醫院文書(shū)檔案的規范化管理措施論文
一、前言
醫院文書(shū)檔案涵蓋了醫院基建項目資料、會(huì )議記錄、合同協(xié)議、工作計劃、年度總結、委任書(shū)、統計資料、發(fā)展規劃等重要內容，是醫院開(kāi)展黨務(wù)管理、行政管理、醫療護理管理等活動(dòng)的重要歷史憑證。醫院檔案管理水平高低的主要衡量指標之一為文書(shū)檔案管理,其管理水平的高低會(huì )對檔案資料的完整性與質(zhì)量造成直接的影響。只有加強文書(shū)檔案標準化、規范化管理，才能夠確實(shí)提高醫院文書(shū)檔案的利用率。本文就醫院文書(shū)檔案的規范化管理措施進(jìn)行探討。
二、文書(shū)檔案是醫院實(shí)現可持續性發(fā)展的重要基礎
�。ㄒ唬┪臅�(shū)檔案是醫院臨床科研的必要基礎條件。醫院文書(shū)檔案管理是一項基礎性、瑣碎性、經(jīng)常性的工作，涉及到文書(shū)檔案的銷(xiāo)毀、利用、立卷、收集、歸檔、整理等一系列過(guò)程或行為。規范化的文書(shū)檔案管理對于推動(dòng)醫療衛生事業(yè)發(fā)展、醫院管理體制改革都有著(zhù)極為重要的作用和意義。尤其是近年來(lái)隨著(zhù)我國醫療衛生事業(yè)的快速發(fā)展，醫院的各項工作都在邁向標準化、規范化、科學(xué)化，在這種情況下，加強醫院文書(shū)檔案管理勢在必行。必須要對文書(shū)檔案建設的獨特性和必要性予以充分認識，正視其存在的問(wèn)題，以便更好地規范化管理。
�。ǘ┪臅�(shū)檔案管理是衡量醫院檔案管理水平的重要標準之一。醫院檔案管理已經(jīng)成為了現代醫院管理中不可或缺的組成部分，屬于醫院軟件建設中的重要組成部分，醫院文書(shū)檔案涵蓋了醫院基建項目資料、會(huì )議記錄、合同協(xié)議、工作計劃、年度總結、委任書(shū)、統計資料、發(fā)展規劃等重要內容，它既是醫院管理建設狀況的記錄，又是醫院發(fā)展歷程的縮影，是現代醫院管理走向科學(xué)化、規范化、制度化的重要標志。
三、加強醫院文書(shū)檔案規范化管理的方法
�。ㄒ唬叭齻�(gè)保障”提升文書(shū)檔案基礎管理水平。為保證醫院文書(shū)檔案工作的規范化管理，醫院應該把文書(shū)檔案管理工作擺上重要議事日程，從人、財、物三個(gè)方面給予保障。一是組織保障。把文書(shū)檔案管理列入當前醫院的一項重點(diǎn)工作來(lái)抓，醫院應該成立由單位一把手任組長(cháng)，分管領(lǐng)導任副組長(cháng)的“文書(shū)檔案工作領(lǐng)導小組”，與各科室層層簽訂文書(shū)檔案管理責任書(shū)。二是人員保障。選配專(zhuān)業(yè)對口、思想品質(zhì)好、工作認真負責的員工擔任文書(shū)檔案管理工作人員，并保持相對穩定。在文書(shū)檔案審核要求上牢牢把握“嚴”“細”“全”“準”“精”“實(shí)”六字關(guān)口，對手續不全和不完整、不真實(shí)并有疑問(wèn)的材料，堅決不準歸入文書(shū)檔案。三是經(jīng)費和物質(zhì)保障。醫院應該加大資金投入，對檔案室進(jìn)行裝修改造，安裝了鐵門(mén)、鐵窗等，配備鐵質(zhì)檔案密集柜，更新冷暖空調機、計算機、打印機、照相機、掃描儀、視頻監控器、滅火器、溫濕度計以及除塵器等，不斷完善防火、防盜、防光、防塵、防潮、防蛀等設施。
�。ǘ八幕芾怼奔訌娢臅�(shū)檔案建設。一是規范化管理。根據《檔案法》《歸檔文件整理操作必讀》及醫院對文書(shū)資料管理的相關(guān)規定,抓好文書(shū)檔案管理制度建設。二是環(huán)節化管理。對文書(shū)檔案的收集、整理、保管、利用和更新環(huán)節分派專(zhuān)人管理,定崗、定責,定期安排工作人員交叉審核,確保文書(shū)檔案收集的及時(shí)性、整理的明晰性、保管的嚴密性、利用的有效性和更新的現勢性。檔案管理人員務(wù)必確保歸檔文書(shū)檔案的真實(shí)性、準確性、完整性，這樣就能夠為文書(shū)檔案的查閱起到很好的向導作用。三是培訓化管理,加強專(zhuān)業(yè)知識學(xué)習培訓,有效提高文書(shū)檔案管理人員的管理技能、業(yè)務(wù)素質(zhì)和理論水平。檔案方面的培訓內容通常包括檔案工作交流、檔案立卷操作、部門(mén)立卷、檔卷展評、檔案信息化、歸檔文件整理等。四是實(shí)效化管理。對醫院文書(shū)檔案分類(lèi)、編號、存放,立卷清晰,確保隨時(shí)可以為業(yè)務(wù)辦理提供第一手準確、詳實(shí)的文書(shū)檔案材料。
