可持續發(fā)展的要求。檔案管理工作職能的加強，就在于把檔案開(kāi)發(fā)利用的價(jià)值植于生產(chǎn)，科研的建設之中，從而將檔案知識財富及其潛在的生產(chǎn)力轉化為直接的生產(chǎn)力，從而獲得新的效益。
3著(zhù)力提高檔案工作者的素質(zhì)及信息開(kāi)發(fā)與利用的能力
檔案的管理部門(mén)在認清企業(yè)檔案信息管理開(kāi)發(fā)利用的重要性同時(shí)，也理應加強對檔案管理的科學(xué)性，信息開(kāi)發(fā)與利用的價(jià)值性和獨特性進(jìn)入深入研究，在保管好大量信息的前提下，應及時(shí)地進(jìn)行分類(lèi)、鑒別及收錄，為企業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)有價(jià)值的信息。這就要求檔案工作者要注重提高自身素質(zhì)與能力，以適應現代化檔案管理工作。為此，要強化五種意識：
3.1 強化學(xué)習與運用現代化管理知識的意識，提升檔案管理的能力
檔案工作者有別于其他專(zhuān)業(yè)，不僅專(zhuān)業(yè)性強，也要求其涉獵現代化管理知識，科學(xué)技術(shù)知識以及與檔案管理相關(guān)的法律知識等。應當提供檔案管理工作人員進(jìn)修提高的機會(huì )，以不斷提高自身素養。其作用是活用檔案信息開(kāi)發(fā)與利用，讓檔案信息所具有的功利性能有效地激活并開(kāi)發(fā)與利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。同時(shí)也要在電子檔案管理上有所創(chuàng )新。
3.2 強化超前意識，豐富檔案信息
檔案管理人員要了解和熟悉本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)流程，掌握企業(yè)基本的生產(chǎn)屬性，了解企業(yè)產(chǎn)品更新與發(fā)展的動(dòng)態(tài)，以便隨時(shí)地介入，以獲取更加豐富的信息。要堅持做到三優(yōu)化：第一，優(yōu)化檔案材料的征集范圍，制定詳實(shí)的工作標準。第二，要優(yōu)化接收征集工作程序，明確重點(diǎn)、解決疑點(diǎn)、理順難點(diǎn)。第三，要優(yōu)化整理歸檔分類(lèi)登錄等工作，做到精化，細化和量化，使檔案信息及時(shí)有效地傳遞企業(yè)相關(guān)部門(mén)，為理順企業(yè)管理服務(wù)。
3.3 強化精通業(yè)務(wù)意識，不斷吸納新的管理工作標準與要求
業(yè)務(wù)學(xué)習要融會(huì )貫通，善于捕捉新的相關(guān)知識并適時(shí)地補充，以此來(lái)提高檔案信息管理能力，有效地盤(pán)活檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用工作。
4總之，企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)與利用工作是現代化管理企業(yè)的一個(gè)重要環(huán)節，為此要在工作的實(shí)踐過(guò)程中，不斷修正管理工作標準，提高管理質(zhì)量。因為這是檔案管理現代化的一個(gè)顯著(zhù)標志，也是提高企業(yè)管理效益和經(jīng)濟效益的重要手段。所以企業(yè)檔案管理人員要認真圍繞管理，生產(chǎn)和效益這三個(gè)基準點(diǎn)，審時(shí)度勢地進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)與利用，以此推動(dòng)企業(yè)管理在質(zhì)與量上有一定的提升，進(jìn)而使企業(yè)管理效益和經(jīng)濟效益得到顯著(zhù)的提高。
參考文獻
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