信息技術(shù)對當代企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)思考論文

　　內容摘要：我國檔案管理規范化、現代化一直是檔案管理追求的目標，而從上個(gè)世紀末開(kāi)始的計算機信息技術(shù)的高速發(fā)展正是我國檔案管理規范化的契機。目前，我國檔案管理與我國現代化的發(fā)展不能協(xié)調。本文從分析現狀入手，對我國檔案管理的規范化提出了一些行之有效的措施和手段，希望能為我國檔案管理的規范化提供一定的幫助。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理；現狀；對策；思考

　　自改革開(kāi)放以來(lái)，我國人事檔案管理發(fā)生了許多變遷，人們對檔案管理的認識也產(chǎn)生了一些根本變化�！稒n案法》的頒布實(shí)施，既為檔案管理工作提供了法律保證，又為檔案管理工作提出了新的要求。

　　一、人事檔案管理理念的不適應

　　1、缺乏人事檔案的知情權。近年來(lái)，由于人事檔案的不透明、知情權不落實(shí)而造成的問(wèn)題越來(lái)越多。有的因原單位在當事人的人事檔案中記錄了不實(shí)之詞，甚至塞進(jìn)了缺乏事實(shí)根據的材料，造成了對當事人的傷害；有的因長(cháng)期無(wú)法了解個(gè)人檔案致使檔案丟失而無(wú)從知曉。因此，由人事檔案丟失而引發(fā)的糾紛、訴訟頻頻出現。

　　2。人事檔案保管權的局限。按國家規定，目前我國只有機關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)才有人事檔案保管權，而隨著(zhù)我國經(jīng)濟建設的發(fā)展，外資企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等經(jīng)濟成分在經(jīng)濟發(fā)展中占有越來(lái)越大的比例，這些單位按國家規定沒(méi)有人事檔案保管權，只能把檔案寄放在人才交流中心并向它們交納一定的管理費用。這種做法，由于用人單位與人才交流中心不存在行政權約束，因此，不能有效地對人事檔案進(jìn)行管理。

　　二、人事檔案管理方法的不適應

　　1、“檔隨人走”的傳統管理方法受到挑戰。改革開(kāi)放以來(lái)，特別是隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟體制逐步推進(jìn)，人員流動(dòng)現象日益增加，人檔分離現象越來(lái)越普遍，盡管《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案工作規定》對流動(dòng)人員的人事檔案作了規定，但實(shí)際操作中管理部門(mén)與流動(dòng)人員之間的權益和管理矛盾日益顯露。有的單位為了防止人才流失，以檔案為關(guān)卡，造成了“棄檔”現象日益嚴重，淡化人事檔案的呼聲越來(lái)越高。

　　2。傳統的手工管理制約了人事檔案的質(zhì)量與效率。人事檔案多年來(lái)采用傳統的十大分類(lèi)制，一份材料歸屬什么種類(lèi)常常存在許多主觀(guān)因素。近年來(lái)，雖然采用了計算機進(jìn)行輔助管理，但也只是采用電腦進(jìn)行目錄錄入，并沒(méi)有帶來(lái)管理方法質(zhì)的飛躍，造成人事檔案管理效率低。

　　三、人事檔案管理制度的不適應

　　1、人事檔案收集缺乏力度、材料質(zhì)量差的問(wèn)題普遍存在。首先是收集歸檔的工作制度不健全，執行不嚴格。少數管檔案部門(mén)只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒(méi)有形成自己的實(shí)施細則，內容不具體、不全面。即使建立了制度也存在不同程度上執行不嚴格的現象。歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。其次是收集歸檔的材料不全面、不準確。特別是交給人才交流，代管的人事檔案，職工考核材料、人員鑒定材料和反映個(gè)人能力水平的材料等，不能及時(shí)收集到個(gè)人檔案中。