�。ㄈ﹥�(yōu)質(zhì)服務(wù)提高文書(shū)檔案工作效能。一是方便快捷。結合文書(shū)檔案的查閱特點(diǎn)，醫院要指派專(zhuān)業(yè)人員預先對所管理的文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)編排和存放，對查、取檔做到“隨調隨查，隨查隨用”。二是主動(dòng)服務(wù)。在接待查借閱文書(shū)檔案中，要注重創(chuàng )造良好的查閱環(huán)境和提高服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)、準確、主動(dòng)地提供服務(wù)。三是文書(shū)檔案資料及時(shí)歸檔。要定期對文書(shū)資料歸檔，嚴防丟失。及時(shí)整理填充文書(shū)檔案，做到文書(shū)檔案分類(lèi)準確、材料齊全、外觀(guān)整齊。四是文書(shū)檔案管理員在文書(shū)檔案收集工作中要增強責任感和使命感，耐心細致，不厭其煩地開(kāi)展文書(shū)檔案工作。五是嚴格防范。醫院應該結合本單位的實(shí)際情況，制定完善的文書(shū)檔案管理制度，如《文書(shū)檔案保密制度》《文書(shū)檔案整理制度》《文書(shū)檔案查詢(xún)借閱制度》等，并根據制度規定，實(shí)行定期或不定期的檢查，切實(shí)把各項防范措施落到實(shí)處，并認真做好文書(shū)檔案查、取工作臺賬，堅持工作標準，嚴格工作紀律，對進(jìn)出的文書(shū)檔案嚴格把關(guān)，履行好一系列手續，來(lái)龍去脈一落分明，確保文書(shū)檔案管理工作萬(wàn)無(wú)一失。
四、醫院文書(shū)檔案管理的創(chuàng )新——信息技術(shù)的應用
隨著(zhù)近年來(lái)信息技術(shù)的快速發(fā)展，為文書(shū)檔案管理提供了可靠的保證，也為文書(shū)檔案的規范化管理提供了許多的便利條件。信息技術(shù)在醫院文書(shū)檔案管理中應用，能夠將醫院文書(shū)檔案信息檢索方式發(fā)展為網(wǎng)絡(luò )檢索、智能檢索，提高了醫院文書(shū)檔案管理的利用率。同時(shí)，還能夠更好地加工、分析、提取、分類(lèi)文書(shū)檔案信息資源，能夠提高文書(shū)檔案管理工作的效益。與此同時(shí)，數字檔案更易于修改、查詢(xún)、保存，更易于快速傳遞，大幅度降低了醫院文書(shū)檔案管理的成本，節約檔案管理人員的重復勞動(dòng)。
�。ㄒ唬┽t院文書(shū)檔案管理信息化的基本內容。計算機技術(shù)應用是醫院文書(shū)檔案管理信息化的核心內容，信息化的表現主要是對文書(shū)檔案信息資源利用計算機來(lái)進(jìn)行管理，所以，醫院文書(shū)檔案管理信息化的基本內容具體如下：1.實(shí)現醫院文書(shū)檔案利用的網(wǎng)絡(luò )化。信息化技術(shù)的到來(lái)，醫院文書(shū)檔案管理的理念、方式、規模都隨之而出現了新的變化，由過(guò)去缺乏整體性、獨立性的文書(shū)檔案模式發(fā)展成為文書(shū)檔案信息管理模式，通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)及時(shí)存檔、更新文本資料信息。在信息化時(shí)代，文書(shū)檔案服務(wù)已經(jīng)轉變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò )服務(wù)為主，可以利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)向醫院文書(shū)檔案管理部門(mén)提出文書(shū)檔案利用申請，大大提高了文書(shū)檔案的利用率。