淺談會(huì )計檔案管理工作管理會(huì )計論文

　　會(huì )計檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)是否正常和合法的重要史料和證據，會(huì )計檔案管理是會(huì )計工作的重要組成部分。然而現實(shí)中，會(huì )計檔案管理這一財務(wù)管理的最后環(huán)節，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節，影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。因此，做好會(huì )計檔案管理工作具有很重要的意義。

　　1會(huì )計檔案的收集與整理

　　會(huì )計檔案的收集范圍一般指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表以及其他會(huì )計核算資料等四個(gè)部分，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要歷史資料和證據，是形成會(huì )計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握會(huì )計檔案的收集范圍。

　　1.1會(huì )計憑證

　　包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表等。原始憑證粘貼時(shí)張與張之間要均勻、整齊，對于超過(guò)帳皮的原始憑證應折疊擺放；銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表應附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂。會(huì )計憑證裝訂要整齊、牢固、美觀(guān)，不掉頁(yè)、不壓字、不串頁(yè)、不倒置，便于翻閱。

　　1.2會(huì )計賬簿

　　包括按會(huì )計科目設置的總分類(lèi)賬、各類(lèi)明細分類(lèi)帳、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個(gè)保管單位；活頁(yè)式賬簿在整理時(shí)去掉空白頁(yè)，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁(yè)；計算機生成的總帳、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁(yè)，填齊封面和扉頁(yè)的各項內容。賬簿裝訂后應依次在每頁(yè)非裝訂線(xiàn)一側上角編頁(yè)號，每?jì)再~簿單獨編一個(gè)流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫(xiě)。

　　1.3會(huì )計報表

　　分月、季度、年度會(huì )計報表。每類(lèi)報表包括資產(chǎn)負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表及各種附表、報表附注和決算說(shuō)明等。會(huì )計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說(shuō)明應與報表一并組卷裝訂。各類(lèi)會(huì )計報表應編寫(xiě)頁(yè)碼，其方法與賬簿相同。

　　1.4其他會(huì )計核算資料

　　屬于財務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì )計核算、會(huì )計監督緊密相關(guān)的數據資料。如經(jīng)濟合同、數據統計資料、財產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會(huì )計檔案移交清冊等。會(huì )計電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會(huì )計數據、程序文件及其他會(huì )計核算資料均應視同會(huì )計檔案一并管理。

　　2會(huì )計檔案形成與保管

　�。�1）會(huì )計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內容。這些的會(huì )計檔案收集整理應當由會(huì )計人員按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì )計檔案保管清冊。

　�。�2）當年形成的會(huì )計檔案，可暫由會(huì )計機構保管一年，期滿(mǎn)之后，應當由會(huì )計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會(huì )計機構內部指定專(zhuān)人保管。

　�。�3）會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。年會(huì )計檔案的保管期限，從會(huì )計年度終了后的第一天算起�？傎~、明細賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現金日記賬保管期限為25年；年度財務(wù)報告決算等保管期限為永久。

　�。�4）保管到期的會(huì )計檔案，由本單位檔案機構提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，單位負責人在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)，由檔案機構和會(huì )計機構共同派人到指定地點(diǎn)監銷(xiāo)。

　　3做好會(huì )計檔案管理的幾點(diǎn)體會(huì )

　　3.1規范會(huì )計檔案立卷

　　裝訂會(huì )計憑證必須使用會(huì )計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線(xiàn)，并在封粘處加蓋會(huì )計人員印章。封皮表面有關(guān)內容必須逐項填寫(xiě)齊全。裝訂完畢后必須按月份先后順序放入會(huì )計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫(xiě)檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設置會(huì )計科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應保留。必須按賬頁(yè)編號順序填寫(xiě)“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線(xiàn)封粘，由會(huì )計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì )計報表逐頁(yè)編制序號，分別填寫(xiě)“會(huì )計檔案卷內目錄”和“會(huì )計備考表”。

　　3.2理順會(huì )計檔案管理體制

　　單位的會(huì )計檔案，應嚴格按照《檔案法》《會(huì )計法》《會(huì )計檔案管理辦法》等有關(guān)規定，明確會(huì )計檔案的保管是單位的檔案管理部門(mén)，由財務(wù)部門(mén)將本單位的會(huì )計檔案整理規范，在財務(wù)部門(mén)暫保管1年，期滿(mǎn)后編制會(huì )計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會(huì )計檔案和存儲會(huì )計數據的磁介質(zhì)會(huì )計檔案，向單位的檔案管理部門(mén)移交。

　　3.3規范會(huì )計檔案保管

　　財會(huì )部門(mén)應按檔案管理部門(mén)的要求辦理相關(guān)手續，將會(huì )計檔案移交檔案管理部門(mén)保管。未建立檔案管理部門(mén)的單位，會(huì )計檔案暫由財會(huì )部門(mén)妥善保管，但要由專(zhuān)人負責。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會(huì )計人員，其會(huì )計檔案應交本單位檔案部門(mén)或財會(huì )部門(mén)保管，不得自行存放。對已終止會(huì )計核算業(yè)務(wù)的單位或部門(mén)，其會(huì )計檔案應交上級檔案部門(mén)保管。

　　3.4加強崗位培訓，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　會(huì )計人員是會(huì )計檔案整理第一責任人。會(huì )計人員對會(huì )計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì )計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì )計檔案管理及操作技能的培訓，納入會(huì )計人員上崗前的培訓中，從會(huì )計檔案整理的基礎業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì )計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì )計檔案的整理規范工作。

　　3.5規范工作程序，加大監管力度

　　進(jìn)一步細化會(huì )計檔案的分類(lèi)、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會(huì )計業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì )計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會(huì )計工作的整體性和連續性的檢查與監督。

　　總之，加強會(huì )計檔案管理，確保會(huì )計檔案的安全與完整，是各單位的一項重要基礎性工作。我們只要思想上重視、制度上完善、操作上規范，就一定能做好這項工作。

　　參考文獻

　　[1]何燕寧.淺談會(huì )計檔案管理[J].經(jīng)濟與社會(huì )發(fā)展，2015（11）.

　　來(lái)源：科教導刊·電子版 2017年17期

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