　　2、缺少有效的檢查、監督機制。許多單位的人事檔案長(cháng)期處于凌亂、無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài)，發(fā)揮不了應有的作用。由于沒(méi)有定期檢查，使水事檔案管理有空可鉆，新增加材料的連續性出那斷裂現象；部分人員檔案材料遺失；一些單位趁人員調動(dòng)、單位合并之機把未整理的人事檔案順水推舟移交出去，推卸責任。

　　3、材料的真實(shí)性受到質(zhì)疑。有的個(gè)人或單位出于某種考慮或避開(kāi)某種風(fēng)險，刻意更換材料或隱瞞事實(shí)，使人事檔案信息虛假或不全，可信度大大降低，這必然使用人單位處于被動(dòng)狀態(tài)，特別是現在錄用人員都是采用先進(jìn)人后調檔的方式，一旦用人單位發(fā)展問(wèn)題為時(shí)已晚。

　　四、改變檔案管理現狀的幾點(diǎn)對策

　　1、要具備現代化的觀(guān)念。計算機和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)和正在檔案管理工作產(chǎn)生劃時(shí)代的巨大影響。隨著(zhù)機關(guān)、企業(yè)單位辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個(gè)觀(guān)念問(wèn)題，就是我們檔案的現代化建設不是簡(jiǎn)單地用計算機代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò )管理上來(lái)，而是要借助現代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹(shù)立起現代化的觀(guān)念是每一個(gè)檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步人現代化的第一步。

　　2、要有適應時(shí)代發(fā)展的內部管理。對于各級檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，采用科學(xué)的管理手段，為實(shí)現檔案管理的現代化打下基礎是非常必要的。

　　3。要進(jìn)行人事檔案管理模式的變革。市場(chǎng)經(jīng)濟的建立產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，人事管理變成了一種社會(huì )化的管理。傳統模式在過(guò)去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有它一定的適用范圍，但不應成為唯一的模式。對于那些企事業(yè)單位職工、教師及流動(dòng)人員的值得保密的東西不多的檔案，可以逐步進(jìn)行社會(huì )化、開(kāi)放式管理。

　　4、要有先進(jìn)的設備和技術(shù)。目前就大多數檔案館（室）特別是基層檔案館（室）來(lái)說(shuō)，先進(jìn)設備不可能引進(jìn)，因此，我們一方面要不失時(shí)機地爭取相關(guān)部門(mén)的支持，力爭改變我們設備條件，為現代化打下基礎，同時(shí)也應不失時(shí)機地培養人才，使現有的設備盡可能地與自己的館藏實(shí)際相結合，在檔案管理和提供使用中發(fā)揮作用。這方面重要任務(wù)一是充分/：請記住我站域名/利用現有設備，使之充分發(fā)揮效用，總結經(jīng)驗，培養人才。二是在整理、編目等基礎工作的標準化上多下功夫，為進(jìn)一步引進(jìn)設備創(chuàng )造條件。三是對電子文件歸檔工作著(zhù)眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規劃電子文件歸檔工作時(shí)應從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，在保管條件，翻拍復印、裝訂等方面的現代化需要新的知識和新的技術(shù)手段�，F有的立卷人員尚不能適應工作的需要，要通過(guò)組織培訓及業(yè)務(wù)學(xué)習等，盡快掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識和技能�？傊�，在購買(mǎi)和采用現代化設備上，必須以相關(guān)人才的調人和培養為前提，因為沒(méi)有懂技術(shù)的相關(guān)人才，設備不可能充分發(fā)揮作用。另外，購買(mǎi)和引進(jìn)設備一定要考慮到本單位的實(shí)際，重點(diǎn)搞好基礎工作，只有基礎工作先行，現代化設備才能真正充分發(fā)揮作用。

　　參考文獻：

　　[1]陳慈珠。談檔案管理現代化。中國科技信息，2004，（16）。

　　[2]劉碧華。高校的檔案管理現代化建設。邵陽(yáng)學(xué)院學(xué)報，2006，（6）。

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