2.實(shí)現醫院文書(shū)檔案信息的數字化。醫院文書(shū)檔案管理信息化的基礎就是文書(shū)檔案信息數字化，醫院務(wù)必要利用信息化技術(shù)來(lái)規范化、科學(xué)化、程序化管理醫院文書(shū)檔案文件的數字化進(jìn)程，通過(guò)照片、掃描等途徑將傳統檔案轉化為數字文件，這樣一來(lái)，能夠有效、快速地調用處理大量的文書(shū)檔案資料，還可以全面保存、查核、錄入文書(shū)檔案數據，有利于文書(shū)檔案數據的保護及利用。3.實(shí)現信息檢索的自動(dòng)化。計算機檢索能夠實(shí)現多角度檢索，具有效率高、速度快、響應快等的特點(diǎn)，這都是醫院傳統文書(shū)檔案管理所不具備的，特別在文書(shū)檔案數量較大時(shí)體現得更加明顯。
�。ǘ┽t院文書(shū)檔案的信息化建設措施。1.加強文書(shū)檔案信息化建設培訓。文書(shū)檔案工作是醫院最基礎的工作，務(wù)必要加強文書(shū)檔案信息化建設培訓。通過(guò)開(kāi)展集中學(xué)習與自學(xué)、定期與不定期相結合的方式，促進(jìn)了檔案管理員對文書(shū)檔案信息化管理的認識。而集中學(xué)習培訓的方式通常有2種方式，第一種方式是選派醫院檔案管理業(yè)務(wù)骨干去參加外省市縣的各類(lèi)培訓；另外一種方式是定期對醫院各專(zhuān)兼職檔案員進(jìn)行集中培訓。值得注意的是，培訓時(shí)務(wù)必要結合醫院的實(shí)際工作，務(wù)必要細致解讀《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》及《歸檔電子文件移交與接收暫行辦法》等一系列標準規范及政策文件。2.遵循安全性原則，加強文書(shū)檔案信息化建設。在信息化時(shí)代，信息傳播時(shí)更要注意其安全性。文書(shū)檔案信息的安全主要是指文書(shū)檔案信息利用安全及文書(shū)檔案信息存儲安全。第一，要對文書(shū)檔案信息的安全保密工作予以高度重視，務(wù)必要基于國家的相應法律法規來(lái)要求醫院檔案管理人員樹(shù)立安全保密意識。第二，通過(guò)相應的技術(shù)手段及措施來(lái)建立起醫院文書(shū)檔案數據恢復、備份機制。第三，為了確保文書(shū)檔案信息的安全，盡量不要讓醫院的文書(shū)檔案內部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接。同時(shí)，要制定一系列的管理制度及管理辦法（涵蓋網(wǎng)絡(luò )維護、設備管理、信息維護、信息錄入等）來(lái)確保文書(shū)檔案管理系統的可控性、可靠性和安全性，用嚴密、規范、科學(xué)的制度來(lái)確保文書(shū)檔案系統的可靠運行。此外，還應該加大文書(shū)檔案管理系統的維護及管理，以便更好地提升系統的使用價(jià)值。在文書(shū)檔案管理系統的日常管理維護中，務(wù)必要基于實(shí)用、有效、快捷、方便的原則來(lái)發(fā)揮系統功能，及時(shí)進(jìn)行文書(shū)信息數據更新，從而確保提高文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
五、結語(yǔ)
總之，醫院務(wù)必要轉變傳統的文書(shū)檔案管理模式，適應新變化，再造新流程。這不僅是手段的更新，也是實(shí)現文書(shū)檔案管理現代化的客觀(guān)要求，更是提高文書(shū)檔案管理水平的必經(jīng)之路，對于醫院實(shí)現現代化管理提供強有力的支撐和幫助。
【醫院文書(shū)檔案的規范化管理措施論文】相關(guān)文章：
檔案工作規范化管理自查報告09-09
檔案管理論文06-24
檔案管理論文08-05
文書(shū)檔案工作總結11-02
關(guān)于基層工會(huì )檔案管理的論文08-09
檔案管理論文【推薦】06-25
文書(shū)檔案自查報告12-19
管理規范化總結12-04
醫院科室規范化管理實(shí)施方案范文（精選20篇）12-14
- 相關(guān)推薦